Versionshinweise

Dieses Update ist vor allem für die Buchhaltung und die Tarife: quellstube übergibt deine Buchhaltung jetzt per Knopfdruck im DATEV-Format an die Steuerberatung, gleich mit den Belegbildern. Tarife können nach Verbrauch gestaffelt sein und Positionen nur für Mitglieder gelten, ein Tarifrechner zeigt das Ergebnis schon vor dem Speichern. Ein Storno ändert keinen bereits gemeldeten Zeitraum mehr, und die Buchungsliste ist deutlich übersichtlicher geworden. Alles ist in jedem Plan enthalten.

DATEV-Export an die Steuerberatung

• Arbeitet deine Steuerberatung mit DATEV, übergibst du die Buchhaltung als Buchungsstapel (EXTF), den sie direkt einliest. Kein Abtippen, keine Excel-Listen mehr
• Auf Wunsch kommen die Belegbilder mit (PDF, JPEG, PNG). Über DATEV Belegtransfer hochgeladen, verknüpft DATEV jeden Beleg automatisch mit der passenden Buchung
• Einschalten unter Einstellungen → Steuern → Übergabe an die Steuerberatung. Solange der Export aus ist, siehst du davon nichts — keine Zusatzfelder, kein Menüpunkt
• Eine Einrichtungsseite fragt Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR 03, SKR 04, in Österreich SKR 07) und die Sachkonten zu deinen Konten, Bank- und Kassakonten ab. Für Deutschland sind die üblichen Steuerschlüssel schon vorbelegt
• Vor jeder Übergabe prüft quellstube, was mitgeht und was noch fehlt (z. B. ein Konto ohne Sachkonto), und verlinkt direkt zur passenden Einstellung
• Übergebene Buchungen sind gesperrt, damit quellstube und DATEV nicht auseinanderlaufen. Jede Übergabe lässt sich erneut herunterladen und, wenn die Steuerberatung den Import ablehnt, mit Begründung zurückziehen
• Projekte mit Kürzel gehen als Kostenstelle mit. Die Hilfe-Seite DATEV-Export beschreibt alles Schritt für Schritt

Staffelpreise, Bedingungen und Tarifrechner

• Jede Position, die je m³ rechnet (Wasser, Wassercent, eigene Gebührenarten), lässt sich nach Verbrauch staffeln: z. B. bis 200 m³ 1,20 €, darüber 1,50 €, über 500 m³ 2,00 €
• Zwei Rechenarten: anteilig (jede Stufe mit ihrem Preis, eine Rechnungszeile je Stufe) oder Gesamtmenge zum Preis der erreichten Stufe
• Positionen können an den Status des Kontakts geknüpft werden, etwa „Grundgebühr nur für Mitglieder“. Unterschiedliche Beträge für Mitglieder und Externe bildest du mit einer eigenen Gebührenart je Betrag ab (Wassergenossenschaften)
• Der Tarifrechner unten im Tarifformular rechnet eine Beispielrechnung mit genau den Zeilen und der Rundung des Rechnungslaufs. Er rechnet bei jeder Änderung sofort neu, auch mit noch nicht gespeicherten Preisen
• Staffel und Bedingung gelten überall gleich: im Rechnungslauf, bei der Einzelrechnung aus einem Tarif, in der Schlussrechnung beim Eigentümerwechsel und bei der Schätzkorrektur

Nachkommastellen beim Preis je m³

• Je Gebührenart stellst du ein, ob der Preis je m³ mit 2, 3 oder 4 Nachkommastellen erscheint — im Rechnungstext, in den Preisfeldern, in der Tarifübersicht und auf der Rechnung. Voreingestellt sind 2 Stellen, der Wassercent erscheint also als „0,10 €/m³“ statt „0,1000 €/m³“
• Gerechnet wird immer mit dem eingegebenen Preis. Hat ein Preis mehr Stellen als eingestellt, erscheint er vollständig. Bereits erstellte Rechnungen bleiben, wie sie sind

Storno als Gegenbuchung mit heutigem Datum

• Ein Storno legt jetzt eine Gegenbuchung mit dem Storno-Datum an (Generalumkehr) und übernimmt alle Angaben des Originals: Konto, Bank/Kasse, Projekt, Kontakt, Belegnummer und Steuersatz
• Auswertungen zählen beide Buchungen in ihrem jeweiligen Zeitraum: Jahresbericht, Einnahmen/Ausgaben, Kontostände und USt-Voranmeldung. Ein Storno ändert dadurch nie einen schon gemeldeten Monat oder ein Quartal
• Auch Buchungen aus einem abgeschlossenen Buchungsjahr lassen sich stornieren. Die Gegenbuchung landet dann im laufenden Jahr
• Bestehende Stornos werden beim Update einmalig ergänzt; die Salden abgeschlossener Jahre bleiben gleich

Übersichtlichere Buchungsliste

• Ruhigeres Bild: Konto-, Beleg-, Kontakt- und Projektnummern stehen als dezenter Text da, farbige Kennzeichen gibt es nur noch für den Status. Monatstrenner gliedern die Liste
• Sammelbuchungen sind eingeklappt („▸ 5 Positionen“) und klappen per Klick auf
• Storno, Sammelbuchung und Umbuchung öffnen sich als Fenster direkt über der Liste, Filter und Seite bleiben stehen. Umbuchungen lassen sich jetzt auch bearbeiten und, solange das Jahr offen ist, löschen
• Jetzt verbuchen: Offene Buchungen werden über Nacht automatisch verbucht. Wer nicht warten will, etwa vor einer Übergabe an die Steuerberatung, verbucht sie mit einem Klick über der Buchungsliste

