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Rechnungsdesign

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Hier stellst du ein, wie deine Rechnungen aussehen — und siehst rechts sofort eine Musterrechnung mit deinen Einstellungen, auch bevor du speicherst. Die Seite ist in der Reihenfolge der Rechnung aufgebaut: Jeder Abschnitt links trägt eine Nummer, dieselbe Nummer steht in der Vorschau an der Stelle, an der der Inhalt auf der Rechnung landet. Ein Klick auf eine Nummer in der Vorschau öffnet den passenden Abschnitt.

Nur in der gehosteten Version (quellstube.at), in allen Tarifen. Die E-Mail-Leiste gehört zum Pro-Plan. Infoblöcke, Pflichtangaben, GiroCode und E-Mail-Leiste erscheinen in den quellstube-Designs (Farbe und S/W).

Vorschau

Oben rechts wählst du die Beispieldaten: Tarif, Verbrauch in m³, im Genossenschafts-Modus den Status des Kontakts, die Zahlungsart (Überweisung oder Bankeinzug), ob der Kontakt Schriftverkehr per E-Mail bekommt, und auf Wunsch einen echten Kontakt statt der Musterperson. Die Positionen rechnet dieselbe Tarif-Logik wie der Rechnungslauf.

Nichts wird gespeichert. Die Vorschau legt keine Rechnung an, vergibt keine Nummer und erzeugt keinen Anmeldecode — in der E-Mail-Leiste steht ein Beispielcode.
Die Anzeige 1 Seite bzw. 2 Seiten zeigt, ob alles auf eine Seite passt. Rutscht etwas auf Seite 2, steht daneben, was es ist (z. B. ein Infoblock).
Bereiche nummerieren blendet die Nummern ein oder aus — ohne Nummern siehst du die Rechnung genau so, wie sie gedruckt wird.

Die Bereiche

Briefkopf — Logo (Bild mit Zuschnitt) oder Wortmarke links, Kontaktinfo rechts (z. B. Ansprechpartner mit Telefonnummer, fett/kursiv, Schriftgröße je Textstelle — ohne Markierung für den ganzen Text). In den quellstube-Designs ist der Kopf 2,5 cm hoch: Wird der Text höher, warnt die Seite und sagt, wie viel Platz fehlt. Jede Zeile ist mindestens so hoch wie die Grundschrift, kleinere Schrift spart also weniger Platz als gedacht. Das Logo gilt für alle Briefe (Rechnung, Mahnung, Rundschreiben).
Anschriftfeld — die einzeilige Absenderzeile über der Anschrift im Kuvertfenster. Die Anschrift selbst kommt vom Kontakt.
Rechnungsdaten und Betrag — Nummer, Datum, Leistungszeitraum, Kunden- bzw. Mitgliedsnummer und das Betragsband („Zu zahlen bis …“). Kommt automatisch aus der Rechnung.
Positionen und Summen — aus dem Tarif. Hier pflegst du den Hinweis bei Umsatzsteuerbefreiung (Kleinunternehmer), der nur in nicht umsatzsteuerpflichtigen Jahren gedruckt wird.
Verbrauchsnachweis — Zählerstände unter den Positionen und Zählertausch als eigene Positionen. Details: Zählerstände auf der Rechnung.
Zahlung — IBAN, BIC und Kontoinhaber, der Zahlungshinweis bei Überweisung, der GiroCode (Zahlungs-QR-Code rechts im Zahlungsblock, gedruckt und im E-Mail-PDF, nicht bei Bankeinzug und Gutschriften) und der Lastschrift-Hinweis, der bei Kontakten mit Bankeinzug statt der Zahlungsaufforderung steht. Gläubiger-ID und Mandatsformular findest du unter SEPA-Lastschrift. Siehe Zahlungshinweis.
E-Mail-Leiste (Pro) — „Schriftverkehr per E-Mail?“ mit QR-Code zur Selbstanmeldung, nur auf gedruckten Rechnungen und nur bei Kontakten ohne E-Mail-Versand.
Gruß — standardmäßig „Mit freundlichen Grüßen“ und darunter fett der Name der Genossenschaft. Mit Eigener Gruß schreibst du Grußformel und Unterschrift selbst — siehe Gruß.
Infoblöcke — siehe unten.
Pflichtangaben und Fußzeile — zuerst die Pflichtangaben-Spalten unten auf Seite 1, darunter die zweizeilige Fußzeile auf jeder Seite.

