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Rechnungen & Tarife

Rechnungen ergeben sich aus den Positionen des Tarifs — Verbrauch × Preis, Gebühren und Abgaben. quellstube erzeugt sie entweder einzeln für Sonderfälle oder im Rechnungslauf für alle Liegenschaften einer Abrechnungsperiode gleichzeitig.

Tarife pflegen

Rechnungen / OP → Tarife

Ein Tarif gilt für einen Jahresbereich (z. B. 2025 bis offen) und besteht aus Positionen. Jede angehakte Position erscheint auf der Rechnung als eigene Zeile:

Position	Berechnung	Hinweis
Wasserverbrauch	m³ × Preis	Pflicht in jedem Tarif — Verbrauch, Schätzung und Plankostenrechnung hängen daran
Grundgebühr	pauschal je Rechnung	optional, eigener Text möglich (z. B. „Bereitstellungsgebühr")
Zusatzgebühr	pauschal je Rechnung	optional, z. B. Zählermiete
Wasserentnahmeentgelt („Wassercent")	m³ × Satz	Landesabgabe in Deutschland, siehe Wassercent
eigene Gebührenarten	pauschal oder je m³	z. B. Schmutzwasser, siehe Gebührenarten

Je Position legst du Rechnungstext, Betrag, USt-Satz und Buchungskonto fest. Die USt greift wie bisher nur in umsatzsteuerpflichtigen Buchungsjahren; ohne Satz wird die Position ohne USt berechnet. Bei Grund- und Zusatzgebühr bedeutet ein leerer Betrag: „nur mit individuellem Betrag" — die Position erscheint dann nur bei Kontakten oder Objekten, die dafür einen eigenen Betrag haben (siehe Individuelle Gebühren).

Buchungskonten: Für jede Position lässt sich ein eigenes Konto aus dem Kontenplan hinterlegen. Der Rechnungslauf schreibt es auf die erzeugten Positionen — beim Bezahlen weiß quellstube dann ohne Nachfrage, wohin gebucht wird. Sind die Konten verschieden (z. B. Wasserumsatz vs. Bereitstellungsgebühren), entsteht automatisch eine Sammelbuchung mit einer Zeile je Konto; läuft alles auf dasselbe Konto, wird es eine ganz normale Einzelbuchung. Lässt du die Konten leer, fragt quellstube das Konto beim Bezahlt-Setzen ab. Positionen ohne Konto markiert die Tarifliste mit „kein Konto".

Gilt ab (optional): Beginnt eine Position mitten im Jahr — typisch beim Wassercent, den ein Bundesland zum 1. Juli einführt —, trägst du das Datum in der Spalte „gilt ab" ein. Der Rechnungslauf grenzt Menge bzw. Betrag dann zeitanteilig ab (Tage ab dem Stichtag im Verhältnis zum Abrechnungszeitraum).

Staffel / Bedingung: Unter jeder Position öffnet der Link Staffel / Bedingung eine zweite Zeile — für Staffelpreise nach Verbrauch und für Bedingungen nach dem Status des Kontakts. Positionen mit Staffel bzw. Bedingung tragen in Formular und Tarifliste die Kennzeichen „gestaffelt" bzw. „nur Mitglied".

Tarif kopieren: Das Kopier-Symbol in der Tarifliste öffnet das Tarifformular mit allen Positionen des gewählten Tarifs als Vorlage — praktisch für das Folgejahr. Wechselst du in ein neues Jahr, lege einen neuen Tarif an, statt den alten zu überschreiben — so bleiben alte Rechnungen reproduzierbar. Der Rechnungslauf speichert zusätzlich eine Kopie des verwendeten Tarifs, sodass eine spätere Tarifänderung einen bereits gelaufenen Lauf nicht rückwirkend verändert.

Staffelpreise nach Verbrauch

Jede Position, die je m³ rechnet (Wasserverbrauch, Wassercent, eigene m³-Gebührenarten), lässt sich nach der Menge staffeln. Der Betrag der Position ist dann der Preis der 1. Stufe (bis zur ersten Grenze); darunter legst du mit + Stufe weitere Stufen an — etwa günstiger für Großabnehmer: „über 200 m³ → 1,20 €/m³", „über 500 m³ → 1,00 €/m³". Die Grenze gehört zur unteren Stufe: „bis 200 m³" schließt genau 200 m³ ein.