Testdaten für Österreich und Deutschland

• Testdaten laden (Einstellungen → Danger Zone) bietet zwei Datensätze: Hagenberg im Mühlkreis (Österreich) oder Habach in Oberbayern (Deutschland) — jeweils mit Leitungsnetz, Rechnungen, Mahnungen, Buchhaltung und Belegen
• Der deutsche Datensatz zeigt dazu die E-Rechnung in Aktion: Unternehmer-Kunden mit ZUGFeRD, Gemeinde und Schulverband mit XRechnung und Leitweg-ID sowie Eingangs-E-Rechnungen von Lieferanten
• Wer den Datensatz des anderen Landes wählt, stellt auch das Land des Mandanten um. Auf Wunsch werden leere Stammdaten mit Beispielwerten gefüllt, damit die Beispielrechnungen vollständig entstehen

Kleinere Verbesserungen

• Die Anmeldung nimmt jetzt wahlweise E-Mail oder Benutzername
• Im Positions-Editor einer Rechnung stehen nur noch die hinterlegten Steuersätze zur Auswahl — Tippfehler beim USt-Satz sind damit ausgeschlossen
• Auswahlfelder mit Suche springen nicht mehr ins vorige Feld zurück, wenn man schnell tippt und gleich weiterklickt oder mit Tab weiterspringt
• Die Diagramme zu Quellschüttung und Wasserqualität bauen sich auch bei langsamer Verbindung zuverlässig auf
• Die Hilfe-Seiten zeigen die Schrittnummern im Inhaltsverzeichnis kompakter an

Unter der Haube

• Neue Datenbank-Migrationen (Staffeln und Bedingungen, Storno-Gegenbuchungen, Übergabe an die Steuerberatung, Nachkommastellen); sie laufen beim Update automatisch für jeden Mandanten

Das bisher größte Update seit dem Start: Jede Rechnung aus quellstube ist jetzt eine E-Rechnung nach EN 16931 — als ZUGFeRD-PDF für alle, als XRechnung für Behörden in Deutschland und als UBL/Peppol für Bundesdienststellen in Österreich. Dazu kommen eine vollständige Belegablage für die Buchhaltung, ein Archiv mit Aufbewahrungsfristen für alle Dokumente und eigene Nummernkreise für Lieferanten. Damit ist quellstube fit für die E-Rechnungspflicht in Deutschland — und bleibt es in Österreich. Alles ist in jedem Plan enthalten.

E-Rechnung: ZUGFeRD in jedem Rechnungs-PDF

• Jedes Rechnungs-PDF enthält zusätzlich die Rechnungsdaten als XML (ZUGFeRD / Factur-X, Profil EN 16931). Für eure Kunden sieht die Rechnung aus wie bisher, Buchhaltungsprogramme lesen sie aber automatisch ein
• Einrichten unter Einstellungen → Rechnung → E-Rechnung: Eine Checkliste zeigt, was noch fehlt (Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, IBAN). Solange etwas fehlt, entstehen ganz normale PDFs — es geht nichts kaputt
• Beim Versand werden die E-Rechnungsdaten eingefroren: Jede spätere Kopie enthält exakt dieselben Daten, auch wenn sich z. B. eure Bankverbindung inzwischen geändert hat
• Auf der Rechnungsseite zeigt der Punkt „E-Rechnung“ den Status, mit „XML“ ladet ihr die Datei herunter
• Storno-Rechnungen gehen als Gutschrift mit Verweis auf die Originalrechnung hinaus, Schätzkorrekturen als Position mit negativer Menge

XRechnung für Behörden (Deutschland)

• Beim Kunden stellt ihr das Rechnungsformat auf „XRechnung (Behörden)“ und tragt die Leitweg-ID ein — quellstube prüft die Prüfziffer und meldet Tippfehler sofort
• Per E-Mail geht die XML-Datei hinaus, die lesbare PDF-Ansicht steckt als Anhang darin. Für den Upload ins Rechnungsportal der Behörde ladet ihr die Datei auf der Rechnungsseite herunter
• Fehlt etwas, das die XRechnung verlangt (Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, IBAN, Anschrift des Kunden), verschickt quellstube nichts und sagt, was zu ergänzen ist — das Portal würde die Rechnung sonst ablehnen

E-Rechnungspflicht gegenüber Unternehmern (Deutschland)

• Kunden, die Unternehmer sind (Vermieter, Landwirte, Gewerbe, Gemeinden im unternehmerischen Bereich), kennzeichnet ihr im Kundenstamm. Den Stichtag der Pflicht wählt ihr in den Einstellungen: 1. 1. 2028 für alle oder 1. 1. 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
• Eine Dashboard-Karte zeigt, wie viele Unternehmer-Kunden ihr habt und wie viele davon keine E-Mail bekommen können — mit Direktlink in die gefilterte Kontaktliste
• Im Rechnungslauf stehen Rechnungen, die nur elektronisch zugestellt werden dürfen, in einer eigenen Gruppe „Nur elektronisch zustellbar“ und werden nicht für den Post-Versand angeboten
• Die Rechnungsseite zeigt den Zustellstatus der Pflicht-E-Rechnung — auch, wenn eine E-Mail nicht angekommen ist
• Österreichische Organisationen sehen diese Funktionen nicht, weil es dort keine solche Pflicht gibt

