Docs · Rechnungen & Tarife

Rechnungen & Tarife

Rechnungen ergeben sich aus Tarif × Verbrauch + Grund-/Zusatzgebühr. quellstube erzeugt sie entweder einzeln für Sonderfälle oder im Rechnungslauf für alle Liegenschaften einer Abrechnungsperiode gleichzeitig.

Tarife pflegen

Rechnungen / OP → Tarife

Ein Tarif gilt für einen Jahresbereich (z. B. 2025 bis offen) und enthält:

  • Grundgebühr pro Rechnung (optional; eigenes Label möglich, z. B. „Bereitstellungsgebühr")
  • Zusatzgebühr (optional, z. B. Zählermiete; ebenfalls mit eigenem Label)
  • Verbrauchspreis pro m³
  • je Gebührenart ein Buchungskonto (optional, siehe unten)

Buchungskonten am Tarif: Für Grundgebühr, Zusatzgebühr und Verbrauchspreis lässt sich jeweils ein eigenes Konto aus dem Kontenplan hinterlegen. Der Rechnungslauf schreibt es auf die erzeugten Positionen — beim Bezahlen weiß quellstube dann ohne Nachfrage, wohin gebucht wird. Sind die Konten verschieden (z. B. Wasserumsatz vs. Bereitstellungsgebühren), entsteht automatisch eine Sammelbuchung mit einer Zeile je Konto; läuft alles auf dasselbe Konto, wird es eine ganz normale Einzelbuchung. Lässt du die Konten leer, funktioniert alles wie bisher — quellstube fragt das Konto dann beim Bezahlt-Setzen ab.

Wechselst du in ein neues Jahr, lege einen neuen Tarif an, statt den alten zu überschreiben — so bleiben alte Rechnungen reproduzierbar. Der Rechnungslauf speichert zusätzlich eine Kopie des verwendeten Tarifs, sodass eine spätere Tarifänderung einen bereits gelaufenen Lauf nicht rückwirkend verändert.

Abweichende Gebühren pro Kontakt oder Objekt: Grund- und Zusatzgebühr lassen sich direkt am Kontakt oder an der Liegenschaft überschreiben. Die Priorität beim Rechnungslauf ist Objekt → Kontakt → Tarif — der erste hinterlegte Wert gewinnt (auch der Wert 0 gilt und erzeugt eine Position mit Betrag 0).

Einzelne Rechnung erstellen

Rechnungen / OP → Rechnung erstellen

Für Sonderfälle: Kontakt wählen, Rechnungsdatum/Fälligkeit setzen und Positionen manuell zusammenstellen. Je Zeile stehen drei Positionstypen zur Auswahl:

  • Tarif-Paket — zieht Grundgebühr + Verbrauch aus einem gewählten Tarif
  • Wasserzeile — freie Menge (m³) × Preis
  • Freie Position — beliebiger Text, Menge, Einheit, Einzelpreis

Unter jeder Position steht eine Zeile Kontierung mit Konto und Projekt. Damit lässt sich eine Rechnung auf mehrere Konten und Projekte aufteilen — beim Bezahlen entsteht daraus automatisch eine Sammelbuchung mit einer Zeile je Kombination. Beim Tarif-Paket steht dort „– laut Tarif –": die drei erzeugten Positionen übernehmen dann die am Tarif hinterlegten Konten. Wählst du hier trotzdem ein Konto, überschreibt es alle drei.

Sinnvoll für nicht-periodische Rechnungen (Anschlussgebühr, Gutschrift, Sonderposten etc.). Die Rechnung entsteht immer als Entwurf und ist ohne Objektbezug (im Gegensatz zum Rechnungslauf).

