Mahnwesen

Das Mahnwesen läuft über frei konfigurierbare Mahnvorlagen mit beliebig vielen Stufen — der mitgelieferte Standard hat vier (Freundliche Zahlungserinnerung, Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung), aber auch eine einzige Stufe oder mehr sind möglich.

Der Bereich ist über ein eigenes Recht geschützt — nur Rollen mit dem Recht Mahnwesen sehen die Menüpunkte und können darauf zugreifen (Rollen-Verwaltung siehe Benutzer & Rollen).

Mahnvorlagen

Mahnwesen → Vorlagen

Eine Mahnvorlage hat Name, Beschreibung und eine Liste von Stufen. Pro Stufe legst du fest:

• Stufen-Nummer (1, 2, 3, …) und Name
• Tage nach Fälligkeit — ab wann die Stufe greift
• Mahngebühr — fix (Fixgebühr) und/oder prozentual (% Gebühr mit Min / Max). Die Prozentgebühr wird auf den offenen Restbetrag der Rechnung berechnet (nicht auf den ursprünglichen Rechnungsbetrag) — bei einer Teilzahlung sinkt die Gebühr entsprechend. Min/Max begrenzen nur den Prozentanteil; eine gesetzte Fixgebühr kommt danach ungekappt dazu.
• Nachfrist in Tagen — neues Fälligkeitsdatum, das auf der Mahnung ausgewiesen wird
• Drucktitel auf dem PDF (z. B. „2. Mahnung")
• Brieftext (Einleitung und Schlusstext) und E-Mail-Betreff/-Text — pro Stufe frei editierbar, mit Platzhaltern wie {{ kunde }}, {{ rechnungsnummer }}, {{ betrag }}, {{ nachfrist }}, {{ iban }} u. a. (Liste der verfügbaren Platzhalter direkt im Formular). Bleibt ein Text leer, wird ein sinnvoller Standardtext verwendet.
• Farbe und Icon für die Stufen-Badge in Listen

Mehrere Vorlagen parallel sind möglich — eine davon ist Standard und wird im Mahnlauf verwendet. Eine Per-Kontakt- oder Per-Objekt-Zuordnung gibt es nicht.

Eine Vorlage kann nicht gelöscht werden, solange Mahnungen darauf verweisen. Entfernst du beim Bearbeiten eine Stufe, aus der bereits Mahnungen erzeugt wurden, wird sie nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert (sie verschwindet aus künftigen Mahnläufen, bestehende Mahnungen bleiben unverändert nachvollziehbar). Der Mahnlauf berücksichtigt ausschließlich Vorlagen bzw. Stufen, die zugleich Standard und aktiv sind.

Mahnlauf

Mahnwesen → Mahnlauf

Der Mahnlauf prüft alle Rechnungen im Status Versendet mit gesetztem Fälligkeitsdatum und offenem Restbetrag (bereits ausgeglichene Rechnungen werden übersprungen) anhand der Standard-Mahnvorlage:

• Wie viele Tage sind seit Fälligkeit vergangen?
• Welche ist die höchste Mahnstufe, für die die Rechnung schon reif ist?
• Liegt diese Stufe über der aktuellen Mahnstufe der Rechnung (höchste bereits aktive Mahnung)?

Daraus erzeugt er einen Mahnvorschlag — eine Liste „wer bekommt welche Mahnstufe". Du prüfst sie, kannst einzelne Rechnungen aus dem Lauf ausschließen (z. B. wenn telefonisch geklärt) und löst dann aus. Dabei wird die Mahngebühr automatisch als eigene Position auf die zugrundeliegende Rechnung gebucht — der Kunde schuldet damit auch die Mahngebühr, nicht nur den ursprünglichen Betrag.

Mahn-PDFs (bzw. DOCX, je nach globaler Einstellung „Dokumentformat" — PDF, DOCX oder beides) werden erzeugt, wahlweise per E-Mail versendet oder gesammelt zum Drucken bereitgestellt (Sammel-Ausgabe ist auf eine Höchstanzahl Rechnungen pro Lauf begrenzt).

E-Mail-Versand von Mahnungen

• Der Versand prüft vorab, ob der Kunde dem Rechnungs-/Mahnungsversand per E-Mail zugestimmt hat, und ob die Adresse nicht auf der Sperrliste unzustellbarer Adressen steht — ist eines davon nicht erfüllt, wird nicht automatisch versendet.
• Im Test-Modus geht die Mahnung an die eigene, im Profil hinterlegte Adresse statt an den Kunden — praktisch zum Prüfen von Layout und Texten vor dem echten Versand.
• Jede versendete Mahnung wird als exakt das PDF/DOCX archiviert, das tatsächlich verschickt wurde (bei erneutem Versand mit _V2, _V3 usw. versioniert).
• Zustellstatus (zugestellt, gebounced, geöffnet …) wird pro Mahnung nachverfolgt und in der Detailansicht sowie über eine eigene Ereignis-Historie angezeigt.
• Alternativ zum E-Mail-Versand kann eine Mahnung als postalisch versendet markiert werden — auch das archiviert das ausgegebene Dokument, ohne eine Mail zu verschicken.

Mahnungen-Übersicht

Auf der Mahnwesen-Startseite (Mahnwesen → Übersicht) siehst du drei Kennzahlen-Kacheln (Fällige, Aktive, Gesamt) und eine Vorschau der mahnfälligen Rechnungen.

Alle erzeugten Mahnungen findest du unter Mahnwesen → Mahnungen. Die Liste lässt sich nach Status filtern und per Freitext (Kundenname oder Rechnungsnummer) durchsuchen. Pro Mahnung siehst du Stufe, Datum, Betrag, Status und E-Mail-Zustellstatus. Aus dieser Liste heraus kannst du auch Mahnungen in Bulk als gesammeltes PDF oder DOCX exportieren.

Mahnungs-Status

• Aktiv — Mahnung wurde erzeugt; läuft im Mahnzyklus
• Zurückgesetzt — manuell zurückgenommen (siehe unten); zählt nicht mehr im Mahnzyklus
• Storniert — wird nicht manuell gesetzt, sondern automatisch übernommen, wenn die zugrundeliegende Rechnung storniert wird (dabei wird auch die gebuchte Mahngebühr wieder von der Rechnung entfernt)

Nachfrist verlängern

Bei einer einzelnen Mahnung kannst du in der Detailansicht die Nachfrist verlängern — du trägst ein neues Fälligkeitsdatum ein, das auf der Mahnung vermerkt und im Verlauf protokolliert wird. Sinnvoll z. B. nach einer Stundungsvereinbarung, um dem Kunden schriftlich mehr Zeit einzuräumen.

Wichtig: Die verlängerte Nachfrist ändert nicht, wann die nächste Mahnstufe fällig wird — der Mahnlauf misst die Überfälligkeit weiterhin ab dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum der Rechnung. Willst du verhindern, dass für dieselbe Rechnung bald die nächste Stufe vorgeschlagen wird, musst du das manuell im Blick behalten (z. B. über einen Vermerk) oder die Rechnung für den betreffenden Lauf gezielt ausschließen.

Mahnung zurücksetzen

Falls eine Mahnung versehentlich erzeugt oder kulant aufgehoben wird, kannst du sie zurücksetzen — der Status springt auf Zurückgesetzt, sie zählt im nächsten Mahnlauf nicht mehr, und die Mahnstufe wird ggf. neu vorgeschlagen.