Stammdaten (Name, Anschrift, Bankverbindung, UID/USt-IdNr., Steuernummer) sind hier und unter Einstellungen → Kontaktdaten dieselben Angaben. Änderst du sie hier, gelten sie überall — auch für E-Rechnung, SEPA-Lastschrift und Mahnungen. So können Rechnungs-PDF und E-Rechnungsdaten nie auseinanderlaufen.

Zahlungshinweis

Bei Überweisung steht im Zahlungsblock standardmäßig „Wir bitten Sie, den Betrag von … bis zum … auf unser Konto zu überweisen:“ (in Österreich „Wir ersuchen Sie … einzuzahlen“). Überschrift und Text lassen sich ändern — leer bleibt der Standard. Darunter stehen immer IBAN, BIC, Empfänger und Verwendungszweck.

Im Text kannst du Platzhalter verwenden, die beim Drucken ersetzt werden:

Platzhalter	wird zu
`{{ betrag }}`	Rechnungsbetrag, fett, z. B. 302,06 €
`{{ zahlungsziel }}`	„bis zum 28.11.2026“ (ohne Fälligkeit leer)
`{{ faelligkeit }}`	nur das Datum, fett
`{{ rechnungsnummer }}`, `{{ kundennummer }}`	Rechnungs- bzw. Kunden-/Mitgliedsnummer
`{{ empfaenger }}`, `{{ iban }}`, `{{ wg_name }}`	Kontoinhaber, IBAN und Name der Genossenschaft

Beispiel: „Bitte überweisen Sie {{ betrag }} {{ zahlungsziel }} und geben Sie als Verwendungszweck {{ rechnungsnummer }} an.“ Ein Zeilenumbruch im Text bleibt erhalten. Ist der GiroCode ausgeschaltet, nutzt der Hinweis die volle Breite des Zahlungsblocks.

Gruß

Am Ende der Rechnung steht standardmäßig „Mit freundlichen Grüßen“ und darunter fett der Name der Genossenschaft. Mit Eigener Gruß schreibst du Grußformel und Unterschrift in ein Feld — gestaltet wie die Kontaktinfo im Briefkopf: fett, kursiv, unterstrichen und eine eigene Schriftgröße für markierten Text (ohne Markierung für den ganzen Gruß). Zum Beispiel „Herzliche Grüße“, darunter fett Andreas Palau und in kleinerer Schrift Buchhalter der Wassergenossenschaft Kleinbardorf eG.

Beim ersten Umschalten ist das Feld mit dem Standard vorbelegt. Der Gruß hat höchstens vier Zeilen, damit Zahlung und Gruß auf Seite 1 bleiben. Ist das Feld leer, entfällt der Gruß. Schaltest du zurück auf Standard, bleibt dein Gruß für später gespeichert.

Infoblöcke

Eigene Hinweise auf der Rechnung, zum Beispiel Wasserhärte und pH-Wert, ein QR-Code zum WhatsApp-Kanal für Störungsmeldungen oder ein Hinweis auf die nächste Versammlung. Sie stehen nach dem Gruß — so bleiben Positionen, Zahlung und Gruß immer zusammen auf der ersten Seite. Bis zu 8 Blöcke, jeder mit:

Überschrift und Text (optional),
Werten — Zeilen aus Bezeichnung und Wert, z. B. „Wasserhärte | 25,1 °dH“,
Bild oder QR-Code — rechts oder links, klein (16 mm), mittel (22 mm) oder groß (28 mm), mit Beschriftung,
Breite — ganze oder halbe Breite. Zwei halbe Blöcke stehen nebeneinander.

Mit dem Schalter im Blockkopf blendest du einen Block vorübergehend aus, mit den Pfeilen änderst du die Reihenfolge.

Eine Seite: Passt ein Block nicht mehr auf die erste Seite, rutscht er ganz auf die nächste — er wird nie geteilt. Die Vorschau zeigt dir, ob das passiert.

QR-Code aus einem Link

Für WhatsApp, Instagram oder deine Website brauchst du kein Bild: Füge einfach den Link ein, der QR-Code entsteht daraus — gestochen scharf und in der Farbe des Designs. Im PDF ist der Code zusätzlich anklickbar. Auf Wunsch steht der Link klein darunter, für alle, die nicht scannen.