Zwei Rechenarten stehen zur Wahl:

Rechenart	Beispiel 550 m³ (1,40 / 1,20 / 1,00 €)	Rechnung
anteilig — jede Stufe mit ihrem Preis	200 × 1,40 + 300 × 1,20 + 50 × 1,00 = 690,00 €	eine Zeile je angebrochener Stufe
Gesamtmenge zum Preis der erreichten Stufe	550 × 1,00 = 550,00 €	eine Zeile mit dem Stufenpreis

Bei „Gesamtmenge" gibt es an jeder Grenze einen Sprung: 200 m³ kosten 280,00 €, 201 m³ nur noch 241,20 € — knapp über der Grenze zahlt man also weniger als genau an der Grenze. Das liegt in der Natur dieser Rechenart; wer das nicht möchte, nimmt „anteilig". Der Tarifrechner zeigt dir den Sprung vor dem Speichern.

Gut zu wissen:

Die Stufe richtet sich nach der Menge der ganzen Rechnung — bei mehreren Zählern einer Liegenschaft nach der Summe. Werden Zähler nach einem Tausch einzeln ausgewiesen, steht die Aufteilung im Text der ersten Stufenzeile.
Teilzeiträume (Schlussrechnung beim Eigentümerwechsel, Restrechnung des Nachbesitzers) rechnen jeweils mit den vollen Grenzen.
Ist die Position zusätzlich ab einem Stichtag gültig („gilt ab"), ergibt sich die Stufe aus der Menge des ganzen Zeitraums; abgegrenzt wird danach je Stufe.
Ein individueller Betrag am Kontakt oder Objekt ist ein fester Preis je m³ — die Staffel gilt für diesen Kontakt dann nicht.
Schätz-Korrekturen rechnen die Staffel des Laufs nach: fällt die Mehrmenge in eine andere Stufe, gilt deren Preis.

Bedingungen nach Kontaktstatus

Nur im Mandant-Typ Wassergenossenschaft. Eine Position kann an den Status des Kontakts geknüpft werden (Interessent, Mitglied, Extern, Ausgeschieden — gepflegt am Kontakt, siehe Mitgliedsstatus). Hake unter Staffel / Bedingung die Status an, für die die Position gilt; ohne Haken gilt sie für alle. Beispiel: Die Grundgebühr nur für Mitglieder — alle anderen bekommen die Zeile gar nicht.

Maßgeblich ist der Status des Rechnungsempfängers zum Zeitpunkt der Abrechnung (Rechnungslauf: aktueller Besitzer; Schlussrechnung: der bisherige Besitzer mit seinem Status vor dem Wechsel). Kontakte ohne gepflegten Status gelten als Mitglied.
Die Wasserposition hat nie eine Bedingung — Verbrauch und Schätzung hängen an ihr.
Ein individueller Betrag hebelt eine Bedingung nicht aus: Er ersetzt nur den Betrag einer Position, die der Kontakt überhaupt bekommt. Der Rechnungslauf weist nach dem Lauf auf solche Fälle hin.
Verschiedene Beträge je Status (z. B. Grundgebühr 50 € für Mitglieder, 80 € für Externe): Lege unter Gebührenarten eine zweite Art an (z. B. „Grundgebühr Extern") und gib jeder Position ihre Bedingung.
Im Mandant-Typ Versorger gibt es keinen Status; gespeicherte Bedingungen bleiben erhalten, wirken aber nicht.

Tarifrechner

Unten im Tarifformular rechnet der Tarifrechner eine Beispielrechnung — mit genau den Zeilen und der Rundung, die auch der Rechnungslauf erzeugt. Gib einen Verbrauch ein, wähle den Kontaktstatus und ob USt gerechnet wird; jede Änderung im Formular (auch an noch nicht gespeicherten Preisen und Stufen) rechnet sofort neu. Unter dem Ergebnis stehen die Stufen der gestaffelten Positionen (die erreichte hervorgehoben) und Hinweise, z. B. warum eine Position für den gewählten Status entfällt. Vorbelegt ist der Musterhaushalt aus der Plankostenrechnung. Zeitanteilige Positionen („gilt ab") rechnet er für den ganzen Zeitraum.

