Kontakte (Mitglieder & Lieferanten)

In Stammdaten → Kontakte verwaltest du alle Personen oder Firmen, mit denen die Genossenschaft zu tun hat. Pro Kontakt legst du fest, ob er Kunde (bezieht Wasser, bekommt Rechnungen) und/oder Lieferant (stellt der Genossenschaft Rechnungen) ist — beide Häkchen können gleichzeitig gesetzt sein (z. B. ein Mitglied, das nebenbei Wartungsarbeiten verrichtet).

Ob ein Kunde Mitglied der Genossenschaft ist, regelt nicht das Häkchen, sondern der Status im Block Mitgliedschaft (Mitglied, Extern, Interessent, Ausgeschieden). So kann auch ein Wasserbezieher ohne Mitgliedschaft (Extern) sauber geführt werden. Reine Lieferanten sind nie Mitglieder.

Kontakt anlegen

Stammdaten → Kontakte → Neuer Kontakt** (öffnet ein Formular als Fenster)

Pflicht ist nur der Kontakttyp (mindestens eines der beiden Häkchen) und der Name. Alle Adressfelder sind bewusst optional — so lassen sich auch Behörden, Online-Dienste oder Ad-hoc-Lieferanten ohne vollständige Anschrift erfassen.

Kontakttyp — Kunde und/oder Lieferant. Mindestens eines ist Pflicht.

Privatperson oder Firma — über den Umschalter Art:

• Privatperson: Anrede (Herr / Frau / Familie), Vorname, Nachname. Nachname ist Pflicht. Bei Anrede „Familie" entfällt der Vorname.
• Firma: nur der Firmenname (Pflicht).

Intern führt die App zusätzlich ein kombiniertes Namensfeld nach dem Muster „Nachname Vorname" — danach wird sortiert und gesucht. Für Briefe und Rechnungen setzt sie die Anschrift automatisch korrekt zusammen (Vorname Nachname / „Familie X" / Firmenname).

Nummern — siehe Nummernkreise. Lässt du das Feld leer, vergibt die App beim Speichern automatisch die nächste freie Nummer.

Adresse & Kontakt — Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land (Standard: Österreich), Telefon, E-Mail. Der Schalter Schriftverkehr per E-Mail steuert, ob dieser Kontakt Rechnungen und Post per E-Mail bekommen darf → siehe E-Mail-Zustellbarkeit.

E-Rechnung — Rechnungsformat (ZUGFeRD-PDF oder XRechnung für Behörden), Leitweg-ID / Käuferreferenz und USt-IdNr. des Kunden; in Deutschland zusätzlich der Schalter Unternehmer. Details: E-Rechnung.

Weitere Informationen — freie Notizen und eine externe Kennung (z. B. eine Nummer aus deinem alten Programm; sie dient beim Import auch als Wiedererkennungsmerkmal).

Hast du eine bestehende Excel-/CSV-Liste, lege nicht einzeln an, sondern nutze den Import.

Nummernkreise

Jede Rolle hat ihren eigenen Nummernkreis:

• Mitglieds-/Kundennummer für Kunden — fortlaufend ab 1. Sie steht auf Rechnungen, Mahnungen und Ablesebriefen und ist der Login für die Zählerstand-Selbsteingabe. In der Wassergenossenschaft heißt sie bei Mitgliedern Mitgliedsnummer, bei Externen Kundennummer — es ist dieselbe Nummer.
• Lieferantennummer für Lieferanten — standardmäßig ab 70001. Das entspricht dem Kreditorenbereich der Buchhaltung (DATEV) und verhindert, dass eine Lieferantennummer mit einer Mitgliedsnummer verwechselt wird. Den Startwert kannst du unter Einstellungen → Mandant → Nummernkreise ändern, solange noch keine Lieferantennummer vergeben ist.