UBL / Peppol für Bundesdienststellen (Österreich)

• Rechnungsformat „UBL / Peppol (Bund Österreich)“ nach Peppol BIS Billing 3.0 für das Portal e-Rechnung.gv.at — mit Auftragsreferenz, eurer Lieferantennummer beim Kunden und Peppol-ID

Belegablage: Belege direkt an der Buchung

• Neue Seite Buchhaltung → Belege als Belegeingang: Rechnungen, Kassenbons, Kontoauszüge und Fotos hochladen (auch mehrere auf einmal) — dann buchen, einer vorhandenen Buchung zuordnen, ohne Buchung ablegen oder verwerfen
• In der Buchungsliste zeigt eine Büroklammer, ob Belege dranhängen; ein Klick öffnet sie. Belege lassen sich auch gleich in der Buchungsmaske anhängen
• E-Rechnungen von Lieferanten (ZUGFeRD, XRechnung, UBL) liest quellstube aus, zeigt sie lesbar an und schlägt die Buchung vor — passend zur Empfangspflicht, die in Deutschland seit 2025 für jedes Unternehmen gilt
• Bei PDFs mit Text liest quellstube mit: Die Suche findet auch Wörter im Beleg, und Art, Belegnummer, Datum, Betrag und Lieferant werden vorgeschlagen. Vorschläge sind als „erkannt“ markiert und gelten erst nach eurem Bestätigen — ohne euer Zutun wird nie etwas gebucht
• Große Handyfotos verkleinert der Browser vor dem Hochladen auf eine gut lesbare Größe (abschaltbar). PDFs und E-Rechnungen werden nie verändert
• Der Kontoauszug aus dem Bankauszug-Import wird automatisch abgelegt und hängt an jeder Buchung, die daraus entsteht
• Dieselbe Datei wird nie zweimal abgelegt — lädt man sie erneut hoch, öffnet sich der vorhandene Beleg

Archiv & Aufbewahrungsfristen

• Jede Datei bleibt Byte für Byte unverändert, trägt eine Prüfsumme (SHA-256), und jede Aktion (Ablegen, Zuordnen, Lösen, Verwerfen) wird protokolliert
• Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem Land: Belege und Rechnungen 7 Jahre in Österreich, 8 Jahre in Deutschland, Mahnungen und Schriftverkehr 7 bzw. 6 Jahre, Protokolle und Beschlüsse dauerhaft. Jedes Dokument zeigt „Aufbewahren bis …“
• Was gebucht oder abgelegt ist, lässt sich nicht löschen. Erst nach Ablauf der Frist dürfen Administratoren aufräumen — die Übersicht „Aufbewahrung abgelaufen“ zeigt, was betroffen ist
• Belegarchiv je Jahr: ein ZIP mit allen Belegdateien, einem Verzeichnis zum Öffnen in Excel und einer Prüfsummenliste, mit der Steuerberatung oder Betriebsprüfung ohne unsere Software nachprüfen kann, dass jede Datei unverändert ist

Dokumente: alles Aufbewahrungspflichtige an einer Stelle

• Neue Seite Dokumente in der Seitenleiste: Belege, Ausgangsrechnungen (genau so, wie sie versendet wurden — PDF, Word, E-Rechnungs-XML), Mahnungen, Protokolle und Schriftverkehr zum Suchen, Filtern und Herunterladen. Jede Person sieht nur die Bereiche, für die ihre Rolle ein Recht hat
• Rechnungen, Mahnungen und Protokolle werden beim Versand bzw. Abschließen automatisch archiviert. Entwurfsausdrucke landen nicht mehr im Archiv
• Die Karte „Archiv“ auf der Rechnungsseite zeigt alle abgelegten Fassungen mit Datum und Prüfsumme
• Dokumentenspeicher: 2 GB im Tarif Basis, 10 GB im Tarif Pro. Ist er voll, sind nur Uploads gesperrt — Rechnungen und Mahnungen entstehen weiter, der Versand scheitert nie am Speicher
• Administratoren sehen unter Dokumente → Speicher, wie viel je Bereich und Jahr belegt ist, die größten Dateien und eine Prüfung auf fehlende Dateien
• Die Seite ersetzt den bisherigen Datei-Browser; alte Links leiten automatisch weiter

Eigene Nummern für Lieferanten

• Lieferanten bekommen einen eigenen Nummernkreis (Standard ab 70001, einstellbar unter Einstellungen → Mandant), getrennt von Kunden- und Mitgliedsnummern
• Nummern werden automatisch vergeben und sind geschützt, sobald sie benutzt werden — ein leeres Feld beim Bearbeiten löscht sie nicht mehr
• Lieferanten erscheinen nicht mehr im Mitgliederfilter, und die Schnellsuche findet auch Lieferantennummern

quellstube für Österreich und Deutschland

• Die Website spricht jetzt beide Länder an. Eine neue Seite erklärt die E-Rechnung mit ZUGFeRD & XRechnung für Wasserversorger
• Die Hilfe-Seiten E-Rechnung, Belege und Dokumente beschreiben alles Schritt für Schritt

Gut zu wissen

• quellstube ist keine zertifizierte Archivsoftware. Ob ihr Papierbelege nach dem Einscannen vernichten dürft, klärt bitte mit eurer Steuerberatung — im Zweifel das Original aufheben
• Eine Texterkennung für Scans und Fotos gibt es noch nicht; bei solchen Belegen tragt ihr Datum und Betrag von Hand ein
• Ladet den Export zum Jahresabschluss herunter und bewahrt ihn an einem zweiten Ort auf — er enthält alle Dokumente samt Originaldateien
• Die Angaben zu Pflichten und Fristen sind eine Orientierung und ersetzen keine Steuerberatung

