Rechnungen & Tarife
Rechnungen ergeben sich aus Tarif × Verbrauch + Grundgebühr. quellstube erzeugt sie entweder einzeln für Sonderfälle oder im Rechnungslauf für alle Objekte gleichzeitig.
Tarife pflegen
Rechnungen / OP → Tarife
Ein Tarif gilt für einen Jahresbereich (z. B. 2025–2026) und enthält:
- Grundgebühr pro Objekt und Jahr
- Zusatzgebühr (optional, z. B. Zählermiete)
- Verbrauchspreis pro m³
Wechselst du in ein neues Jahr, lege einen neuen Tarif an, statt den alten zu überschreiben — so bleiben alte Rechnungen reproduzierbar.
Einzelne Rechnung erstellen
Rechnungen / OP → Rechnung erstellen
Für Sonderfälle: Kontakt wählen, Objekt wählen, Positionen manuell hinzufügen. Sinnvoll für nicht-jährliche Rechnungen (Anschlussgebühr, Gutschrift, Sonderposten etc.).
Rechnungslauf
Rechnungen / OP → Rechnungsläufe → Neuer Rechnungslauf
quellstube geht alle aktiven Objekte durch und erstellt pro Objekt eine Rechnung mit:
- Grundgebühr (anteilig, falls Eigentumswechsel im Zeitraum)
- Zusatzgebühr
- Verbrauch in m³ × Verbrauchspreis
- Ggf. USt (wenn das betroffene Buchungsjahr USt-pflichtig ist)
- PDF-Anhang (und DOCX, je nach Rechnungsformat)
Duplikat-Schutz: Wenn für ein Objekt + Abrechnungsjahr bereits eine Rechnung existiert, wird sie übersprungen — du kannst denselben Lauf gefahrlos zweimal starten.
Voraussetzungen:
- Tarif für das Abrechnungsjahr existiert
- Pro Zähler liegt eine Ablesung im Abrechnungsjahr vor
- Das Objekt hat einen aktiven Besitzer im Abrechnungsjahr
Fehlt etwas, listet der Rechnungslauf-Bericht die übersprungenen Objekte mit Begründung.
Rechnungs-Status
Jede Rechnung durchläuft folgende Status:
- Entwurf — gerade erstellt, noch nicht versendet
- Versendet — als E-Mail oder per Post raus
- Bezahlt — Zahlung erhalten (legt automatisch eine Buchung im Standard-Bankkonto an)
- Storniert oder Guthaben — bei Korrekturen (siehe Storno-Chain)
Versenden — PDF/DOCX und E-Mail
Aus der Rechnungsliste kannst du Rechnungen einzeln oder in Bulk:
- als PDF herunterladen (einzeln oder gesammelt als ZIP oder Merge-PDF)
- als DOCX herunterladen (falls im Format konfiguriert)
- per E-Mail versenden (mit Dokument im Anhang)
Den E-Mail-Text (Betreff, Body) und Absender konfigurierst du unter Rechnungen / OP → E-Mail-Einstellungen.
Rechnungsnummern
Rechnungsnummern haben das Format YYYY-NNNNN und werden pro Jahr aus einem Zähler hochgezählt. Den aktuellen Zählerstand kannst du unter Rechnungen / OP → Alle Rechnungen → Nummerkreise einsehen und zurücksetzen.