Ein Kontakt mit beiden Rollen hat beide Nummern. Die Regeln dazu:

• Automatisch: Lass das Nummernfeld leer — die App vergibt beim Speichern die nächste freie Nummer. Das gilt auch, wenn du einen bestehenden Kontakt später zusätzlich zum Kunden oder Lieferanten machst.
• Von Hand: Du kannst eine Nummer eintragen, z. B. um Nummern aus deinem alten Programm zu übernehmen. Liegt sie mehr als 100 über der nächsten freien Nummer, fragt die App nach — sonst würde ein Tippfehler alle folgenden Nummern verschieben.
• Geschützt: Sobald eine Nummer verwendet wird (Rechnung oder Ablesebrief bzw. Buchung oder Beleg beim Lieferanten), ist sie gesperrt (Schloss-Symbol) und lässt sich nicht mehr ändern oder entfernen. Belege müssen nachvollziehbar bleiben. Eine noch unbenutzte Nummer entfernst du über Nummer entfernen.

Gesetzlich vorgeschrieben ist weder eine Mitglieds- noch eine Lieferantennummer — Pflicht ist nur die fortlaufende Rechnungsnummer. Die getrennten Nummernkreise sorgen aber dafür, dass Mitgliederverzeichnis und Lieferanten sauber auseinanderbleiben.

Mitgliedsstatus & Funktionen

Nur im Mandant-Typ Wassergenossenschaft und nur bei Kunden blendet das Formular einen Block Mitgliedschaft ein:

• Status — Interessent, Mitglied, Extern (Wasserbezieher ohne Mitgliedschaft) oder Ausgeschieden (vererbt / verstorben / verkauft). Besitzt der Kontakt eine Liegenschaft mit eingezahlten Anteilen, empfiehlt die App „Mitglied".
• Mitglied seit / Mitglied bis — Ein- und Austrittsdatum.
• Funktionen — mehrfach wählbar: Obmann, Obmann-Stellvertreter, Ausschuss-Mitglied, Schriftführer, Kassier, Wasserwart, Rechnungsprüfer.

Die Funktionen speisen u. a. die Vorstands-Auswahl in der Schriftführung. Unplausible Kombinationen zeigt die App als Hinweis an, ohne das Speichern zu blockieren — z. B.:

• Obmann / Obmann-Stellvertreter sollten den Status „Mitglied" haben.
• Ein Rechnungsprüfer darf keine Vorstandsfunktion haben (er darf nicht im Vorstand sitzen).

Über Status und Funktion kannst du die Kontaktliste filtern — etwa „Alle mit Funktion" für eine Vorstandsübersicht.

Der Status steuert auch Tarifpositionen: Eine Position mit Bedingung — etwa „Grundgebühr nur für Mitglieder" — erscheint nur auf Rechnungen an Kontakte mit passendem Status. Ein Statuswechsel wirkt beim nächsten Rechnungslauf.

Dublettenprüfung

Damit derselbe Kontakt nicht doppelt entsteht, prüft die App schon während der Eingabe (Name + PLZ + Ort) auf ähnliche vorhandene Kontakte und zeigt Treffer direkt unter dem Namensfeld an — über alle Kontakttypen hinweg (also inklusive Lieferanten).

Willst du trotz eines Treffers wirklich neu anlegen (z. B. zwei Personen gleichen Namens), bestätigst du das über Trotzdem anlegen. Die Prüfung greift bei der manuellen Neuanlage und beim Schnell-Anlegen aus dem Rechnungs- bzw. Buchungsformular.

Individuelle Gebühren

Optional kannst du je Kontakt abweichende Gebühren hinterlegen. Im Abschnitt Individuelle Gebühren wählst du je überschreibbarer Gebührenart (standardmäßig Grund- und Zusatzgebühr): wie Tarif, eigener Betrag oder entfällt. Diese Werte schlagen beim Rechnungslauf den Tarif. Eine individuelle Gebühr direkt an der Liegenschaft ist noch stärker; die volle Reihenfolge ist:

Objekt > Kontakt > Tarif (Details unter Rechnungen → Individuelle Gebühren)

Wie Tarif = der Tarifwert wird verwendet.

Besitzer-Historie

Wenn ein Kontakt ein Objekt besitzt, wird das als Besitzverhältnis gespeichert (mit Gültig von und Gültig bis). Bei einem Eigentumswechsel beendest du das alte Besitzverhältnis (Stichtag in Gültig bis) und legst ein neues mit dem neuen Besitzer an.