Unter der Haube

• Die PDF-Erzeugung läuft auf einer neuen Version (WeasyPrint 70): mit allen Sicherheitsupdates und spürbar schneller
• Sammel-PDFs entstehen pro Abruf als eigene, vorübergehende Datei; ein täglicher Lauf räumt vorübergehende Dateien auf
• Der Datenimport prüft Dateien und Pfade strenger; Ergebnisse von Hintergrund-Aufträgen werden nur noch aus dem eigenen Mandanten gelesen
• Dialoge für Zähler, Wasserproben, Quellschüttung und Eigentümer funktionieren nach einem Seitenwechsel zuverlässig; die Anmeldung zur Selbstablesung und zum E-Mail-Versand zeigt beim Absenden einen Ladezustand
• Neue Datenbank-Migrationen (E-Rechnung, Belegablage, Dokumentenregister, Lieferantennummern); sie laufen beim Update automatisch für jeden Mandanten. Bereits vorhandene Rechnungen und Protokolle werden einmalig ins Archiv übernommen

quellstube führt dich jetzt mit einem Erste-Schritte-Assistenten durch die Einrichtung und spricht außerdem Deutschland: Steuersätze, Fachbegriffe, Karten, Trinkwasser-Grenzwerte und Rechnungstexte richten sich nach dem Land deiner Organisation. Dazu kommt ein neues, flexibleres Tarifmodell aus Positionen — damit lassen sich auch Gebühren wie der Wassercent sauber abbilden. Alles ist in jedem Plan enthalten.

Erste Schritte: vom leeren Mandanten zur ersten Rechnung

• Der neue Knopf „Erste Schritte“ oben rechts (dauerhaft auch unter Verwaltung → Erste Schritte) öffnet eine Checkliste in der richtigen Reihenfolge: Organisation, Buchhaltung, Tarif, Stammdaten, Ablesen & Abrechnen
• Die Checkliste erkennt selbst, was schon angelegt ist, hebt den nächsten Schritt hervor und zeigt den Fortschritt in Prozent — auch als Karte am Dashboard
• Jeder Schritt öffnet die passende Eingabemaske direkt: Buchungsjahr, Bank- oder Kassakonto, Konto, Projekt und Tarif legst du im Dialog an, ohne die Seite zu verlassen. Zu jedem Schritt steht dabei, wofür er gebraucht wird
• Für den Kontenplan gibt es Beispielkonten zum Übernehmen per Klick (Kürzel und Namen kannst du vorher ändern), für die Projekte einen Namensvorschlag wie „Wasserzins 2026“ — in Deutschland heißt es „Wassergeld“
• Warnhinweise zeigen typische Stolpersteine, bevor sie beim Rechnungslauf auffallen: Tarifpositionen ohne Konto, Liegenschaften ohne Eigentümer, Zähler ohne Anfangsstand, ein abgeschlossenes Buchungsjahr
• Ein Beziehungsdiagramm erklärt, wie Kontakte, Liegenschaften, Zähler, Ablesungen, Rechnungen und Buchungen zusammenhängen — mit der Anzahl je Feld und Direktlinks
• Optionale Schritte (E-Mail-Versand, Projekte) sind als solche gekennzeichnet; Schritte, für die dir das Recht fehlt, bleiben sichtbar, nur ohne Knopf
• Ist alles eingerichtet, verschwinden Knopf und Dashboard-Karte von selbst. Du kannst sie auch vorher ausblenden — die Checkliste bleibt unter Verwaltung → Erste Schritte erreichbar

Österreich oder Deutschland — ein Schalter

• Das Land legst du bei der Registrierung fest (Österreich ist vorausgewählt), für Deutschland zusätzlich die USt-IdNr.
• Das Land steuert automatisch die Voreinstellungen: Steuersätze (AT 10 % / 13 % / 20 %, DE 7 % / 19 %), die Umsatzsteuer auf Wasser, die Eichfrist der Wasserzähler und die Rechnungspflichtangaben
• Fachbegriffe passen sich an: in Deutschland heißt es z. B. Kassierer statt Kassier, und Rechnungen und Mahnungen formulieren landestypisch („Wir bitten Sie, den Betrag zu überweisen“ statt „Wir ersuchen Sie, einzuzahlen“) — im PDF, im Word-Dokument und in beiden quellstube-Designs
• Auf der Karte des Leitungsnetzes liegen für Deutschland die amtlichen basemap.de-Kacheln, für Österreich weiterhin basemap.at
• Die Steuersätze lassen sich in den Einstellungen selbst anlegen, ändern und deaktivieren

Tarife aus Positionen

• Ein Tarif besteht jetzt aus beliebig vielen Positionen (z. B. Grundgebühr, Verbrauchsgebühr, Wassercent) statt aus fest vorgegebenen Feldern
• Abweichungen gelten je Gebührenart: Für einzelne Objekte oder Kunden kannst du eine Gebühr abändern oder ganz entfallen lassen — die Reihenfolge ist Objekt vor Kunde vor Tarif. Ein Sammelhinweis auf der Rechnung erklärt Abweichungen
• Die Rechnungsauswertung als Excel enthält je Gebührenart eine eigene Spalte
• Bestehende Tarife werden bei der Umstellung automatisch übernommen

