Erste Schritte
Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch die Inbetriebnahme eines leeren Mandanten. Die Reihenfolge ist bewusst gewählt — jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Wer einen Schritt überspringt, stolpert spätestens beim Rechnungslauf.
Die Checkliste in der App
Dieselbe Reihenfolge gibt es auch direkt in quellstube: Der Knopf „Erste Schritte" oben rechts (und dauerhaft unter Verwaltung → Erste Schritte) öffnet eine Checkliste mit allen Schritten.
- Sie erkennt automatisch, was schon angelegt ist, und hebt den nächsten Schritt hervor. Am Dashboard zeigt eine Karte den Fortschritt.
- Jeder Schritt öffnet die passende Eingabemaske direkt — Buchungsjahr, Bankkonto, Konto, Projekt und Tarif legst du im Dialog an, ohne die Seite zu verlassen.
- Für den Kontenplan gibt es Beispielkonten zum Übernehmen per Klick (siehe Kontenplan), für die Projekte einen Vorschlag wie „Wasserzins 2026".
- Hinweise machen auf typische Stolpersteine aufmerksam: Tarifpositionen ohne Konto, Liegenschaften ohne Eigentümer, Zähler ohne Anfangsstand.
Ist alles eingerichtet (bzw. der erste Rechnungslauf durch), verschwinden Knopf und Dashboard-Karte von selbst. Du kannst beides auch vorher ausblenden — die Checkliste bleibt unter Verwaltung → Erste Schritte erreichbar.
So hängt alles zusammen
Bevor es losgeht, lohnt ein Blick auf das große Ganze — wer die Zusammenhänge kennt, versteht auch, warum die Reihenfolge so ist:
- Kontakt ⇄ Liegenschaft: Ein Kontakt ist Eigentümer einer oder mehrerer Liegenschaften — mit Zeitraum, damit ein Eigentümerwechsel nachvollziehbar bleibt.
- Liegenschaft → Zähler: Zähler gehören zur Liegenschaft, nicht zur Person. Wechselt der Eigentümer, bleiben die Zähler, wo sie sind.
- Zähler → Ablesung: Je Abrechnungsperiode wird jeder Zähler einmal abgelesen. Der Verbrauch ist die Differenz zum vorherigen Stand bzw. zum Anfangsstand.
- Rechnungslauf → Rechnung: Ein Rechnungslauf nimmt Abrechnungsperiode und Tarif (optional ein Projekt) und erzeugt je Liegenschaft eine Rechnung an den aktuellen Eigentümer. Das Konto jeder Rechnungsposition kommt aus dem Tarif.
- Rechnung → Buchung: Beim Versenden entsteht ein offener Posten. Die Zahlung wird als Buchung verbucht — auf dem Konto aus dem Tarif, dem Bank- oder Kassakonto und im offenen Buchungsjahr.
Buchungsjahr ≠ Abrechnungsperiode: Das Buchungsjahr gehört zur Buchhaltung (Kalenderjahr, Umsatzsteuer, Jahresabschluss), die Abrechnungsperiode gruppiert Ablesungen und Rechnungsläufe (z. B. Juni–Juni). Beide hängen nur über das Datum zusammen.
Schritt 1 — Anmelden
Nach der Registrierung auf quellstube.at bekommst du eine eigene Subdomain in der Form <deine-genossenschaft>.quellstube.at. Dort meldest du dich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort an, die du bei der Registrierung gewählt hast.
Tipp: Lesezeichen setzen — die Subdomain ist dein dauerhafter Einstiegspunkt.
Schritt 2 — Organisation: Kontaktdaten und Bankverbindung
Verwaltung → Einstellungen → Tab "Kontaktdaten" (das Land deines Mandanten — Österreich oder Deutschland — stellst du vorher im Tab "Mandant" ein: es bestimmt Steuersätze, Nacheichfrist, Karten und Fachbegriffe)
Hier trägst du ein, was später auf Rechnungen, Mahnungen und in E-Mails erscheint:
- Name der Genossenschaft
- Adresse (mehrzeilig)
- IBAN und BIC für Zahlungseingänge — sie stehen auf jeder Rechnung und im Zahlungs-QR-Code
- E-Mail und Telefon
Im Tab "E-Mail" legst du fest, wie ausgehende E-Mails versendet werden — siehe Einstellungen. Mit einem Abo läuft der Versand in der SaaS-Variante über die Plattform, du musst nichts tun. Während der Testphase ist der Plattform-Versand gesperrt; wer schon dann E-Mails verschicken will, hinterlegt einen eigenen SMTP-Server. Ohne E-Mail-Versand werden Rechnungen einfach gedruckt — dieser Schritt ist optional.
