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Erste Schritte

Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch die Inbetriebnahme. Die Reihenfolge ist bewusst gewählt — jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Wer einen Schritt überspringt, stolpert spätestens beim Rechnungslauf.

Schritt 1 — Anmelden

Nach der Registrierung auf quellstube.at bekommst du eine eigene Subdomain in der Form <deine-genossenschaft>.quellstube.at. Dort meldest du dich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort an, die du bei der Registrierung gewählt hast.

Tipp: Lesezeichen setzen — die Subdomain ist dein dauerhafter Einstiegspunkt.

Schritt 2 — Kontaktdaten der Genossenschaft hinterlegen

Verwaltung → Einstellungen → Tab "Kontaktdaten"

Hier trägst du ein, was später auf Rechnungen, Mahnungen und in E-Mails erscheint:

  • Name der Genossenschaft
  • Adresse (mehrzeilig)
  • IBAN und BIC für Zahlungseingänge
  • E-Mail und Telefon

Im Tab "E-Mail" legst du fest, wie ausgehende E-Mails versendet werden — siehe Einstellungen. In der SaaS-Variante ist standardmäßig der Plattform-Versand aktiv, du musst hier nichts tun.

Im Tab "Briefe/Rechnungen" kannst du eine Ansprechpartner-Zeile (z. B. Obmann/Kassier mit Telefon) hinterlegen, die im Rechnungs-Adressblock rechts erscheint.

Schritt 3 — Stammdaten anlegen oder importieren

Stammdaten sind die Basis für alles: Wer (Kontakte) besitzt was (Objekte), an dem welche Zähler hängen. Reihenfolge ist wichtig, weil jeder Schritt den vorherigen referenziert:

  1. Kontakte — Stammdaten → Kontakte → Neu. Jeder Kontakt ist Kunde, Lieferant oder beides (Kontakttyp-Checkboxen). Pflicht sind Kontakttyp, Name und Adresse.
  2. Objekte (Liegenschaften) — Stammdaten → Objekte → Neu. Pro Objekt: Bezeichnung, Adresse, Objekttyp (Haus / Garten / Sonstiges, Pflicht) und aktueller Besitzer (Kontakt).
  3. Zähler — Zähler → Zähler → Neu. Pro Zähler: Nummer, Objekt, Eichjahr, Anfangsstand, Zählertyp (Haupt-/Subzähler).

Hast du die Daten schon in Excel oder einem Vorgängersystem? Dann tipp sie nicht ab — importier sie. quellstube kennt sechs Import-Wege (kombiniert oder einzeln je Datentyp), alle nach demselben Prinzip: hochladen, in der Vorschau prüfen, importieren.

📥 Lies dazu die Anleitung Daten importieren. Sie erklärt, welcher Import wann der richtige ist und wie er Schritt für Schritt funktioniert. Für den Erststart aus einer großen Tabelle ist der kombinierte Stammdaten-Import meist der schnellste Weg. Reihenfolge bei einzelnen Importen: zuerst Kontakte, dann Objekte (referenzieren Kontakte), dann Zähler (referenzieren Objekte).

Schritt 4 — Buchungsjahr, Periode, Bankkonten, Kontenplan

Bevor du buchen oder Rechnungen schreiben kannst, brauchst du das Buchhaltungs-Gerüst. Empfohlene Reihenfolge:

4a) Buchungsjahr — mit oder ohne USt?

Stammdaten → Buchungsjahre → Neu

Ein Buchungsjahr ist ein Kalenderjahr für die Buchhaltung. Beim Anlegen entscheidest du:

  • Umsatzsteuerpflichtig (Häkchen) — aktivieren, wenn die Genossenschaft umsatzsteuerpflichtig ist. Damit erscheinen USt-Felder auf Rechnungen (Wasser-Standard: 10 %) und im Menü die USt-Voranmeldung (unter Auswertungen).
  • Kleinere Genossenschaften unter der Kleinunternehmer-Grenze lassen das Häkchen weg — das ist der Default und für die meisten WGs richtig. Im Zweifel mit der Steuerberatung absprechen.