Wassercent

• Der Wassercent (das Wasserentnahmeentgelt einzelner Bundesländer) ist als eigene Tarifposition verfügbar — je Tarif einstellbar, mit Umsatzsteuer wie das Wasser
• Ändert sich der Satz unterjährig, wird nach Tagen anteilig gerechnet (Gültig-ab-Datum)
• Auch in der Schlussrechnung beim Eigentümerwechsel und bei der Schätzkorrektur erscheint der Wassercent als eigener, nachvollziehbarer Posten

Trinkwasserqualität für Deutschland

• Der Grenzwert-Katalog für Wasserproben kennt jetzt auch die Trinkwasserverordnung (TrinkwV) mit ihren Anlagen 1–3
• Grenzwerte, die sich später ändern (z. B. Blei ab 2028, PFAS ab 2026 bzw. 2028), sind als Stufen hinterlegt und gelten jeweils zum Datum der Probenahme

Gut zu wissen

• Die automatische Adress-Zuordnung (Geocoding) ist vorerst nur für Österreich verfügbar. In Deutschland setzt du die Lage einer Liegenschaft per Klick auf der Karte — das funktioniert in beiden Ländern
• Die Landingpage und die Hilfe-Texte sind noch auf Österreich ausgerichtet
• Datensicherungen aus älteren Versionen lassen sich weiterhin einspielen; ohne Länderangabe wird Österreich angenommen

Unter der Haube

• Neue Datenbank-Migrationen (Tarifpositionen, Steuersätze aktiv/inaktiv, Land und USt-IdNr. der Organisation); sie laufen beim Update automatisch für jeden Mandanten

Ein großes Update rund ums Geld: quellstube rechnet dir jetzt aus, wie viel Tarif du brauchst, um eine Rücklage anzusparen oder einen Kredit zu bedienen. Dazu kommen rechtssichere Storno-Rechnungen mit Gutschrift, eine Jahresübersicht über alle Rechnungen einer Periode, eine Bargeldkassa neben den Bankkonten sowie ein spürbar aufgeräumtes Menü und ein deutlich stärkeres Mahnwesen.

Plankostenrechnung: vom Ziel zum Tarif

• Neuer Menüpunkt Plankosten — du hinterlegst ein Finanzierungsziel (Rücklage für die Quellsanierung, Kredit für den neuen Hochbehälter) mit Betrag, Laufzeit und Zinssatz
• quellstube errechnet den jährlichen Mehrbedarf (Sparrate bzw. Annuität, bestehende Rücklage wird mitverzinst) und schlägt daraus drei Tarifpakete vor: grundgebühr-lastig, ausgewogen oder verbrauchslastig
• Jedes Paket zeigt, was es für einen Musterhaushalt bedeutet — inklusive Rundung auf 10 Cent oder volle Euro
• Das gewählte Paket wird auf Knopfdruck zu einem echten Tarif mit Gültigkeitsdatum; für die Generalversammlung gibt es eine Druckansicht und einen PDF-Bericht
• Grundlage ist der Jahresverbrauch: gemessene Jahre werden automatisch summiert, Jahre vor der quellstube-Einführung trägst du manuell nach — so entsteht der mehrjährige Trend, auf dem die Planung aufsetzt

Rechnung stornieren — mit Gutschrift

• Eine ausgestellte Rechnung wird nicht mehr einfach nur auf „Storniert" gesetzt: quellstube erzeugt auf Wunsch eine Storno-Rechnung (Gutschrift) mit eigener fortlaufender Nummer, gespiegelten Positionen und Verweis auf die Originalrechnung — genau so, wie es UStG und BAO verlangen
• Wurde die Rechnung bereits bezahlt, entsteht ein Rückzahlungs-Posten; überweist du das Geld zurück, ordnet der Bankauszug-Import die Abbuchung automatisch zu und die Gutschrift gilt als erledigt
• War die Rechnung noch offen, entsteht folgerichtig kein Posten — die Forderung ist mit dem Storno ausgebucht
• Gutschriften lassen sich wie jede Rechnung drucken und per E-Mail versenden; der Zahlungs-QR-Code entfällt dort bewusst, weil das Geld in die andere Richtung fließt

Jahresübersicht und Abrechnungs-Fortschritt

• Neue Jahresübersicht je Abrechnungsperiode — lauf-übergreifend über alle Rechnungen: Summen nach Positionsart, Mengen, Status und offene Beträge auf einen Blick, mit Excel-Export
• Eine Vollständigkeitskontrolle zeigt, welche Objekte in der Periode noch keine Rechnung haben — damit niemand vergessen wird
• Das Dashboard bekommt die passende Kachel dazu: abgerechnet → versendet → bezahlt, in Prozent, aus derselben Quelle wie die Übersicht

Kassa für Bargeld

• Neben Bankkonten legst du jetzt auch eine Bargeldkassa an. Buchungen, Umbuchungen (Bareinnahme → Bank), Jahresabschluss und Auswertungen funktionieren identisch — die Kassa wird lediglich ohne IBAN geführt und beim Bankauszug-Import nicht angeboten

