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Belege

Zu jeder Buchung gehört ein Beleg — die Rechnung des Lieferanten, der Kassenbon aus dem Baumarkt, der Kontoauszug. In quellstube legst du Belege direkt bei der Buchung ab oder sammelst sie im Belegeingang und ordnest sie später zu. Alles Wichtige steht dann an einer Stelle: Wer später eine Buchung prüft (Rechnungsprüfer, Steuerberater, Finanzamt), öffnet den Beleg mit einem Klick.

Überblick

Buchhaltung → Belege ist der Belegeingang. Dort landet jede hochgeladene Datei zuerst. Von dort aus

buchst du sie (bei einer E-Rechnung schlägt quellstube die Buchung vor, bei einem Kassenbon oder Scan öffnet sich die Buchungsmaske mit den bekannten Angaben),
ordnest du sie einer Buchung zu, die es schon gibt,
legst du sie ohne Buchung ab (z. B. Lieferschein, Vertrag),
oder verwirfst sie, wenn es eine Dublette oder die falsche Datei war.

In der Buchungsliste zeigt eine Büroklammer hinter jeder Buchung, ob Belege dranhängen — ein Klick öffnet sie, lässt neue hochladen oder aus dem Eingang wählen.

Belege hochladen

Buchhaltung → Belege → Belege hochladen — oder direkt in der Buchungsmaske (Neue Buchung → Belege) und in der Büroklammer einer Buchung. Du kannst mehrere Dateien auf einmal wählen.

Erlaubt sind:

PDF (Rechnungen, Kontoauszüge, Scans),
Fotos als JPG, PNG oder WebP (Kassenbons, Lieferscheine — am Handy einfach die Kamera nutzen),
E-Rechnungen als XML (XRechnung, UBL) oder ZUGFeRD-PDF — die liest quellstube zusätzlich aus, siehe Eingangsrechnungen.

Nicht möglich sind Word-/Excel-Dateien, HEIC-Fotos (iPhone: Einstellungen → Kamera → Formate → „Maximale Kompatibilität" oder das Foto vor dem Hochladen als JPG sichern), passwortgeschützte PDFs und beschädigte Dateien. Pro Datei sind bis zu 15 MB erlaubt.

Dieselbe Datei wird nie zweimal abgelegt: Lädst du sie nochmals hoch, öffnet quellstube den vorhandenen Beleg.

Fotos werden vorher verkleinert

Handyfotos sind schnell 4–8 MB groß. Damit der Speicherplatz reicht (und der Upload am Land nicht ewig dauert), verkleinert der Browser große Fotos vor dem Hochladen auf eine gut lesbare Größe (längste Seite 2 400 Pixel) — aus 6 MB werden meist unter 1 MB, Kassenbons bleiben gut lesbar. Das passiert nur bei Fotos, nur wenn sie groß sind, und lässt sich mit dem Schalter Fotos verkleinern ausschalten. Im Verlauf des Belegs steht, dass das Foto verkleinert wurde. PDFs und E-Rechnungen werden nie verändert.

Text im Beleg: Suche und Vorschläge

Bei PDFs mit Text — etwa die Rechnung, die dein Lieferant per E-Mail schickt — liest quellstube den Text beim Hochladen mit. Das bringt dir zwei Dinge:

Die Belegsuche findet auch Wörter im Beleg. In Buchhaltung → Belege suchst du nicht nur nach Name, Nummer und Lieferant, sondern auch nach dem, was in der Rechnung steht (z. B. „Pumpenhaus“). Bei Treffern im Text zeigt die Liste die Fundstelle.
quellstube schlägt die Angaben vor: Art (Rechnung, Gutschrift, Kassenbon …), Belegnummer, Belegdatum, Betrag brutto und den Lieferanten (über die USt-IdNr. oder den Namen — nur Kontakte, die als Lieferant gekennzeichnet sind). Ihre eigene UID und IBAN werden dabei ignoriert.

