Kontakte (Mitglieder & Lieferanten)

In Stammdaten → Kontakte verwaltest du alle Personen oder Firmen, mit denen die Genossenschaft zu tun hat. Pro Kontakt legst du fest, ob er Mitglied (bzw. Kunde) und/oder Lieferant ist — beide Häkchen können gleichzeitig gesetzt sein (z. B. ein Mitglied, das nebenbei Wartungsarbeiten verrichtet).

Im Sprachgebrauch der App heißen die Datensätze Kontakte; in der Genossenschaft sprichst du meist von Mitgliedern. Es ist dasselbe — nur mit aktivem „Ist Mitglied"-Häkchen. Ob die App „Mitglied/Mitgliedsnummer" oder „Kunde/Kundennummer" schreibt, hängt am Mandant-Typ (Wassergenossenschaft vs. Versorger).

Kontakt anlegen

Stammdaten → Kontakte → Neuer Kontakt** (öffnet ein Formular als Fenster)

Pflicht ist nur der Kontakttyp (mindestens eines der beiden Häkchen) und der Name. Alle Adressfelder sind bewusst optional — so lassen sich auch Behörden, Online-Dienste oder Ad-hoc-Lieferanten ohne vollständige Anschrift erfassen.

Kontakttyp — Ist Mitglied (bzw. Ist Kunde) und/oder Ist Lieferant. Mindestens eines ist Pflicht.

Privatperson oder Firma — über den Umschalter Art:

• Privatperson: Anrede (Herr / Frau / Familie), Vorname, Nachname. Nachname ist Pflicht. Bei Anrede „Familie" entfällt der Vorname.
• Firma: nur der Firmenname (Pflicht).

Intern führt die App zusätzlich ein kombiniertes Namensfeld nach dem Muster „Nachname Vorname" — danach wird sortiert und gesucht. Für Briefe und Rechnungen setzt sie die Anschrift automatisch korrekt zusammen (Vorname Nachname / „Familie X" / Firmenname).

Nummer — bei aktivem „Ist Mitglied"-Häkchen schlägt die App automatisch die nächste freie Mitglieds-/Kundennummer vor; du kannst sie übernehmen oder überschreiben. Reine Lieferanten bekommen keine Auto-Nummer, dürfen aber manuell eine erhalten.

Adresse & Kontakt — Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land (Standard: Österreich), Telefon, E-Mail. Der Schalter Schriftverkehr per E-Mail steuert, ob dieser Kontakt Rechnungen und Post per E-Mail bekommen darf → siehe E-Mail-Zustellbarkeit.

Weitere Informationen — freie Notizen und eine externe Kennung (z. B. eine Nummer aus deinem alten Programm; sie dient beim Import auch als Wiedererkennungsmerkmal).

Hast du eine bestehende Excel-/CSV-Liste, lege nicht einzeln an, sondern nutze den Import.

Mitgliedsstatus & Funktionen

Nur im Mandant-Typ Wassergenossenschaft blendet das Formular einen Block Mitgliedschaft ein:

• Status — Interessent, Mitglied, Extern (Wasserbezieher ohne Mitgliedschaft) oder Ausgeschieden (vererbt / verstorben / verkauft). Besitzt der Kontakt eine Liegenschaft mit eingezahlten Anteilen, empfiehlt die App „Mitglied".
• Mitglied seit / Mitglied bis — Ein- und Austrittsdatum.
• Funktionen — mehrfach wählbar: Obmann, Obmann-Stellvertreter, Ausschuss-Mitglied, Schriftführer, Kassier, Wasserwart, Rechnungsprüfer.

Die Funktionen speisen u. a. die Vorstands-Auswahl in der Schriftführung. Unplausible Kombinationen zeigt die App als Hinweis an, ohne das Speichern zu blockieren — z. B.:

• Obmann / Obmann-Stellvertreter sollten den Status „Mitglied" haben.
• Ein Rechnungsprüfer darf keine Vorstandsfunktion haben (er darf nicht im Vorstand sitzen).

Über Status und Funktion kannst du die Kontaktliste filtern — etwa „Alle mit Funktion" für eine Vorstandsübersicht.

Dublettenprüfung

Damit derselbe Kontakt nicht doppelt entsteht, prüft die App schon während der Eingabe (Name + PLZ + Ort) auf ähnliche vorhandene Kontakte und zeigt Treffer direkt unter dem Namensfeld an — über alle Kontakttypen hinweg (also inklusive Lieferanten).

Willst du trotz eines Treffers wirklich neu anlegen (z. B. zwei Personen gleichen Namens), bestätigst du das über Trotzdem anlegen. Die Prüfung greift bei der manuellen Neuanlage und beim Schnell-Anlegen aus dem Rechnungs- bzw. Buchungsformular.