Mahnwesen und Bankauszug

• Sammel-PDF für den Postversand: markierte Mahnungen in einem Zug zusammenführen, ausdrucken, kuvertieren — und wie beim Rechnungsversand als Hintergrund-Auftrag mit Fortschrittsanzeige
• Auch der Massendruck eines Rechnungslaufs läuft jetzt als Auftrag: du kannst weiterarbeiten, während das Sammel-PDF entsteht
• Die Mahnungs-Word-Vorlage wurde überarbeitet (Absender-Rückadresse fürs Fensterkuvert, Infoblock rechts, echte Seitenfußzeile) — die einzelne Fußzeile rutscht nicht mehr auf eine zweite Seite
• Neue Mahnungs-PDF-Vorlagen im quellstube-Design, farbig und in Schwarz-Weiß
• Im Bankauszug-Import kannst du eine Zeile über eine Suche nach offenen Posten gezielt zuordnen — nach Name, Rechnungsnummer oder Betrag

Übersichtlicher unterwegs

• Aufgeräumtes Menü: selten gebrauchte Punkte liegen jetzt hinter einem „Mehr"-Aufklapper in ihrer Gruppe, aktive Unterseiten klappen automatisch auf; die Hauptgruppen sind farblich unterscheidbar
• USt-Voranmeldung mit Drilldown: Klick auf eine Kachel oder Tabellenzeile öffnet genau die Buchungen, aus denen der Betrag stammt
• Filterleisten quer durch die App zeigen den Button Filter zurücksetzen jetzt nur noch dann, wenn wirklich ein Filter aktiv ist
• Die Schnellsuche findet zusätzlich Rechnungen über die Rechnungsnummer und springt direkt in die Rechnung

Unter der Haube

• Hintergrund-Aufträge (Massenversand, Massendruck, Exporte) starten sofort statt nach ein paar Sekunden Wartezeit
• Die Benachrichtigungs-Glocke zeigt gelesene Meldungen nicht mehr kurzzeitig als ungelesen an
• Diverse Korrekturen an Import, Rechnungsfiltern und der Abo-Verwaltung

Wechselt eine Liegenschaft mitten im Abrechnungsjahr den Besitzer, sorgt der neue Eigentümerwechsel-Assistent dafür, dass jeder Eigentümer nur seinen eigenen Verbrauch bezahlt. Er begleitet dich Schritt für Schritt vom Zählerstand zum Stichtag über die Schlussrechnung an den bisherigen Besitzer bis zur Übergabe an die neuen Eigentümer. Du startest ihn direkt an der Liegenschaft — in der Karte Besitzer über die Schaltfläche Eigentümerwechsel.

Geführt vom Stichtag bis zur Übergabe

• Stichtag festlegen (Verkaufs-/Übergabedatum) — die passende Abrechnungsperiode wird vorgeschlagen
• Zählerstände zum Stichtag erfassen, mit Schätzvorschlag aus dem bisherigen Verbrauch; vor dem Stichtag getauschte Zähler werden automatisch berücksichtigt
• Neue Eigentümer wählen (auch mehrere, z. B. ein Ehepaar); das bisherige Besitzverhältnis wird zum Vortag beendet, das neue ab dem Stichtag angelegt
• Alles wird in einem Zug gespeichert — inklusive einer abschließenden Kontrollansicht

Schlussrechnung für den bisherigen Besitzer

• Optional erzeugt der Assistent eine Schlussrechnung über den Verbrauch bis zum Stichtag (als Entwurf, Versand wie gewohnt per E-Mail oder Post)
• Die Grundgebühr behandelst du wahlweise voll beim neuen Eigentümer (Standard) oder tagegenau zwischen alt und neu aufgeteilt — die Wahl lässt sich als Standard für künftige Wechsel speichern
• Eine Vorschau zeigt Positionen und Beträge, bevor du bestätigst; offene Schätz-Korrekturen des bisherigen Besitzers werden mit eingezogen

Der Jahresabschluss rechnet automatisch richtig

• Die Schlussrechnung blockiert den regulären Rechnungslauf nicht — für dieselbe Periode entsteht zusätzlich die normale Rechnung des neuen Eigentümers
• Von dessen Jahresverbrauch wird die bereits abgerechnete Menge (und bei tagegenauer Aufteilung der Gebühren-Anteil) automatisch abgezogen; die Rechnung weist den Abzug aus
• Ohne Schlussrechnung wird der volle Periodenverbrauch dem neuen Eigentümer verrechnet

Für Genossenschaften mitgedacht

• Der bisherige Besitzer wird als ausgeschieden vorgeschlagen, sofern er keine weitere Liegenschaft behält; für die neuen Eigentümer setzt du Status und Beitrittsdatum
• Die Anteile hängen an der Liegenschaft und wandern automatisch mit — du musst sie nicht neu erfassen

Alle Details findest du im Hilfe-Center unter Eigentümerwechsel.

Mit diesem Update erreichst du deine Mitglieder direkt aus quellstube heraus — von der geplanten Wartungsabschaltung bis zur Abkochempfehlung im Notfall. Der Versand läuft wie beim Rechnungs-Massenversand: per E-Mail mit Fortschrittsanzeige oder als Sammel-PDF zum Ausdrucken und Kuvertieren. Das neue Modul Rundschreiben findest du in der linken Navigation; es steht Genossenschaften und kommunalen Versorgern gleichermaßen zur Verfügung.

