Dokumente

Die Seite Dokumente in der Seitenleiste zeigt alle Dateien, die deine Genossenschaft aufbewahren muss — an einer Stelle und unabhängig davon, in welchem Bereich sie entstanden sind:

• Belege — Rechnungen von Lieferanten, Kassenbons, Kontoauszüge, Fotos (Belegablage)
• Ausgangsrechnungen — deine Rechnungen und Gutschriften, so wie sie versendet wurden (PDF, Word, E-Rechnungs-XML)
• Mahnungen — die versendeten Mahnschreiben
• Schriftführung — Protokolle der Sitzungen und der Schriftverkehr (nur bei Wassergenossenschaften)

Jede Datei bleibt genau so, wie sie abgelegt wurde. quellstube merkt sich ihre Prüfsumme (SHA-256) und protokolliert jede Aktion. Bearbeitet werden die Dokumente weiter in ihrem Bereich — die Seite Dokumente ist die Übersicht zum Suchen, Filtern und Herunterladen.

Wer sieht was

Du siehst nur die Bereiche, für die deine Rolle ein Recht hat:

Bereich	nötiges Recht
Belege	Buchhaltung
Ausgangsrechnungen	Rechnungen / OP
Mahnungen	Mahnwesen
Schriftführung	Schriftführung

Administratoren sehen alles. Wer keinen dieser Bereiche hat, sieht die Seite gar nicht. Einen Download-Link zu einem Dokument aus einem fremden Bereich kann man nicht öffnen.

Was automatisch abgelegt wird

• Rechnungen: sobald eine Rechnung nicht mehr Entwurf ist — beim Versand per E-Mail genau die versendete Fassung, beim Post-Versand das gedruckte PDF, bei Behörden das XML. Entwürfe werden nicht abgelegt; ihr Ausdruck geht nur an deinen Browser.
• Mahnungen: beim Versand bzw. beim Markieren als „per Post versendet“.
• Protokolle: beim Abschließen (das erzeugte PDF) oder beim Hochladen eines fertigen Protokolls.
• Schriftverkehr: beim Hochladen unter Schriftführung → Archiv (PDF, Fotos, Word, Excel, OpenOffice/LibreOffice, Markdown oder Text).

Auf der Seite einer Rechnung zeigt die Karte Archiv alle abgelegten Fassungen mit Datum und Prüfsumme. Fehlte einmal die Archivdatei, erzeugt quellstube sie neu — diese Fassung ist dann als neu erzeugt markiert, denn sie ist nicht das Original (Stammdaten können sich inzwischen geändert haben).

Aufbewahrungsfristen

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, zu dem das Dokument gehört (Rechnungs-, Mahn-, Beleg- oder Dokumentdatum).

Dokument	Österreich	Deutschland
Belege und Ausgangsrechnungen	7 Jahre	8 Jahre
Mahnungen und Schriftverkehr (Geschäftsbriefe)	7 Jahre	6 Jahre
Protokolle und Beschlüsse	dauerhaft	dauerhaft

Die Angaben sind eine Orientierung, keine Rechtsberatung: Längere Fristen gelten u. a. bei offenen Verfahren, für Unterlagen zu Grundstücken (AT 22 Jahre) oder nach den Vorgaben einer Förderung. Im Zweifel frag deinen Steuerberater.

Mit dem Filter Aufbewahrung findest du Dokumente, deren Frist abgelaufen ist, und alles, was dauerhaft aufbewahrt wird.

Was sich löschen lässt

• Belege: wie in der Belegablage beschrieben — nur, was nie gebucht oder abgelegt war, sonst erst nach Ablauf der Frist durch Administratoren.
• Ausgangsrechnungen und Mahnungen: nicht. Sie entstehen beim Versand und gehören zum Vorgang.
• Schriftverkehr: am Tag des Hochladens (Fehlablage) durch die Person, die ihn hochgeladen hat, oder einen Administrator; danach erst nach Ablauf der Frist durch Administratoren.
• Protokolle: nie. Eine Sitzung mit abgeschlossenem Protokoll lässt sich nicht mehr löschen — Protokoll und Beschlüsse bleiben erhalten.

Dokumentenspeicher

Jede Genossenschaft hat einen Dokumentenspeicher: 2 GB im Tarif Basis, 10 GB im Tarif Pro. Dazu zählt alles, was ihr dauerhaft ablegt: Belege, Ausgangsrechnungen, Mahnungen, Protokolle, Schriftverkehr und die Fotos aus Leitungsnetz und Störungsjournal. Nicht dazu zählen die Datensicherungen und vorübergehende Dateien.

Ist der Speicher voll, sind nur Uploads gesperrt (Belege, Schriftverkehr, Protokolle, Fotos). Rechnungen, Mahnungen und Protokolle, die quellstube selbst erzeugt, entstehen weiter — der Versand scheitert nie am Speicher.

Speicherübersicht für Administratoren

Unter Dokumente → Speicher** sehen Administratoren:

• wie viel vom Dokumentenspeicher belegt ist, je Bereich und je Jahr,
• die größten Dateien,
• die Datensicherungen und vorübergehende Dateien (Sammel-PDFs, Auftragsergebnisse, entpackte Importe) — außerhalb des Kontingents; Aufräumen löscht vorübergehende Dateien, die älter als einen Tag sind,
• eine Prüfung: Dokumente ohne Datei (z. B. nach einem Import ohne Dateien) und Dateien ohne Eintrag — meist Entwurfsausdrucke oder ältere Fassungen aus der Zeit vor der Dokumentenübersicht. Sie lassen sich herunterladen und werden nie automatisch gelöscht.

Sichern und exportieren

Der Export unter Verwaltung → Daten-Export/Import enthält alle Dokumente samt Originaldateien (Option PDF-Anhänge und Belegdateien mit-exportieren eingeschaltet lassen). Lade ihn zum Jahresabschluss und vor einer Kündigung herunter und bewahre ihn an einem zweiten Ort auf — die Aufbewahrungspflicht liegt bei deiner Genossenschaft.