Vorgeschlagene Angaben sind in der Liste mit erkannt gekennzeichnet. Auf der Belegseite steht oben ein Hinweis: Vergleiche die Angaben mit dem Beleg, korrigiere sie bei Bedarf und klicke Bestätigen. Erst dann gelten sie als geprüft. Ohne dein Zutun wird nie etwas gebucht, und bereits eingetragene Angaben überschreibt quellstube nie. Die Vorschläge helfen auch an anderer Stelle: „Buchung aus diesem Beleg erstellen“ übernimmt sie, und bei „Bestehender Buchung zuordnen“ stehen Buchungen mit gleichem Betrag oben.

Das funktioniert nicht bei Scans und Fotos: Sie enthalten nur ein Bild, keinen Text. Solche Belege bleiben über Name und Angaben auffindbar; Datum und Betrag trägst du von Hand ein (die Belegseite weist darauf hin). Eine Texterkennung für Bilder gibt es noch nicht. Am besten klappt es mit digitalen PDFs direkt vom Lieferanten statt mit abfotografierten Ausdrucken. Eine Erkennung kann sich irren — deshalb die Bestätigung.

Tipps fürs Scannen

Scannst du Papierbelege, spare Platz und Mühe: 200 dpi, Graustufen (bei reinem Text reicht Schwarzweiß) und mehrere Seiten als ein PDF speichern. Das ergibt meist unter 500 KB pro Seite. Farbscans mit 600 dpi sind riesig und für die Lesbarkeit unnötig.

Wichtig: quellstube ist keine zertifizierte Archivsoftware. Ob du einen Papierbeleg nach dem Einscannen vernichten darfst, hängt davon ab, ob dein Scan-Verfahren die Anforderungen erfüllt (in Deutschland die GoBD mit Verfahrensdokumentation, in Österreich § 131/§ 132 BAO) — das klärst du am besten mit deinem Steuerberater. Im Zweifel hebst du das Original auf.

Die Belegseite

Ein Klick auf einen Beleg öffnet seine Seite: links die Vorschau (PDF oder Foto; bei E-Rechnungen die lesbar aufbereiteten Daten), rechts

Zuordnung — zu welchen Buchungen der Beleg gehört, mit „Buchung aus diesem Beleg erstellen" (Datum, Betrag, Belegnummer und Lieferant werden vorbelegt) und „Bestehender Buchung zuordnen" (passende Buchungen mit gleichem Betrag stehen oben),
Arbeitsstand — ohne Buchung ablegen, verwerfen, zurück in den Eingang, löschen (wenn erlaubt),
Angaben zum Beleg — Art (Rechnung, Gutschrift, Kassenbon, Kontoauszug, Sonstiges), Titel, Belegnummer, Datum, Betrag und Lieferant (bei E-Rechnungen stammen sie aus der Datei; bei PDFs mit Text sind sie vorgeschlagen, siehe Text im Beleg),
Belegtext — bei PDFs mit Text: die erkannten USt-IdNr. und IBAN und der gelesene Text; bei einem Scan der Hinweis, dass kein Text vorhanden ist,
Aufbewahrung & Verlauf — wie lange der Beleg aufzubewahren ist, die Prüfsumme und wer wann was mit dem Beleg gemacht hat.

Ein Beleg kann zu mehreren Buchungen gehören (z. B. ein Kontoauszug), und zu einer Buchung können mehrere Belege gehören.

Belege an Buchungen

In der Buchungsmaske wählst du beim Anlegen oder Bearbeiten unter Belege eine Datei zum Hochladen oder einen Beleg aus dem Belegeingang. Beim Bearbeiten kommen Belege nur dazu — wegnehmen kannst du sie in der Büroklammer.
Bei einer Sammelbuchung hängt der Beleg an der Sammelbuchung als Ganzes, nicht an einzelnen Zeilen. Bearbeitest du die Sammelbuchung, bleibt der Beleg erhalten.
Zuordnung lösen geht nur, solange das Buchungsjahr offen ist und die Buchung nicht storniert wurde. Ist das Jahr abgeschlossen, bleibt die Zuordnung als Nachweis bestehen; dazu legen kannst du aber jederzeit einen weiteren Beleg.
Löschst du eine Buchung (solange das noch möglich ist), landen ihre Belege wieder im Belegeingang — nichts geht verloren.
Stornierst du eine Buchung, bleibt die Zuordnung als Nachweis stehen, und der Beleg erscheint zusätzlich wieder im Belegeingang — z. B. um ihn der richtigen Buchung zuzuordnen.