Gebührenarten

Unter der Tarifliste steht der Katalog der Gebührenarten — die Bausteine, aus denen Tarife bestehen. Vordefiniert sind Wasserverbrauch, Wasserentnahmeentgelt, Grundgebühr und Zusatzgebühr; über Neue Gebührenart ergänzt du eigene, z. B. Schmutzwasser oder Zählermiete. Je Art legst du fest:

Berechnung — pauschal je Rechnung oder je m³ Verbrauch
Abgabe — eine an eine Behörde weitergereichte Gebühr; sie zählt in der Plankostenrechnung nicht als Ertrag der Genossenschaft
Individuell überschreibbar — Kontakte und Objekte können dann einen eigenen Betrag erhalten oder befreit werden
Nachkommastellen beim Preis je m³ (nur bei Arten je m³) — 2, 3 oder 4. So erscheint der Preis im Rechnungstext („120 m³ × 0,10 €/m³"), in den Preisfeldern, in der Tarifübersicht und auf der Rechnung. Gerechnet wird immer mit dem eingegebenen Preis; hat ein Preis mehr Stellen als eingestellt (z. B. 0,0815 € bei 2 Stellen), erscheint er vollständig. Bereits erstellte Rechnungen behalten ihre Darstellung. Voreingestellt sind 2 Stellen.
Aktiv — für neue Tarifpositionen auswählbar. Ausgeblendete Arten rechnen in bestehenden Tarifen unverändert weiter ab.

Individuelle Beträge hängen an der Gebührenart, nicht am einzelnen Tarif — sie gelten deshalb über Tarifwechsel hinweg weiter.

Wassercent (Wasserentnahmeentgelt)

In Deutschland erheben die meisten Bundesländer eine Abgabe je entnommenem m³ Wasser, die der Versorger an das Land abführt und auf der Rechnung gesondert ausweisen muss. Der Satz ist Landesrecht und je Bundesland verschieden (manche Länder erheben keinen) — du trägst den für dich geltenden Satz in der Position Wasserentnahmeentgelt des Tarifs ein. Die Position ist nur in Mandanten mit Land Deutschland von Haus aus eingeblendet (Einstellungen → Mandant → Land); in anderen Ländern lässt sie sich unter Gebührenarten bei Bedarf aktivieren.

Auf der Rechnung erscheint sie als eigene Zeile mit dem Verbrauch in m³. Der Preis erscheint mit 2 Nachkommastellen („0,10 €/m³"); braucht dein Land mehr (z. B. 0,081 €/m³), stellst du an der Gebührenart Wasserentnahmeentgelt 3 oder 4 Stellen ein (siehe Gebührenarten). Steuerlich gehört sie zum Entgelt für die Wasserlieferung und bekommt in der Regel denselben USt-Satz wie das Wasser (in Deutschland 7 %) — das bitte mit dem Steuerberater abstimmen. Der Rechnungslauf-Bericht und der Excel-Export weisen die Summe je Gebührenart in eigenen Spalten aus; die Jahressumme der Abgabe lässt sich damit direkt mit dem Bescheid des Landes abgleichen.

Individuelle Gebühren pro Kontakt oder Objekt

Am Kontakt und an der Liegenschaft gibt es den Abschnitt Individuelle Gebühren — je überschreibbarer Gebührenart (standardmäßig Grund- und Zusatzgebühr) wählst du:

wie Tarif (bzw. „wie Kontakt oder Tarif" am Objekt) — nichts Individuelles, der Tarifwert gilt
eigener Betrag — ersetzt den Tarifbetrag
entfällt — die Position wird für diesen Kontakt bzw. dieses Objekt nicht berechnet (früher ging nur „0 €")

Die Priorität beim Rechnungslauf ist Objekt → Kontakt → Tarif — der erste hinterlegte Wert gewinnt. Ein individueller Betrag ersetzt nur den Betrag: Rechnungstext, USt-Satz, Konto und eine Bedingung kommen immer aus dem Tarif; bei einer m³-Position ist er ein fester Preis ohne Staffel. Enthält der Tarif die Gebührenart gar nicht, kann der individuelle Betrag nicht wirken — der Rechnungslauf weist dann nach dem Lauf darauf hin, für welche Objekte das zutrifft.

