Bank und Kassa führen, Belege ablegen, am Jahresende abschließen — und der Steuerberatung geben, was sie braucht. quellstube nimmt dabei die Routine ab: Zahlungen kommen per Bankimport, bezahlte Wasserrechnungen buchen sich selbst auf das richtige Konto, und der Jahresbericht ist ein Klick.
Gebucht wird als Einnahme oder Ausgabe auf ein Konto aus eurem Kontenplan, mit Bankkonto oder Kassa als Gegenseite. Was sich wiederholt, erledigt quellstube selbst.
Giro-, Spar- und Kreditkonten mit IBAN, dazu die Kassa für alles Bare. Die Kontenübersicht führt das Kassabuch nebenbei mit und warnt, wenn der Kassastand ins Minus rutscht.
Den Kontoauszug als CAMT- oder CSV-Datei hochladen: Eingänge finden ihre Rechnung über die Rechnungsnummer oder Name und Betrag, für den Rest wählt ihr das Konto. Die Auszugsdatei wird gleich als Beleg abgelegt.
Die Rechnung der Baufirma auf mehrere Konten aufteilen, Ausgaben einem Projekt wie „Leitungstausch Dorfplatz“ zuordnen und das Projekt eigens auswerten.
Buchungen werden über Nacht verbucht und sind danach in Datum und Betrag fest. Ein Fehler wird storniert und neu gebucht — so bleibt für die Rechnungsprüfer jeder Schritt nachvollziehbar.
Rechnungen, Kassenbons und Kontoauszüge landen im Belegeingang — als PDF, als Datei vom Lieferanten oder als Foto vom Handy. Von dort bucht ihr sie oder hängt sie an eine bestehende Buchung.
Am Jahresende will der Vorstand Zahlen sehen, die Rechnungsprüfer wollen nachprüfen und die Steuerberatung braucht ihre Daten. Alles drei kommt aus derselben Buchhaltung.
Einnahmen und Ausgaben nach Konten, mit den Bankständen zum Jahresende — als Excel für Vorstand, Hauptversammlung und Rechnungsprüfer.
Je Buchungsjahr legt ihr fest, ob ihr umsatzsteuerpflichtig seid. Wenn ja, steht die Voranmeldung fertig unter den Auswertungen; wenn nicht, rechnet quellstube ohne Umsatzsteuer.
Der Abschluss schreibt alle Buchungen fest, hält die Bankstände zum Stichtag fest und sperrt das Jahr. Wieder öffnen geht, solange kein späteres Jahr abgeschlossen ist.
Die Buchhaltung als Buchungsstapel im DATEV-Format, auf Wunsch mit den Belegbildern, die DATEV mit den Buchungen verknüpft. Übergebene Buchungen sind danach gegen Änderungen gesperrt. Basis & Pro
In fünf Jahren muss die Leitung erneuert werden, der Kredit soll bis 2031 getilgt sein: Die Plankostenrechnung zeigt, wie viel dafür jedes Jahr zusätzlich hereinkommen muss — und wie ihr es auf die Gebühren verteilt.
Nein. Gebucht wird als Einnahme oder Ausgabe auf ein Konto aus eurem Kontenplan, mit Bankkonto oder Kassa als Gegenseite. Bezahlte Wasserrechnungen bucht quellstube selbst, und der Bankimport schlägt für jede Zeile die passende Rechnung vor.
Ja, in der gehosteten Version (Basis und Pro): Unter Buchhaltung → DATEV-Export übergebt ihr die Buchungen eines Zeitraums als DATEV-Buchungsstapel, auf Wunsch mit den Belegbildern, die DATEV automatisch mit den Buchungen verknüpft. Einmal einrichten (Berater- und Mandantennummer, Sachkonten, Steuerschlüssel), danach reicht ein Klick je Monat, Quartal oder Jahr. quellstube merkt sich, was schon übergeben ist, sodass nichts doppelt ankommt. Arbeitet eure Steuerberatung nicht mit DATEV, nimmt sie das Belegarchiv je Jahr und den Jahresbericht als Excel. Mehr zum DATEV-Export
Belege — Lieferantenrechnungen, Kassenbons, Kontoauszüge, Fotos — hängen direkt an der Buchung; E-Rechnungen von Lieferanten liest quellstube aus und schlägt die Buchung vor. Ausgangsrechnungen, Mahnungen und Protokolle werden beim Versand bzw. Abschließen automatisch archiviert. Jede Datei bleibt unverändert, trägt eine Prüfsumme und eine Aufbewahrungsfrist nach Land (Belege und Rechnungen 7 Jahre in Österreich, 8 in Deutschland, Protokolle dauerhaft). Was gebucht ist, lässt sich nicht löschen. quellstube ist keine zertifizierte Archivsoftware — ob ihr Papierbelege nach dem Fotografieren wegwerfen dürft (BAO bzw. GoBD), klärt ihr am besten mit eurer Steuerberatung. Mehr zur Belegablage
Dann legt ihr eine Kassa als eigenes Geldkonto an. Barzahlungen bucht ihr dort wie jede andere Buchung, das Kassabuch entsteht nebenbei, und die Einzahlung auf die Bank ist eine Umbuchung — nicht noch einmal eine Einnahme.
Buchhaltung, Belegablage und Jahresabschluss sind in jedem Abo enthalten, auch in der kostenlosen Open-Source-Version. Den DATEV-Export gibt es in Basis und Pro; der Speicher für Belege beträgt 2 GB bzw. 10 GB. Zu den Preisen →
30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Die Einrichtung dauert wenige Minuten, und eure Mitglieder holt ihr per Excel-Import herein.
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