Im Tab "Briefe/Rechnungen" kannst du eine Ansprechpartner-Zeile (z. B. Obmann/Kassier mit Telefon) hinterlegen, die im Rechnungs-Adressblock rechts erscheint.
Schritt 3 — Buchhaltung: Buchungsjahr, Periode, Geldkonten, Kontenplan
Bevor du buchen oder Rechnungen schreiben kannst, brauchst du das Buchhaltungs-Gerüst. Ohne offenes Buchungsjahr lassen sich weder Rechnungsläufe noch Zahlungen oder Buchungen erfassen. Empfohlene Reihenfolge:
3a) Buchungsjahr — mit oder ohne USt?
Stammdaten → Buchungsjahre → Neu
Ein Buchungsjahr ist ein Kalenderjahr für die Buchhaltung. Beim Anlegen entscheidest du:
- Umsatzsteuerpflichtig (Häkchen) — aktivieren, wenn die Genossenschaft umsatzsteuerpflichtig ist. Damit erscheinen USt-Felder auf Rechnungen (Wasser-Standard: 10 %) und im Menü die USt-Voranmeldung (unter Auswertungen).
- Kleinere Genossenschaften unter der Kleinunternehmer-Grenze lassen das Häkchen weg — das ist der Default und für die meisten WGs richtig. Im Zweifel mit der Steuerberatung absprechen.
Das Flag gilt pro Jahr — du kannst also ab einem bestimmten Jahr USt-pflichtig werden, ohne alte Jahre zu ändern.
3b) Abrechnungsperiode
Stammdaten → Abrechnungsperioden
Die Abrechnungsperiode ist der Zeitraum, für den der Wasserverbrauch abgerechnet wird (z. B. „2025/26" von 01.10.2025 bis 30.09.2026). Sie ist getrennt vom Buchungsjahr, weil viele Genossenschaften nicht zum Kalenderjahr ablesen. Ein neuer Mandant hat bereits eine aktive Periode für das laufende Kalenderjahr — prüfe sie und passe sie an, wenn ihr anders ablest.
- Eindeutiger Name (z. B.
2025/26) - Start- und Enddatum
- Perioden müssen lückenlos aneinander anschließen und dürfen sich nicht überschneiden
- Das Häkchen Aktiv setzen markiert die laufende Periode — sie bestimmt, welche Ablesungen das Dashboard und der Rechnungslauf als „aktuell" sehen
3c) Bank & Kassa
Buchhaltung → Bank & Kassa
Trage hier eure realen Geldkonten ein (IBAN, Eröffnungssaldo, optional ein Font-Awesome-Icon). Eines davon markierst du als Standard — bei „Rechnung als bezahlt markieren" wird die automatisch erzeugte Buchung dort gebucht.
Wenn ihr (auch) bar abrechnet, legt ihr hier zusätzlich ein Konto der Kontoart Kassa an — Barzahlungen buchst du dann dagegen, und Bargeld, das ihr zur Bank bringt, erfasst ihr als Umbuchung Kassa → Bankkonto. Details unter Bar abrechnen.
3d) Kontenplan
Buchhaltung → weitere → Kontenplan
Lege die Einnahme- und Ausgabe-Konten an, gegen die du buchen willst. Jedes Konto hat optional ein 3-stelliges Kürzel für die Sortierung im Jahresbericht. Ob ein Konto Einnahmen oder Ausgaben sammelt, ergibt sich aus den Buchungen (positiv = Einnahme, negativ = Ausgabe) — die Art schreibst du am besten in die Beschreibung.
Die Checkliste in der App schlägt diese Beispielkonten vor; Kürzel und Namen kannst du vor dem Übernehmen ändern:
| Kürzel | Konto | Art | Wofür |
|---|---|---|---|
| 100 | Wasserzins (in Deutschland: Wassergeld) | Einnahme | Wasserverbrauch und Grundgebühr laut Tarif |
| 110 | Anschlussgebühr | Einnahme | Einmalige Gebühr für Neuanschlüsse |
| 200 | Büromaterial | Ausgabe | Papier, Druckerpatronen, Kuverts |
| 210 | Instandhaltung | Ausgabe | Reparaturen an Leitungen, Quellen und Behältern |
| 220 | Postgebühren | Ausgabe | Porto für Rechnungen, Mahnungen und Rundschreiben |
| 230 | Wasseruntersuchungen | Ausgabe | Laborkosten für Trinkwasserproben |
Zusätzlich angeboten (nicht vorausgewählt): Mitgliedsbeiträge (nur Genossenschaften), Bankspesen, Strom (Pumpen), Versicherungen.