Einzelne Rechnung erstellen

Rechnungen / OP → Rechnung erstellen

Für Sonderfälle: Kontakt wählen, Rechnungsdatum/Fälligkeit setzen und Positionen manuell zusammenstellen. Je Zeile stehen drei Positionstypen zur Auswahl:

Tarif-Paket — übernimmt die Positionen (Verbrauch, Gebühren, Abgaben) eines gewählten Tarifs, inklusive Staffel und Bedingungen nach dem Status des gewählten Kontakts; individuelle Gebühren gelten hier nicht. „Betrag (ca.)" rechnet quellstube dabei mit dem Tarifrechner vor.
Wasserzeile — freie Menge (m³) × Preis
Freie Position — beliebiger Text, Menge, Einheit, Einzelpreis

Unter jeder Position steht eine Zeile Kontierung mit Konto und Projekt. Damit lässt sich eine Rechnung auf mehrere Konten und Projekte aufteilen — beim Bezahlen entsteht daraus automatisch eine Sammelbuchung mit einer Zeile je Kombination. Beim Tarif-Paket steht dort „– laut Tarif –": die erzeugten Positionen übernehmen dann die am Tarif hinterlegten Konten. Wählst du hier trotzdem ein Konto, überschreibt es alle.

Sinnvoll für nicht-periodische Rechnungen (Anschlussgebühr, Gutschrift, Sonderposten etc.). Die Rechnung entsteht immer als Entwurf und ist ohne Objektbezug (im Gegensatz zum Rechnungslauf).

Rechnungslauf

Rechnungen / OP → Rechnungsläufe → Neuer Rechnungslauf

Du wählst Abrechnungsperiode, Tarif, Zahlungsziel (Tage), die Sortierreihenfolge (bestimmt die Reihenfolge der vergebenen Rechnungsnummern) und optional ein Projekt für den gesamten Lauf (z. B. „Wasserzins 2026") — es wird auf alle Positionen aller Rechnungen dieses Laufs gesetzt. quellstube geht dann alle Liegenschaften mit aktivem Besitzer und einer Ablesung in der Periode durch und erstellt pro Objekt eine Rechnung mit:

Verbrauch in m³ × Verbrauchspreis — bei einer Staffel eine Zeile je Stufe bzw. der Stufenpreis
Abgaben je m³, z. B. dem Wassercent, als eigene Zeile mit dem Verbrauch
Grund- und Zusatzgebühr sowie weitere Positionen des Tarifs (mit individuellen Gebühren am Objekt oder Kontakt; Positionen mit Bedingung nur für passende Kontakte)
USt je Position (nur wenn das betroffene Buchungsjahr USt-pflichtig ist)
Ggf. offene Schätz-Korrekturen des Kontakts (Gutschrift/Nachforderung)

Die Rechnungen entstehen als Entwürfe. Die Dokumente (PDF/DOCX) werden erst beim Herunterladen oder Versenden erzeugt, nicht schon im Lauf.

Duplikat-Schutz: Wenn für eine Liegenschaft + Abrechnungsperiode bereits eine Rechnung existiert, wird sie übersprungen — du kannst denselben Lauf gefahrlos zweimal starten.

Voraussetzungen (sonst wird das Objekt übersprungen):

Ein Tarif ist ausgewählt (existiert für die Periode noch keiner: zuerst unter Tarife anlegen)
Pro Zähler liegt eine Ablesung in der Abrechnungsperiode vor
Die Liegenschaft hat einen aktiven Besitzer

Der Lauf-Bericht zeigt, wie viele Rechnungen erstellt und wie viele übersprungen wurden, listet alle erstellten Rechnungen mit Versand-/Zahlstatus und den Beträgen je Gebührenart in eigenen Spalten und lässt sich als Excel-Übersicht (Deckblatt + Rechnungstabelle) exportieren. Objekte werden übersprungen, weil kein aktiver Besitzer existiert oder bereits eine Rechnung für die Periode vorliegt.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Neben Rechnungsnummer, -datum, Positionen und Steuersatz druckt quellstube die weiteren Angaben, die das Umsatzsteuergesetz verlangt (Österreich § 11 UStG, Deutschland § 14 UStG):