Rechnungslauf

Rechnungen / OP → Rechnungsläufe → Neuer Rechnungslauf

Du wählst Abrechnungsperiode, Tarif, Zahlungsziel (Tage), die Sortierreihenfolge (bestimmt die Reihenfolge der vergebenen Rechnungsnummern) und optional ein Projekt für den gesamten Lauf (z. B. „Wasserzins 2026") — es wird auf alle Positionen aller Rechnungen dieses Laufs gesetzt. quellstube geht dann alle Liegenschaften mit aktivem Besitzer und einer Ablesung in der Periode durch und erstellt pro Objekt eine Rechnung mit:

  • Grundgebühr (aus Tarif oder Objekt-/Kontakt-Override, siehe Tarife)
  • Zusatzgebühr
  • Verbrauch in m³ × Verbrauchspreis
  • Ggf. USt (nur wenn das betroffene Buchungsjahr USt-pflichtig ist)
  • Ggf. offene Schätz-Korrekturen des Kontakts (Gutschrift/Nachforderung)

Die Rechnungen entstehen als Entwürfe. Die Dokumente (PDF/DOCX) werden erst beim Herunterladen oder Versenden erzeugt, nicht schon im Lauf.

Duplikat-Schutz: Wenn für eine Liegenschaft + Abrechnungsperiode bereits eine Rechnung existiert, wird sie übersprungen — du kannst denselben Lauf gefahrlos zweimal starten.

Voraussetzungen (sonst wird das Objekt übersprungen):

  • Ein Tarif ist ausgewählt (existiert für die Periode noch keiner: zuerst unter Tarife anlegen)
  • Pro Zähler liegt eine Ablesung in der Abrechnungsperiode vor
  • Die Liegenschaft hat einen aktiven Besitzer

Der Lauf-Bericht zeigt, wie viele Rechnungen erstellt und wie viele übersprungen wurden, listet alle erstellten Rechnungen mit Versand-/Zahlstatus und lässt sich als Excel-Übersicht (Deckblatt + Rechnungstabelle) exportieren. Objekte werden übersprungen, weil kein aktiver Besitzer existiert oder bereits eine Rechnung für die Periode vorliegt.

Schätz-Korrekturen

Rechnungen / OP → Korrekturen

Wird eine bereits abgerechnete geschätzte Ablesung später durch einen echten Zählerstand ersetzt, entsteht ein vorzeichenbehafteter Korrekturposten:

  • Nachforderung (echter Verbrauch war höher als geschätzt)
  • Gutschrift (echter Verbrauch war niedriger)

Diese offenen Posten werden automatisch beim nächsten Rechnungslauf des Kontakts eingezogen (pro Kontakt in eine Rechnung). Eine Gutschrift wird nur bis zum Rechnungsbetrag 0 verrechnet; ein Rest wandert auf die nächste Rechnung. Die Übersicht ist eine reine Transparenz-Ansicht — der Einzug passiert von selbst.

Rechnungs-Status

Jede Rechnung durchläuft folgende Status:

  1. Entwurf — gerade erstellt, noch nicht versendet; nur Entwürfe lassen sich bearbeiten oder löschen
  2. Versendet — als E-Mail oder per Post raus (legt einen Offenen Posten an)
  3. Bezahlt — Zahlung erhalten (legt automatisch eine Buchung im Standard-Bankkonto an)
  4. Storniert oder Guthaben — bei Korrekturen bzw. Überzahlung (siehe Stornieren & Gutschrift)

Der Statuswechsel folgt festen Regeln: Ein Entwurf muss zuerst versendet werden, bevor er als bezahlt/Guthaben markiert werden kann, und wird nicht storniert, sondern gelöscht. Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr auf „Entwurf" zurücksetzen, eine stornierte nicht wieder aktivieren. Teilzahlungen (über Offene Posten) halten die Rechnung auf „Versendet", eine Überzahlung setzt sie auf „Guthaben".

Stornieren & Storno-Rechnung (Gutschrift)

Eine ausgestellte Rechnung darf nicht gelöscht oder nachträglich geändert werden — beim Stornieren bleibt sie deshalb unverändert stehen und bekommt nur den Status Storniert. Setzt du eine versendete oder bezahlte Rechnung auf „Storniert", fragt quellstube in einem Dialog nach:

  • Storno-Grund — erscheint auf dem Beleg und als Grund bei den Storno-Buchungen
  • Storno-Rechnung (Gutschrift) erstellen — standardmäßig aktiv

Was dabei passiert:

  1. Verknüpfte Zahlungsbuchungen werden gegengebucht (keine Phantom-Einnahme in der Auswertung), der Offene Posten der Rechnung wird geschlossen und aktive Mahnungen werden zurückgenommen.
  2. Ist „Gutschrift erstellen" aktiv, entsteht ein eigener Beleg mit fortlaufender Rechnungsnummer, gespiegelten (negativen) Positionen und dem Pflicht-Verweis auf die stornierte Rechnung — zunächst als Entwurf.
  3. Du prüfst den Entwurf, lädst ihn als PDF/Word herunter oder verschickst ihn per E-Mail und setzt ihn dann — wie jede Rechnung — auf Versendet.
  4. Erst dieser Schritt legt den Geldfluss an: War die Rechnung bereits bezahlt, entsteht ein negativer Offener Posten über den zurückzuzahlenden Betrag — die Genossenschaft schuldet dem Kontakt Geld. War sie noch unbezahlt, entsteht bewusst kein Posten: es gibt nichts zurückzuzahlen.

Den Rückzahlungsbetrag musst du nicht eingeben — er ergibt sich aus dem, was auf die stornierte Rechnung tatsächlich eingegangen ist (bei einer nur teilweise bezahlten Rechnung also weniger als die Gutschriftssumme). Der Storno-Dialog zeigt ihn vorab an. Solange die Gutschrift Entwurf ist, kannst du sie bearbeiten oder löschen — dann lässt sich eine neue erstellen.

Rückzahlung verbuchen: Überweist du den Betrag zurück, taucht die Abbuchung im nächsten Bankauszug-Import als negative Zeile auf und wird automatisch dem Gutschrifts-Posten zugeordnet — sowohl über die Gutschriftsnummer im Verwendungszweck als auch über die Nummer der stornierten Originalrechnung oder über Name + Betrag. Ist der Posten voll ausgeglichen, geht die Gutschrift auf „Bezahlt".

Hast du beim Stornieren „keine Gutschrift" gewählt und es dir anders überlegt, findest du auf der stornierten Rechnung die Schaltfläche Storno-Rechnung erstellen — der Rückzahlungsbetrag ist auch dann noch ableitbar. Eine Rechnung bekommt höchstens eine gültige Gutschrift; zu einer Gutschrift gibt es keine weitere Gutschrift.

Storno-Rechnungen sind in der Rechnungsliste am Kürzel ST erkennbar. In den Summen der Perioden-Übersicht tauchen sie nicht auf — die stornierte Originalrechnung ist dort ohnehin schon ausgeblendet, sonst würde derselbe Betrag zweimal abgezogen.

Versenden — PDF/DOCX und E-Mail

Aus der Rechnungsliste kannst du Rechnungen einzeln oder in Bulk:

  • als PDF herunterladen (einzeln oder gesammelt als ZIP oder zusammengeführtes Merge-PDF)
  • als DOCX herunterladen (falls im Rechnungsformat konfiguriert)
  • per E-Mail versenden (mit Dokument im Anhang)

E-Mail-Versand setzt Einwilligung voraus: Der Kontakt braucht eine E-Mail-Adresse und den aktivierten Schalter „Schriftverkehr per E-Mail". Ist die Adresse auf der Sperrliste (harte Bounces/Spam-Beschwerden), wird nicht versendet. Über den Testversand kannst du dir die Rechnung vorab an deine eigene Admin-Adresse schicken, ohne die Einwilligung zu berühren.

Den E-Mail-Text (Betreff, Body) und die Vorlagen-Platzhalter konfigurierst du unter Rechnungen / OP → E-Mail-Einstellungen (nur mit Verwaltungs-Recht sichtbar).

Rechnungsnummern

Rechnungsnummern haben das Format YYYY-NNNNN und werden pro Jahr aus einem Zähler hochgezählt. Den aktuellen Stand siehst du unter Rechnungen / OP → Alle Rechnungen → Rechnungsnummer-Zähler (Icon-Schaltfläche in der Werkzeugleiste). Dort lässt sich der Zähler je Jahr zurücksetzen — Auto (auf höchste vorhandene Nummer + 1, sinnvoll nach dem Löschen von Entwürfen) oder manuell auf einen beliebigen Startwert.