3e) Projekte (optional)
Buchhaltung → weitere → Projekte
Projekte sind Kostenstellen: Sie fassen Rechnungen und Buchungen zusammen — etwa alle Rechnungen eines Rechnungslaufs („Wasserzins 2026") oder eine Leitungssanierung. Ein Projekt wählst du später beim Rechnungslauf aus; es landet dann auf allen Positionen.
Schritt 4 — Tarif anlegen
Rechnungen / OP → Tarife → Neu
Der Tarif wird im Rechnungslauf angewendet und besteht aus Positionen:
- Verbrauchspreis pro m³ (Pflicht)
- Grundgebühr pro Objekt und Jahr
- Zusatzgebühr (optional, z. B. Zählermiete) und, wenn nötig, weitere Positionen wie der deutsche Wassercent — siehe Tarife
- Gültigkeitszeitraum (Jahresbereich)
Ordne jeder Position ein Konto zu (z. B. Verbrauch und Grundgebühr → „100 Wasserzins"). Dann bucht quellstube Zahlungen später ohne Rückfrage auf das richtige Konto; fehlt das Konto, fragt der Bezahlt-Dialog danach.
Lege für jedes neue Jahr einen neuen Tarif an, statt den alten zu überschreiben — so bleiben alte Rechnungen reproduzierbar.
Schritt 5 — Stammdaten anlegen oder importieren
Stammdaten sind die Basis für die Abrechnung: Wer (Kontakte) besitzt was (Liegenschaften), an dem welche Zähler hängen. Die Reihenfolge ist wichtig, weil jeder Schritt den vorherigen referenziert:
- Kontakte — Stammdaten → Kontakte → Neu. Jeder Kontakt ist Kunde, Lieferant oder beides (Kontakttyp-Checkboxen). Pflicht sind Kontakttyp, Name und Adresse.
- Objekte (Liegenschaften) — Stammdaten → Objekte → Neu. Pro Objekt: Bezeichnung, Adresse, Objekttyp (
Haus/Garten/Sonstiges, Pflicht) und aktueller Eigentümer (Kontakt). Eine Liegenschaft ohne Eigentümer überspringt der Rechnungslauf. - Zähler — Zähler → Zähler → Neu. Pro Zähler: Nummer, Objekt, Eichjahr, Anfangsstand, Zählertyp (Haupt-/Subzähler). Ohne Anfangsstand ergibt die erste Ablesung keinen Verbrauch.
Hast du die Daten schon in Excel oder einem Vorgängersystem? Dann tipp sie nicht ab — importier sie. quellstube kennt sechs Import-Wege (kombiniert oder einzeln je Datentyp), alle nach demselben Prinzip: hochladen, in der Vorschau prüfen, importieren.
📥 Lies dazu die Anleitung Daten importieren. Sie erklärt, welcher Import wann der richtige ist und wie er Schritt für Schritt funktioniert. Für den Erststart aus einer großen Tabelle ist der kombinierte Stammdaten-Import meist der schnellste Weg. Reihenfolge bei einzelnen Importen: zuerst Kontakte, dann Objekte (referenzieren Kontakte), dann Zähler (referenzieren Objekte).
Schritt 6 — Zählerstände erfassen
Zähler → Zählerablesungen
Pro Zähler eine Ablesung pro Periode. Für die Jahres-Ablesung gibt es eine Bulk-Eingabe-Maske mit allen Zählern in einer Tabelle, und für Importe aus Funkablese-Software oder Excel den CSV-Import.
In der SaaS-Variante können Mitglieder ihre Zählerstände auch selbst online erfassen — du erzeugst pro Periode einen Zugangscode pro Mitglied und schickst ihn aus.
Unabhängig davon kannst du jederzeit Buchungen erfassen (Buchhaltung → Buchungen → Neu) — Einnahmen und Ausgaben gegen die Geldkonten und den Kontenplan. Positive Beträge = Einnahmen, negative = Ausgaben.
Schritt 7 — Rechnungslauf starten
Rechnungen / OP → Rechnungsläufe → Neuer Rechnungslauf
Sobald Tarif, Zählerablesungen und Stammdaten stehen, erzeugt der Rechnungslauf pro Liegenschaft eine Rechnung an den aktuellen Eigentümer — mit Verbrauch, Grundgebühr und Zusatzgebühr, kontiert nach dem Tarif und optional einem Projekt. Details und Voraussetzungen: Rechnungen & Tarife.
Was kommt danach?
- Rechnungen versenden — per E-Mail oder als PDF/DOCX zum Drucken; mit dem Versand entsteht der offene Posten
- Zahlungen erfassen — „als bezahlt markieren" oder der Bank-Import legen automatisch die Buchung an
- Mahnvorlage anlegen — danach läuft das Mahnwesen stufenweise
- Jahresabschluss — Buchungsjahr schließen, Buchungen sperren, Saldo-Snapshot