UID-Nummer (Österreich) bzw. USt-IdNr. (Deutschland) und Steuernummer des Ausstellers — sofern unter Einstellungen → Kontaktdaten → Steuerliche Angaben hinterlegt. Für umsatzsteuerpflichtige Rechnungen ist eine der beiden Angaben vorgeschrieben.
Leistungszeitraum — bei periodischer Abrechnung die Abrechnungsperiode, bei einer Schlussrechnung endet er am Tag vor dem Stichtag. Rechnungen ohne Abrechnungsperiode zeigen weiterhin das Lieferdatum.
Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung (Kleinunternehmer) — optional unter Einstellungen → Dokumentformat; er wird nur in Buchungsjahren gedruckt, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind.

Die Angaben erscheinen in PDF und Word gleichermaßen.

Schätz-Korrekturen

Rechnungen / OP → Korrekturen

Wird eine bereits abgerechnete geschätzte Ablesung später durch einen echten Zählerstand ersetzt, entsteht ein vorzeichenbehafteter Korrekturposten:

Nachforderung (echter Verbrauch war höher als geschätzt)
Gutschrift (echter Verbrauch war niedriger)

Diese offenen Posten werden automatisch beim nächsten Rechnungslauf des Kontakts eingezogen (pro Kontakt in eine Rechnung). Eine Gutschrift wird nur bis zum Rechnungsbetrag 0 verrechnet; ein Rest wandert auf die nächste Rechnung. Die Übersicht ist eine reine Transparenz-Ansicht — der Einzug passiert von selbst.

Rechnungs-Status

Jede Rechnung durchläuft folgende Status:

Entwurf — gerade erstellt, noch nicht versendet; nur Entwürfe lassen sich bearbeiten oder löschen
Versendet — als E-Mail oder per Post raus (legt einen Offenen Posten an)
Bezahlt — Zahlung erhalten (legt automatisch eine Buchung im Standard-Bankkonto an)
Storniert oder Guthaben — bei Korrekturen bzw. Überzahlung (siehe Stornieren & Gutschrift)

Der Statuswechsel folgt festen Regeln: Ein Entwurf muss zuerst versendet werden, bevor er als bezahlt/Guthaben markiert werden kann, und wird nicht storniert, sondern gelöscht. Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr auf „Entwurf" zurücksetzen, eine stornierte nicht wieder aktivieren. Teilzahlungen (über Offene Posten) halten die Rechnung auf „Versendet", eine Überzahlung setzt sie auf „Guthaben".

Stornieren & Storno-Rechnung (Gutschrift)

Eine ausgestellte Rechnung darf nicht gelöscht oder nachträglich geändert werden — beim Stornieren bleibt sie deshalb unverändert stehen und bekommt nur den Status Storniert. Setzt du eine versendete oder bezahlte Rechnung auf „Storniert", fragt quellstube in einem Dialog nach:

Storno-Grund — erscheint auf dem Beleg und als Grund bei den Storno-Buchungen
Storno-Rechnung (Gutschrift) erstellen — standardmäßig aktiv

Was dabei passiert:

Verknüpfte Zahlungsbuchungen werden gegengebucht (keine Phantom-Einnahme in der Auswertung), der Offene Posten der Rechnung wird geschlossen und aktive Mahnungen werden zurückgenommen.
Ist „Gutschrift erstellen" aktiv, entsteht ein eigener Beleg mit fortlaufender Rechnungsnummer, gespiegelten (negativen) Positionen und dem Pflicht-Verweis auf die stornierte Rechnung — zunächst als Entwurf.
Du prüfst den Entwurf, lädst ihn als PDF/Word herunter oder verschickst ihn per E-Mail und setzt ihn dann — wie jede Rechnung — auf Versendet.
Erst dieser Schritt legt den Geldfluss an: War die Rechnung bereits bezahlt, entsteht ein negativer Offener Posten über den zurückzuzahlenden Betrag — die Genossenschaft schuldet dem Kontakt Geld. War sie noch unbezahlt, entsteht bewusst kein Posten: es gibt nichts zurückzuzahlen.