WhatsApp-Kanal: Kanal öffnen → Kanal-Info → Link kopieren (https://whatsapp.com/channel/…)
WhatsApp-Gruppe: Gruppen-Info → Per Link einladen (https://chat.whatsapp.com/…)
Instagram: die Adresse des Profils (https://www.instagram.com/name/)

Tipp: Für einen gedruckten Jahresbrief eignet sich ein WhatsApp-Kanal besser als eine Gruppe. Einen Gruppenlink kann der Administrator zurücksetzen — der gedruckte Code führt dann ins Leere. Außerdem sehen sich in einer Gruppe alle Mitglieder gegenseitig mit Telefonnummer, in einem Kanal nicht.

Statt eines Links kannst du auch ein Bild hochladen (PNG, JPEG oder WebP), etwa ein Foto oder den QR-Code, den die App selbst anzeigt. Es wird im Browser verkleinert (höchstens 200 KB).

Wasserwerte aus dem Laborbefund

Der Blocktyp Wasserwerte aus dem Laborbefund holt die gewählten Werte (z. B. Gesamthärte, pH-Wert, Nitrat) automatisch aus dem jeweils neuesten Befund unter Leitungsnetz → Wasserqualität (siehe Leitungsnetz). Darunter steht das Datum des Befunds. Kommt ein neuer Befund dazu, zeigt die nächste Rechnung die neuen Werte — ohne dass du den Block anfassen musst. Bei mehreren Probenahmestellen wählst du eine bestimmte oder den neuesten Wert über alle. Ohne Befund bleibt der Block ausgeblendet.

Pflichtangaben

Viele Rechtsformen müssen auf Geschäftsbriefen — dazu zählen Rechnungen und Mahnungen — bestimmte Angaben machen, etwa eine eingetragene Genossenschaft in Deutschland (§ 25 GenG: Rechtsform, Sitz, Registergericht und -nummer, Vorstand, Vorsitz des Aufsichtsrats) oder ein im Firmenbuch eingetragenes Unternehmen in Österreich (§ 14 UGB: Firmenbuchnummer und -gericht, Sitz). Welche Angaben für euch gelten, klärt im Zweifel eure Steuerberatung oder der Prüfungsverband.

Dafür gibt es bis zu vier Spalten mit Überschrift und bis zu vier Zeilen Text, z. B.:

Vorstand	Eingetragen	Prüfungsverband
Vorsitzender: Stefan Kess	Amtsgericht Schweinfurt	Genossenschaftsverband Bayern e.V.
Aufsichtsrat: Helmut Schleyer	HRB 181	Türkenstraße 22–24, München

Aus Stammdaten vorschlagen füllt leere Spalten mit Sitz, Registernummer und Steuerangaben, Vorstand (aus den Funktionen der Kontakte, im Genossenschafts-Modus) und Bankverbindung. Die Spalten stehen unten auf Seite 1 — wie bei einem Briefbogen — über der Fußzeile. Mit Auch auf Mahnungen und Zahlungserinnerungen erscheinen sie dort ebenfalls.

Fußzeile

Ganz unten auf jeder Seite stehen zwei kleine Zeilen. Du wählst, woher sie kommen:

Aus Stammdaten (Standard) — erste Zeile Name und Anschrift, zweite Zeile UID-Nummer bzw. USt-IdNr. und Steuernummer. Ändern sich die Stammdaten, ändert sich die Fußzeile mit.
Eigener Text — zwei frei eingegebene Zeilen, z. B. wenn Sitz und UID-Nummer schon im Kopf oder in den Pflichtangaben stehen und unten nicht noch einmal auftauchen sollen. Beim ersten Umschalten sind die Zeilen mit dem bisherigen Inhalt vorbelegt; du streichst nur, was doppelt wäre. Schaltest du zurück, bleibt dein Text für später gespeichert.

Hinter der zweiten Zeile steht in beiden Fällen „erstellt mit quellstube“.

Wichtig: Die UID-Nummer bzw. USt-IdNr. oder die Steuernummer muss auf jeder umsatzsteuerpflichtigen Rechnung stehen. Nimmst du sie aus der Fußzeile, gehört sie in den Kopf oder in die Pflichtangaben.

Was sich ändert, wenn du speicherst

Neue Rechnungen, Entwürfe und erneut erzeugte PDFs zeigen sofort das neue Design. Bereits versendete Rechnungen sind im Dokumentenregister in der versendeten Fassung archiviert. Das Word-Dokument (falls freigegeben) enthält keine Infoblöcke und Pflichtangaben.