Mehrere parallel aktive Besitzverhältnisse pro Objekt sind erlaubt — typisch bei Ehepaaren oder Erbengemeinschaften.

Wichtig: Lösche niemals alte Besitzverhältnisse — sie sind die Grundlage für historische Rechnungen. Stattdessen Gültig bis setzen.

Auf der Detailseite eines Kontakts siehst du seine Liegenschaften, die vollständige Rechnungs-Historie und — falls eine geschätzte Ablesung später korrigiert wurde — ein offenes Guthaben bzw. eine offene Nachforderung, die beim nächsten Rechnungslauf verrechnet wird.

E-Mail-Zustellbarkeit

Damit ein Kontakt Rechnungen oder Post per E-Mail erhält, müssen zwei Dinge stimmen: eine E-Mail-Adresse ist hinterlegt und der Schalter Schriftverkehr per E-Mail ist aktiv. Fehlt eines, bietet die App den E-Mail-Versand für diesen Kontakt gar nicht erst an.

Meldet der Mailserver eine Adresse als unzustellbar zurück (Hard-Bounce, Spam-Beschwerde, dauerhafter Fehler), wird sie automatisch gesperrt. In der Liste und auf der Detailseite erscheint dann ein rotes Unzustellbar-Badge, und der Versand an diese Adresse wird angehalten. Ist der Fehler behoben (neue Adresse, geklärt mit dem Empfänger), hebst du die Sperre auf der Detailseite mit Freigeben wieder auf.

Läuft dein Mailversand über den quellstube-Relay, sperrt der Anbieter dauerhaft unzustellbare Adressen zusätzlich serverseitig — die Freigabe wirkt dann nur innerhalb der App.

Liste, Suche & Filter

Die Kontaktliste (Stammdaten → Kontakte) lässt sich schnell eingrenzen:

• Tabs oben: Kunden · Lieferanten · Alle.
• Suchfeld — Volltext über den Namen; eine reine Zahl findet auch die Mitglieds-/Kunden- und die Lieferantennummer (filtert live beim Tippen).
• Land — erscheint, sobald Kontakte in mehr als einem Land existieren.
• Unternehmer (nur Deutschland) — Nur Unternehmer bzw. Unternehmer ohne E-Mail-Versand: die Kunden, denen die E-Rechnung noch nicht zugestellt werden kann.
• Status und Funktion (nur Wassergenossenschaft) — z. B. nur „Ausgeschiedene" oder „Alle mit Funktion". Der Statusfilter zeigt nur Kunden, nie reine Lieferanten.
• Sortierung — Klick auf eine Spaltenüberschrift (Nummer, Name, Typ, Adresse, Objekt, E-Mail).

Alle Filter lassen sich kombinieren; Zurücksetzen räumt sie wieder ab. Im ⋯-Menü oben rechts liegt außerdem Hausnummern korrigieren — ein Helfer, der bei Kontakten mit leerem Hausnummer-Feld die Hausnummer automatisch aus dem Straßenfeld herauslöst (z. B. „Hauptstraße 12a" → Straße „Hauptstraße" + Hausnummer „12a").

Archivieren & Löschen

Kontakte werden im Normalfall nicht hart gelöscht — das würde Rechnungen und Buchungen brechen. Setze stattdessen den Kontakt über Archivieren (auf der Detailseite) inaktiv: Er verschwindet aus den Auswahllisten, bleibt aber vollständig in der Historie erhalten.

Ein echtes Löschen ist nur möglich, solange keine Rechnungen, Buchungen, Sammelbuchungen, offenen Posten oder Besitzverhältnisse am Kontakt hängen. Andernfalls verweigert die App das Löschen und schlägt das Archivieren vor. In der Praxis wirst du daher fast immer archivieren.

Import aus CSV

Hast du eine bestehende Excel- oder CSV-Liste? Nutze den Kunden-Import — er führt dich durch das Spalten-Mapping und legt alle Kontakte in einem Schritt an. Eine Liste mit Kontakten und Objekten, Zählern und Jahresständen liest der kombinierte Stammdaten-Import auf einmal ein. Überblick über alle Wege: Daten importieren.