Den Rückzahlungsbetrag musst du nicht eingeben — er ergibt sich aus dem, was auf die stornierte Rechnung tatsächlich eingegangen ist (bei einer nur teilweise bezahlten Rechnung also weniger als die Gutschriftssumme). Der Storno-Dialog zeigt ihn vorab an. Solange die Gutschrift Entwurf ist, kannst du sie bearbeiten oder löschen — dann lässt sich eine neue erstellen.

Rückzahlung verbuchen: Überweist du den Betrag zurück, taucht die Abbuchung im nächsten Bankauszug-Import als negative Zeile auf und wird automatisch dem Gutschrifts-Posten zugeordnet — sowohl über die Gutschriftsnummer im Verwendungszweck als auch über die Nummer der stornierten Originalrechnung oder über Name + Betrag. Ist der Posten voll ausgeglichen, geht die Gutschrift auf „Bezahlt".

Hast du beim Stornieren „keine Gutschrift" gewählt und es dir anders überlegt, findest du auf der stornierten Rechnung die Schaltfläche Storno-Rechnung erstellen — der Rückzahlungsbetrag ist auch dann noch ableitbar. Eine Rechnung bekommt höchstens eine gültige Gutschrift; zu einer Gutschrift gibt es keine weitere Gutschrift.

Storno-Rechnungen sind in der Rechnungsliste am Kürzel ST erkennbar. In den Summen der Perioden-Übersicht tauchen sie nicht auf — die stornierte Originalrechnung ist dort ohnehin schon ausgeblendet, sonst würde derselbe Betrag zweimal abgezogen.

Versenden — PDF/DOCX und E-Mail

Aus der Rechnungsliste kannst du Rechnungen einzeln oder in Bulk:

als PDF herunterladen (einzeln oder gesammelt als ZIP oder zusammengeführtes Merge-PDF)
als DOCX herunterladen (falls im Rechnungsformat konfiguriert)
per E-Mail versenden (mit Dokument im Anhang)

Jedes PDF ist zugleich eine E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD) — siehe E-Rechnung.

Archiv: Sobald eine Rechnung nicht mehr Entwurf ist, legt quellstube die Fassung, die der Kunde bekommt (E-Mail-Anhang, Post-PDF, XML), unverändert mit Prüfsumme ab — sie steht in der Karte Archiv auf der Rechnungsseite und unter Dokumente. Ein späterer Download liefert genau diese Datei. Entwürfe werden nicht abgelegt.

E-Mail-Versand setzt Einwilligung voraus: Der Kontakt braucht eine E-Mail-Adresse und den aktivierten Schalter „Schriftverkehr per E-Mail". Ist die Adresse auf der Sperrliste (harte Bounces/Spam-Beschwerden), wird nicht versendet. Über den Testversand kannst du dir die Rechnung vorab an deine eigene Admin-Adresse schicken, ohne die Einwilligung zu berühren.

Unternehmer und Behörden (E-Rechnung): Kunden, denen nur eine E-Rechnung zugestellt werden darf, bekommen im Rechnungslauf keinen Post-Versand — sie erscheinen unter „Nur elektronisch zustellbar", bis eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Unternehmer bekommen per E-Mail immer das PDF mit E-Rechnungsdaten. Details: Unternehmer-Kunden.

Den E-Mail-Text (Betreff, Body) und die Vorlagen-Platzhalter konfigurierst du unter Rechnungen / OP → E-Mail-Einstellungen (nur mit Verwaltungs-Recht sichtbar).

Rechnungsnummern

Rechnungsnummern haben das Format YYYY-NNNNN und werden pro Jahr aus einem Zähler hochgezählt. Den aktuellen Stand siehst du unter Rechnungen / OP → Alle Rechnungen → Rechnungsnummer-Zähler (Icon-Schaltfläche in der Werkzeugleiste). Dort lässt sich der Zähler je Jahr zurücksetzen — Auto (auf höchste vorhandene Nummer + 1, sinnvoll nach dem Löschen von Entwürfen) oder manuell auf einen beliebigen Startwert.