Kontoauszüge aus dem Bankimport

Importierst du einen Kontoauszug (Buchhaltung → Bankauszug-Import), legt quellstube die Auszugsdatei automatisch als Beleg ab — unverändert und im Status Abgelegt, nicht im Belegeingang. Verbuchst du Zeilen des Auszugs, hängt der Auszug an jeder dabei entstandenen Buchung (bei einer Sammelbuchung an der Sammelbuchung). Für die Bankbewegung ist er damit der Beleg.

Der Kontoauszug ersetzt nicht die Rechnung: Eine Buchung aus dem Bankimport, an der nur der Auszug hängt, schlägt quellstube weiterhin vor, wenn du eine passende Rechnung zuordnen willst.

Ist der Dokumentenspeicher voll, wird der Auszug trotzdem eingelesen — du bekommst nur einen Hinweis, dass die Datei nicht abgelegt werden konnte. Löschst du einen Auszug, aus dem noch nichts verbucht wurde, verschwindet auch seine Datei wieder.

Aufbewahrung und Löschen

Belege müssen aufbewahrt werden — und zwar jeder Buchungsbeleg, unabhängig davon, ob der Geschäftspartner ein Unternehmen oder eine Privatperson ist:

	Österreich	Deutschland
Buchungsbelege, Rechnungen	7 Jahre (§ 132 BAO)	8 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG, seit 2025)
Besonderheiten	Unterlagen zu Grundstücken: 22 Jahre (§ 18 Abs. 10 UStG)	Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem gebucht wurde, und verlängert sich, solange ein Verfahren offen ist. Auf der Belegseite zeigt quellstube „Aufbewahren bis …" an. Die Angaben sind eine Orientierung und keine Rechtsberatung.

Damit sich daran nichts ändert, gilt:

Die Datei bleibt unverändert — sie wird Byte für Byte so abgelegt, wie du sie hochlädst, und kann nicht überschrieben werden. Jeder Beleg trägt eine Prüfsumme (SHA-256).
Alles wird protokolliert: Ablegen, Zuordnen, Lösen, Verwerfen, Ändern der Angaben.
Gelöscht werden darf nur ein Beleg, der nie einer Buchung zugeordnet und nie abgelegt war — z. B. ein Fehlupload. Alles, was einmal gebucht oder abgelegt war, lässt sich nicht mehr löschen; verwerfen kannst du ungebuchte Belege, die Datei bleibt dann trotzdem aufbewahrt.
Auch einen Beleg, dessen Buchung storniert wurde, kannst du nicht löschen — er gehört weiter zum Vorgang.

Nach Ablauf der Frist löschen

Ist die Aufbewahrungsfrist eines Belegs abgelaufen, darf ihn ein Administrator löschen. Auf der Seite Belege erscheint dann die Schaltfläche Aufbewahrung abgelaufen mit der Zahl der betroffenen Belege. Dort siehst du die Belege mit ihrem Fristende, wählst aus und klickst Gewählte löschen; auf der Belegseite gibt es dafür Löschen (Frist abgelaufen). Das gibt Speicherplatz frei.

quellstube rechnet die Frist beim Löschen neu nach — eine spätere Buchung zum Beleg verlängert sie.
Die Buchungen bleiben, nur ihr Beleg verschwindet. Das Protokoll hält fest, dass und von wem der Beleg gelöscht wurde (mit Name, Prüfsumme und den früheren Zuordnungen).
Gelöscht ist gelöscht. Gilt für einen Beleg eine längere Frist (laufendes Verfahren, Unterlagen zu Grundstücken, Förderabrechnung), lass ihn stehen. Sichere vorher das Jahr als Belegarchiv.