Rundschreiben an die Mitglieder

• Mitteilungen per E-Mail (seriell, mit Statusanzeige je Empfänger) oder per Post (ein Sammel-PDF mit Briefkopf und Anschriftenfeld, ein Brief je Empfänger)
• Fertige Vorlagen für die häufigsten Anlässe: Abkochempfehlung, geplante Abschaltung / Reparatur, Rohrbruch / akute Störung sowie das freie Rundschreiben
• Anrede und Name werden beim Versand je Empfänger automatisch eingesetzt; Testmodus und Brief-Vorschau vor dem Versand

Nur die betroffenen Haushalte informieren

• Betroffenen Netzbereich direkt auf der Landkarte deiner Liegenschaften wählen — per Rechteck- oder Polygon-Werkzeug einen Bereich aufziehen, einzelne Punkte per Klick ergänzen
• Übernommen werden die aktuellen Eigentümer der gewählten Liegenschaften (setzt geokodierte Liegenschaften bzw. verortete Hausanschlüsse voraus)

Verzahnt mit Wasserqualität und Störungen

• Zeigt ein Laborbefund eine Grenzwertüberschreitung, legst du mit einem Klick eine Abkochempfehlung an — Anlass, Messwerte und Probenahmestelle sind bereits eingetragen; ein Dashboard-Warnbanner bleibt bis zur Entwarnung sichtbar
• Ist das Wasser wieder einwandfrei, erzeugt die Entwarnung dasselbe Rundschreiben an denselben Empfängerkreis
• Bei einem Rohrbruch legst du die Ausfall-Info direkt aus dem Störungsjournal an

Notfall erreicht wirklich alle

• Bei Notfall-Arten (Abkochempfehlung, Entwarnung, Rohrbruch / Ausfall) gehen die E-Mails an alle Kontakte mit E-Mail-Adresse — auch ohne ausdrückliche Einwilligung zum „Schriftverkehr per E-Mail" (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO, Schutz lebenswichtiger Interessen)
• Gesperrte Adressen (harte Bounces, Spam-Beschwerden) werden nie angeschrieben, und jeder Versand wird im Zustell-Verlauf protokolliert
• Normale Rundschreiben halten sich weiterhin an die gewohnte Einwilligungspflicht

Dieses Update bringt vor allem das Leitungsnetz groß nach vorne — Quellen überwachen, die Trinkwasser-Beprobung dokumentieren und den Hydrantenplan mit der Feuerwehr teilen. Dazu kommen geplante Zählertausch-Touren fürs Handy und spürbar schnellere Massenvorgänge.

Quellen & Wasserqualität

• Quellschüttung: Schüttungsmengen je Quelle über die Zeit erfassen und als Diagramm verfolgen — mit Trockenheits-Kennzahlen (aktueller Wert, Minimum der letzten 12 Monate, Anteil am Median)
• Wasserproben / TWV-Beprobung: Laborbefunde je Probenahmestelle festhalten, Werte automatisch gegen die Grenzwerte prüfen (Ampel-Bewertung) und den Verlauf je Parameter im Trend-Diagramm sehen
• Grenzwerte pro Genossenschaft anpassbar, CSV-Export und ein fertiger Behördenbericht als PDF

Hydrantenplan für die Feuerwehr

• Öffentlichen Freigabe-Link zum Hydrantenplan erstellen — die Feuerwehr sieht die Hydranten ohne Login, direkt am Handy
• Hydranten-Bauart (Über- / Unterflur) erfassen
• Freigabe-Links jederzeit deaktivierbar, mit Zugriffs-Zähler

Zählertausch-Touren

• Fällige Zähler (nach Ablauf der Nacheichfrist) automatisch finden und zu einer abfahrbaren Route bündeln, ab einem Startpunkt nach kürzestem Weg sortiert
• Tour am Handy abarbeiten: Karte, Navigation zum nächsten Stopp, Zählertausch direkt aus der Tour heraus, QR-Code für den schnellen Einstieg
• Vorab-Info per E-Mail an die betroffenen Mitglieder
• Pauschale für den Zählertausch mit einem Klick als Rechnung erstellen

Schneller bei großen Vorgängen

• Massen-Druck und -Export laufen jetzt im Hintergrund: gebündelte Rechnungs-PDFs, Rechnungen als ZIP, Mahnungen, Zählerstands-Briefe und der komplette Daten-Export blockieren die App nicht mehr — eine Benachrichtigung meldet sich, sobald die Datei fertig zum Download ist

Schnittstelle für Profis — im Pro-Tarif

• Neue REST-Schnittstelle und MCP-Server für eigene Auswertungen, Automatisierung oder den Zugriff durch KI-Assistenten

Datensicherung

• Datenbank-Sicherungen der eigenen Genossenschaft direkt in der App herunterladen

Seit dem letzten Update ist eine Menge dazugekommen — gleich mehrere neue Module und viele Detailverbesserungen. Hier die wichtigsten Neuerungen.

Leitungsnetz & Karte

• Wasserleitungsplan auf einer interaktiven Karte: Hydranten, Schieber, Quellen, Behälter und Leitungen verorten und beschriften
• Mehrere Pläne parallel — ein operativer Hauptplan und ein Planungs-Entwurf, Änderungen zurückspielbar
• Wartungs- und Prüftermine je Anlage, mit Erinnerung an fällige Prüfungen auf dem Dashboard
• Elementliste mit allen Anlagen und Bearbeitung direkt aus der Liste
• Bestehende Pläne importieren (Shapefile / WLK)
• Liegenschaften automatisch auf der Karte verorten (aus dem amtlichen BEV-Adressregister) und Hausanschlüsse den Liegenschaften zuordnen

Störungsjournal

• Rohrbrüche und Störungen erfassen — mit Kartenpin, Ursachenkategorie, Status und Schweregrad
• Reparaturkosten, Wasserverlust und betroffene Anschlüsse dokumentieren, Fotos anhängen
• CSV-Export und PDF-Jahresbericht über alle Ereignisse