Individuelle Gebühren

Optional kannst du je Kontakt abweichende Grund- und Zusatzgebühren (€/Jahr) hinterlegen. Diese Werte schlagen beim Rechnungslauf den Standard-Tarif. Ein Override direkt an der Liegenschaft ist noch stärker; die volle Reihenfolge ist:

Objekt > Kontakt > Tarif (Details unter Objekte → Tarif-Overrides)

Leer lassen = der Standard-Tarifwert wird verwendet.

Besitzer-Historie

Wenn ein Kontakt ein Objekt besitzt, wird das als Besitzverhältnis gespeichert (mit Gültig von und Gültig bis). Bei einem Eigentumswechsel beendest du das alte Besitzverhältnis (Stichtag in Gültig bis) und legst ein neues mit dem neuen Besitzer an.

Mehrere parallel aktive Besitzverhältnisse pro Objekt sind erlaubt — typisch bei Ehepaaren oder Erbengemeinschaften.

Wichtig: Lösche niemals alte Besitzverhältnisse — sie sind die Grundlage für historische Rechnungen. Stattdessen Gültig bis setzen.

Auf der Detailseite eines Kontakts siehst du seine Liegenschaften, die vollständige Rechnungs-Historie und — falls eine geschätzte Ablesung später korrigiert wurde — ein offenes Guthaben bzw. eine offene Nachforderung, die beim nächsten Rechnungslauf verrechnet wird.

E-Mail-Zustellbarkeit

Damit ein Kontakt Rechnungen oder Post per E-Mail erhält, müssen zwei Dinge stimmen: eine E-Mail-Adresse ist hinterlegt und der Schalter Schriftverkehr per E-Mail ist aktiv. Fehlt eines, bietet die App den E-Mail-Versand für diesen Kontakt gar nicht erst an.

Meldet der Mailserver eine Adresse als unzustellbar zurück (Hard-Bounce, Spam-Beschwerde, dauerhafter Fehler), wird sie automatisch gesperrt. In der Liste und auf der Detailseite erscheint dann ein rotes Unzustellbar-Badge, und der Versand an diese Adresse wird angehalten. Ist der Fehler behoben (neue Adresse, geklärt mit dem Empfänger), hebst du die Sperre auf der Detailseite mit Freigeben wieder auf.

Läuft dein Mailversand über den quellstube-Relay, sperrt der Anbieter dauerhaft unzustellbare Adressen zusätzlich serverseitig — die Freigabe wirkt dann nur innerhalb der App.

Liste, Suche & Filter

Die Kontaktliste (Stammdaten → Kontakte) lässt sich schnell eingrenzen:

• Tabs oben: Mitglieder/Kunden · Lieferanten · Alle.
• Suchfeld — Volltext über den Namen (filtert live beim Tippen).
• Land — erscheint, sobald Kontakte in mehr als einem Land existieren.
• Status und Funktion (nur Wassergenossenschaft) — z. B. nur „Ausgeschiedene" oder „Alle mit Funktion".
• Sortierung — Klick auf eine Spaltenüberschrift (Nummer, Name, Typ, Adresse, Objekt, E-Mail).

Alle Filter lassen sich kombinieren; Zurücksetzen räumt sie wieder ab. Im ⋯-Menü oben rechts liegt außerdem Hausnummern korrigieren — ein Helfer, der bei Kontakten mit leerem Hausnummer-Feld die Hausnummer automatisch aus dem Straßenfeld herauslöst (z. B. „Hauptstraße 12a" → Straße „Hauptstraße" + Hausnummer „12a").

Archivieren & Löschen

Kontakte werden im Normalfall nicht hart gelöscht — das würde Rechnungen und Buchungen brechen. Setze stattdessen den Kontakt über Archivieren (auf der Detailseite) inaktiv: Er verschwindet aus den Auswahllisten, bleibt aber vollständig in der Historie erhalten.

Ein echtes Löschen ist nur möglich, solange keine Rechnungen, Buchungen, Sammelbuchungen, offenen Posten oder Besitzverhältnisse am Kontakt hängen. Andernfalls verweigert die App das Löschen und schlägt das Archivieren vor. In der Praxis wirst du daher fast immer archivieren.

Import aus CSV

Hast du eine bestehende Excel- oder CSV-Liste? Nutze den Kunden-Import — er führt dich durch das Spalten-Mapping und legt alle Kontakte in einem Schritt an. Eine Liste mit Kontakten und Objekten, Zählern und Jahresständen liest der kombinierte Stammdaten-Import auf einmal ein. Überblick über alle Wege: Daten importieren.