Programm für die Wassergenossenschaft: Excel, Software oder App?
Irgendwann stellt sich in fast jeder Wassergenossenschaft die Frage: Reicht unsere Excel-Tabelle noch – oder brauchen wir ein richtiges Programm? Oft ist der Auslöser ganz konkret. Der langjährige Kassier hört auf, und niemand durchschaut seine Tabellen. Die Zahl der Anschlüsse ist gewachsen. Oder die Rechnungsprüfer wollen wissen, wer eigentlich noch offen ist.
Dieser Ratgeber zeigt, was ein Programm für die Wassergenossenschaft können sollte, welche Wege es gibt – und worauf ihr bei der Auswahl achten solltet.
Was muss ein Programm für die Wassergenossenschaft können?
Die Verwaltung einer Wassergenossenschaft ist mehr als Buchhaltung. Ein gutes Programm deckt die typischen Aufgaben von Obmann, Kassier, Schriftführer und Wassermeister ab:
- Mitglieder und Liegenschaften: Wer ist Mitglied, welche Liegenschaft hängt am Netz, wie viele Anteile gibt es – und was passiert, wenn ein Haus verkauft wird?
- Wasserzähler und Zählerstände: Jede Liegenschaft hat ihren Zähler, einmal im Jahr wird abgelesen. Dazu kommt der Zählertausch, wenn die Eichfrist abläuft – bei Wasserzählern in Österreich in der Regel nach fünf Jahren.
- Abrechnung: Tarife aus Grundgebühr und Preis pro Kubikmeter, ein Rechnungslauf für alle Mitglieder, Rechnungen mit Zahlungs-QR-Code und Versand per E-Mail oder Post.
- Zahlungen und Mahnwesen: Zahlungseingänge vom Bankkonto zuordnen, offene Posten im Blick behalten und bei Bedarf freundlich mahnen.
- Buchhaltung und Jahresabschluss: Einnahmen und Ausgaben, Bankkonten und Kassa, ein sauberer Jahresbericht für Rechnungsprüfer und Mitgliederversammlung – je nach Situation mit Kleinunternehmerregelung oder USt-Voranmeldung.
- Leitungsnetz: Quellen, Hochbehälter, Leitungen, Schieber, Hydranten und Hausanschlüsse – am besten auf einer Karte statt nur auf Papierplänen, mit Erinnerung an fällige Wartungen.
- Schriftführung: Einladungen zu Sitzungen und Versammlungen, Protokolle und Beschlüsse, die man auch Jahre später noch findet.
- Mehrere Benutzer: Alle Funktionäre arbeiten mit denselben Daten – aber jeder nur in den Bereichen, für die er berechtigt ist.
- Datenschutz: Mitgliederdaten sind personenbezogene Daten. Hosting in der EU und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sollten selbstverständlich sein.
Nicht jede Genossenschaft braucht vom ersten Tag an alles davon. Aber ein Programm, das nur einen Teil abdeckt, führt schnell wieder zu Zettelwirtschaft zwischen drei Werkzeugen.
Excel, installierte Software oder Web-App?
Grob gibt es drei Wege, eine Wassergenossenschaft zu verwalten.
Excel, Word und Papier
Der Klassiker – und für ganz kleine Genossenschaften lange ausreichend. Excel ist vorhanden und vertraut. Die Schwächen zeigen sich mit der Zeit: Zählerstände werden von Hand abgetippt, eine verrutschte Formel fällt erst bei der Beschwerde eines Mitglieds auf, Rechnungen entstehen einzeln in Word, und den Überblick über offene Zahlungen hat nur der Kassier im Kopf. Die Datei liegt auf einem einzigen PC oder wandert per USB-Stick und E-Mail-Anhang – spätestens beim Funktionärswechsel wird die Übergabe schwierig. Auch aus Sicht des Datenschutzes ist das heikel.
Installierte Branchensoftware
Für die Wasserwirtschaft gibt es spezialisierte Software, die auf einem PC installiert wird. Sie ist oft sehr umfangreich – aber meist für Stadtwerke, Verbände und größere Versorger gebaut. Für eine ehrenamtlich geführte Genossenschaft heißt das häufig: Lizenzkosten, Installation, Updates und Datensicherung in Eigenregie – und ein Programm, das an genau einem Rechner hängt.
Web-App aus der Cloud
Eine Web-App läuft im Browser – am PC, am Tablet und am Handy, ganz ohne Installation. Updates und Backups übernimmt der Anbieter, und alle Funktionäre arbeiten gleichzeitig mit denselben, aktuellen Daten. Der Kassier bucht abends zu Hause, der Wassermeister öffnet den Leitungsplan draußen am Handy. Voraussetzung sind eine Internetverbindung und ein Anbieter, dem ihr eure Daten anvertrauen könnt.