Genossenschaft & Schriftführung

• Umschalter zwischen Genossenschaft und reinem Versorger — im Genossenschafts-Modus erscheinen die passenden Felder und Menüs
• Mitglieder mit Status (Interessent / Mitglied / Ausgeschieden), Anteilen, Fläche und Funktionen (Obmann, Stellvertretung, Rechnungsprüfer …)
• Schriftführung: Vorstandssitzungen und Hauptversammlungen planen, Einladungen versenden und Anwesenheit verfolgen, Beschlüsse und Protokolle festhalten, Schriftverkehr archivieren

Zähler & Ablesungen

• Geschätzte Zählerstände für fehlende Ablesungen — überall klar als „geschätzt“ gekennzeichnet
• Automatischer Ausgleich beim nächsten Rechnungslauf: Sobald der echte Stand vorliegt, entsteht eine Nachforderung oder Gutschrift

Rechnungen

• Eigenes Logo und Untertitel im Rechnungs-Briefkopf
• Betreff und Kopfzeile der Rechnungs-Mail frei konfigurierbar
• Rechnungsdatum auch nachträglich änderbar
• Gebündelter Massen-Druck: alle Rechnungen eines Laufs als ein Stapel

Anschriften & Anrede

• Vor- und Nachname, Anrede (Herr / Frau / Familie) und Firma getrennt erfassbar — für die korrekte Anrede und Anschrift in Briefen und Rechnungen

Sicherheit & Zustellung

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für mehr Login-Sicherheit
• E-Mail-Sperrliste: dauerhaft unzustellbare oder abgelehnte Adressen werden automatisch geblockt
• Abmelde-Link in allen E-Mails

Außerdem

• Notiz-Zettel zum Anpinnen wichtiger Hinweise
• Kontextbezogene Hilfe-Links direkt in der App
• Mitglieder direkt aus der Liegenschaft heraus anlegen und bearbeiten

Seit dem Live-Start ist viel dazugekommen. Das ist der komplette Funktionsumfang der aktuellen Version — von der Mitgliederverwaltung bis zum Jahresabschluss.

Mitglieder & Objekte

• Mitglieder-/Kundenverwaltung mit individuellen Beitrags-Sonderkonditionen
• Objekte/Liegenschaften mit Eigentümer-Historie — auch mehrere Eigentümer gleichzeitig (Ehepaare, Erbengemeinschaften)
• Kundenauswertung über alle Mitglieder
• Stammdaten-Import aus CSV/Excel mit komfortabler Spalten-Zuordnung

Wasserzähler & Ablesungen

• Haupt- und Subzähler, Zählertausch mit Plausibilitäts-Warnungen
• Ablesungen manuell erfassen oder per Import-Assistent einlesen
• Frei wählbare Abrechnungsperioden (z. B. Juni–Juni statt Kalenderjahr)

Rechnungen

• Tarife mit Grundgebühr, Zusatzgebühr und Preis pro m³
• Massen-Rechnungslauf für die ganze Genossenschaft — oder einzelne Rechnungen
• PDF-Rechnungen mit eigenem Genossenschafts-Briefkopf, Versand per E-Mail
• „Rechnung per E-Mail“: Mitglieder können sich per QR-Code/Link selbst dafür anmelden
• Sortier- und filterbare Rechnungsübersicht

Mahnwesen

• Mehrstufiges Mahnwesen mit konfigurierbaren Mahnstufen, Fristen und Gebühren
• Mahnlauf über alle offenen Rechnungen

Buchhaltung

• Einnahmen-/Ausgaben-Konten, Buchungen und Umbuchungen
• Mehrere Bankkonten und offene Posten
• Projekte als Kostenstellen
• Buchungsjahre mit Jahresabschluss
• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Jahresbericht
• USt-Voranmeldung für umsatzsteuerpflichtige Jahre
• Bankauszug-Import (CAMT / MT940) mit automatischen Zuordnungsvorschlägen

Benutzer & Rechte

• Granulares Rollen- und Rechte-System — Zugriff pro Bereich (Stammdaten, Zähler, Buchhaltung, Rechnungen, Mahnwesen, Auswertungen, Verwaltung) steuerbar

Selbstverwaltung & Komfort

• Self-Service-Portal: Mitglieder melden ihren Zählerstand selbst
• Benachrichtigungen direkt in der App
• Schnellsuche und geführte Einführungs-Touren
• Vollständiger Daten-Export und -Import als Backup
• E-Mail-Versand wahlweise über den eigenen SMTP-Server, das quellstube-Relay oder einen eigenen Postmark-Account — inklusive Zustellungs-Tracking

Abo & Hosting

• Multi-Tenant: eigene Subdomain je Genossenschaft, vollständig getrennte Daten
• Self-Service-Registrierung mit kostenloser Trial-Phase
• Stripe-Abrechnung (monatlich oder jährlich, Tarife klein & gross), Verwaltung über das Stripe-Kundenportal
• DSGVO-konformes Hosting in Österreich (Hetzner)

Erste oeffentliche Version von quellstube.

• Multi-Tenant SaaS mit kostenfreier Trial-Phase
• Stripe-Abrechnung (monatlich oder jaehrlich, klein & gross)
• Self-Service-Registrierung mit E-Mail-Bestaetigung
• Schema-per-Tenant in Postgres mit automatischem Provisioning
• Buchhaltung, Rechnungen, Mahnwesen, Wasserzaehler-Verwaltung
• DSGVO-Hosting in Oesterreich (Hetzner)