Das Flag gilt pro Jahr — du kannst also ab einem bestimmten Jahr USt-pflichtig werden, ohne alte Jahre zu ändern.

4b) Abrechnungsperiode

Stammdaten → Abrechnungsperioden → Neu

Die Abrechnungsperiode ist der Zeitraum, für den der Wasserverbrauch abgerechnet wird (z. B. „2025/26" von 01.10.2025 bis 30.09.2026). Sie ist getrennt vom Buchungsjahr, weil viele Genossenschaften nicht zum Kalenderjahr ablesen.

  • Eindeutiger Name (z. B. 2025/26)
  • Start- und Enddatum
  • Perioden müssen lückenlos aneinander anschließen und dürfen sich nicht überschneiden
  • Das Häkchen Aktiv setzen markiert die laufende Periode — sie bestimmt, welche Ablesungen das Dashboard und der Rechnungslauf als „aktuell" sehen

4c) Bankkonten

Buchhaltung → Bankkonten

Trage hier eure realen Bankkonten ein (IBAN, Eröffnungssaldo, optional ein Font-Awesome-Icon). Eines davon markierst du als Standard — bei „Rechnung als bezahlt markieren" wird die automatisch erzeugte Buchung dort gebucht.

4d) Kontenplan

Buchhaltung → Kontenplan

Lege die Einnahme- und Ausgabe-Konten an, gegen die du buchen willst — typischerweise Wassergebühren, Anschlussgebühren (Einnahmen) und Wartung, Versicherung, Strom (Ausgaben). Jedes Konto hat optional einen 3-stelligen Code für die Sortierung im Jahresbericht.

Schritt 5 — Erste Buchungen oder erste Zählerstände

Jetzt kannst du loslegen — die beiden Stränge sind unabhängig voneinander:

  • Buchungen (Buchhaltung → Buchungen → Neu) — Einnahmen und Ausgaben gegen die Bankkonten und den Kontenplan buchen. Positive Beträge = Einnahmen, negative = Ausgaben.
  • Zählerstände (Zähler → Zählerablesungen) — pro Zähler eine Ablesung pro Periode. Für die Jahres-Ablesung gibt es eine Bulk-Eingabe-Maske mit allen Zählern in einer Tabelle, und für Importe aus Funkablese-Software oder Excel den CSV-Import.

In der SaaS-Variante können Mitglieder ihre Zählerstände auch selbst online erfassen — du erzeugst pro Periode einen Zugangscode pro Mitglied und schickst ihn aus.

Schritt 6 — Tarife anlegen

Rechnungen / OP → Tarife → Neu

Erst jetzt brauchst du den Tarif — er wird im Rechnungslauf angewendet:

  • Grundgebühr pro Objekt und Jahr
  • Zusatzgebühr (optional, z. B. Zählermiete)
  • Verbrauchspreis pro m³
  • Gültigkeitszeitraum (Jahresbereich)

Lege für jedes neue Jahr einen neuen Tarif an, statt den alten zu überschreiben — so bleiben alte Rechnungen reproduzierbar.

Schritt 7 — Rechnungslauf starten

Rechnungen / OP → Rechnungsläufe → Neuer Rechnungslauf

Sobald Tarif, Zählerablesungen und Stammdaten stehen, erzeugt der Rechnungslauf pro Objekt eine Rechnung mit Grundgebühr, Zusatzgebühr und Verbrauch. Details und Voraussetzungen: Rechnungen & Tarife.

Was kommt danach?

  • Rechnungen versenden — per E-Mail oder als PDF/DOCX zum Drucken
  • Zahlungen erfassen — „als bezahlt markieren" legt automatisch eine Buchung an
  • Mahnvorlage anlegen — danach läuft das Mahnwesen stufenweise
  • Jahresabschluss — Buchungsjahr schließen, Buchungen sperren, Saldo-Snapshot