Die drei Wege im Überblick
| Excel & Papier | Installierte Software | Web-App | |
|---|---|---|---|
| Einstieg | sofort, meist schon vorhanden | Kauf und Installation | registrieren und loslegen |
| Mehrere Funktionäre gleichzeitig | kaum | meist nur an einem PC | ja |
| Am Handy nutzbar | nein | selten | ja |
| Updates und Datensicherung | selbst | meist selbst | durch den Anbieter |
| Übergabe bei Funktionärswechsel | Datei und Wissen übergeben | Rechner oder Lizenz übergeben | neuen Benutzer anlegen |
| Rechnungslauf und Mahnwesen | Handarbeit | ja | ja |
Brauchen wir eine eigene App fürs Handy?
„Gibt es das auch als App?“ ist eine der häufigsten Fragen. Für eine Wassergenossenschaft lautet die ehrliche Antwort: Eine eigene App aus dem App-Store braucht ihr meistens nicht. Eine gute Web-App funktioniert am Handy genauso – und ist auf allen Geräten immer gleich aktuell.
Am Handy zählt vor allem die Arbeit draußen im Netz:
- den Leitungsplan mit dem eigenen Standort öffnen, um einen Schieber oder Hydranten zu finden,
- Zählertausch-Touren mit Navigation abfahren,
- Störungen wie Rohrbrüche gleich vor Ort mit Foto dokumentieren.
Und eure Mitglieder? Die sollen ihren Zählerstand selbst online abgeben können – am besten ohne App-Download und ohne neues Passwort, etwa mit einem Code aus dem Ablesebrief.
Tipp: Jede Web-App lässt sich am Handy als Symbol auf den Startbildschirm legen und ist dann mit einem Fingertipp geöffnet – wie jede andere App auch.
Checkliste für die Auswahl
Bevor ihr euch für ein Programm entscheidet, lohnt sich ein Blick auf diese Fragen:
- Deckt das Programm Mitglieder, Zähler, Abrechnung und Buchhaltung ab – oder braucht ihr am Ende doch drei Werkzeuge?
- Entstehen die Rechnungen automatisch aus den Zählerständen, mit Zahlungs-QR-Code und Versand per E-Mail?
- Lassen sich Kontoauszüge importieren (etwa als CAMT-Datei), statt Zahlungen abzutippen?
- Können die Mitglieder ihre Zählerstände selbst melden?
- Gibt es einen Leitungsplan mit Wartungserinnerungen?
- Funktioniert das Programm auch am Handy?
- Wo liegen die Daten – in der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO?
- Kommt ihr jederzeit an eure Daten, etwa per Export, falls ihr einmal wechseln wollt?
- Was kostet es pro Jahr – inklusive Einrichtung, Updates und Support?
- Könnt ihr das Programm vorher kostenlos und unverbindlich ausprobieren?
Umstieg von Excel: So klappt der Wechsel
Der Wechsel ist weniger Arbeit, als viele befürchten – vorausgesetzt, das neue Programm kann Excel-Dateien importieren:
- Stammdaten übernehmen: Mitglieder, Liegenschaften und Zähler aus der bestehenden Tabelle einlesen.
- Zählerstände übernehmen: Mindestens der zuletzt abgerechnete Stand gehört dazu, damit die nächste Abrechnung stimmt.
- Tarife anlegen: Grundgebühr, Preis pro Kubikmeter und eventuelle Zusatzposten.
- Probelauf: Den ersten Rechnungslauf mit den Zahlen aus Excel vergleichen – stimmen die Summen, kann die alte Tabelle in Pension gehen.
Am besten plant ihr den Umstieg zwischen zwei Abrechnungen. Dann startet das neue Jahr sauber im neuen Programm.
Unser Ansatz: quellstube
Wir haben quellstube genau für diese Situation gebaut: als Programm und Web-App für Wassergenossenschaften und kleine bis mittelgroße Gemeinden. Mitglieder und Liegenschaften, Wasserzähler mit Selbstablesung und Zählertausch-Touren, Abrechnung mit QR-Code und Mahnwesen, Buchhaltung mit Bankimport, Leitungsnetz auf der Karte und Schriftführung – alles in einer Anwendung, gehostet in der EU. Der Quellcode ist offen (AGPL-3.0), und eure Daten könnt ihr jederzeit exportieren.