Speicherplatz

Belege liegen im Dokumentenspeicher deiner Genossenschaft: 2 GB im Tarif Basis, 10 GB im Tarif Pro, gemeinsam mit Ausgangsrechnungen, Mahnungen, Protokollen, Schriftverkehr und Fotos (siehe Dokumente). Auf der Seite Belege siehst du, wie viel schon belegt ist. Das reicht für viele Tausend Seiten — wenn du Fotos verkleinern lässt und Scans in vernünftiger Auflösung speicherst (siehe oben).

Ist der Speicher voll, lassen sich keine neuen Belege mehr hochladen. Dann kannst du nicht mehr benötigte, nie gebuchte Belege löschen oder in einen größeren Tarif wechseln; bei Bedarf stockt der Support den Speicher auf. Bereits abgelegte Belege bleiben davon unberührt.

Datensicherung und Export

Die Belegdateien liegen auf den quellstube-Servern und sind Teil der täglichen Sicherung des Servers. Für deine Aufbewahrungspflicht solltest du dich trotzdem nicht allein darauf verlassen:

Lade den Export (Verwaltung → Daten-Export/Import, Option PDF-Anhänge und Belegdateien mit-exportieren eingeschaltet lassen) zum Jahresabschluss und vor einer Kündigung herunter — er enthält die Belege samt Originaldateien. Nach einer Kündigung werden die Daten nach der Löschfrist endgültig gelöscht.
Bewahre den Export an einem zweiten Ort auf (z. B. Datenträger der Genossenschaft).

Belegarchiv je Jahr

Für den Steuerberater, eine Betriebsprüfung oder den Jahresabschluss: Buchhaltung → Belege → Belegarchiv erstellt zu jedem Jahr ein ZIP** mit

allen Belegdateien des Jahres, unverändert,
einem Verzeichnis index.csv (öffnet in Excel): Belegnummer, Datum, Betrag, Lieferant, Status, zugeordnete Buchungen, Aufbewahrung bis, Prüfsumme, Größe,
den Prüfsummen sha256sums.txt, mit denen der Empfänger ohne unsere Software nachprüfen kann, dass jede Datei noch dem abgelegten Original entspricht (sha256sum -c sha256sums.txt, in der LIESMICH.txt steht auch der Weg unter Windows).

Ein Beleg steht im Archiv des Jahres, in dem seine Buchung liegt (Belege ohne Buchung zählen nach ihrem Belegdatum). Gehört er zu Buchungen mehrerer Jahre, steht er in jedem dieser Archive. Fehlt eine Datei oder passt sie nicht mehr zur Prüfsumme, steht das in der Spalte Prüfung des Verzeichnisses (und beim Herunterladen als Hinweis) — es wird nichts verschwiegen. Das Archiv ist eine Zusammenstellung deiner Daten, kein zertifiziertes Archivierungsverfahren.

Häufige Fragen

Warum steht mein Beleg im Belegeingang, obwohl ich die Buchung storniert habe? Ohne wirksame Buchung gilt ein Beleg als „noch nicht gebucht". Die Zuordnung zur stornierten Buchung bleibt als Nachweis erhalten.

Warum macht quellstube bei meinem PDF keine Vorschläge? Vermutlich ist es ein Scan oder ein abfotografierter Ausdruck — solche PDFs enthalten nur ein Bild, keinen Text. Die Belegseite weist darauf hin. Trag Datum und Betrag dann von Hand ein.

Die Vorschläge sind falsch. Korrigiere die Angaben und klicke Bestätigen. Die Erkennung liest Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus dem Text und kann sich bei ungewöhnlichen Layouts irren — deshalb gelten sie erst nach deiner Bestätigung.

Kann ich einen Beleg ersetzen? Nein — Belege werden nie überschrieben. Lade die richtige Datei hoch, ordne sie zu und verwirf die falsche (sie bleibt aufbewahrt, solange sie schon einmal zugeordnet war).

Mein Foto ist unscharf, obwohl das Original gut war. Schalte Fotos verkleinern aus (Obergrenze bleibt 15 MB) oder fotografiere näher am Beleg.

Gilt das auch für Rechnungen, die ich selbst ausstelle? Eigene Rechnungen archiviert quellstube als PDF in der Rechnungsverwaltung (Verwaltung → Dokumente); in der Belegablage landen empfangene Belege und alles, was du selbst hochlädst.