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Einstellungen

Die App-Einstellungen liegen unter Verwaltung → Einstellungen (nur für Admins sichtbar). Die Seite hat acht Tabs (der letzte nur für Admins).

Tab "Mandant"

Land

Das Land des Mandanten (Österreich oder Deutschland) bestimmt die länderabhängigen Standardwerte:

  • die Umsatzsteuer-Sätze (Österreich 0/10/13/20 %, Deutschland 0/7/19 %) und die Standard-USt für Wasser (Österreich 10 %, Deutschland 7 %),
  • die Nacheichfrist der Wasserzähler (Österreich 5 Jahre, Deutschland 6 Jahre),
  • den Wassercent (Wasserentnahmeentgelt): in Deutschland von Haus aus in den Tarifen verfügbar, siehe Rechnungen → Wassercent,
  • die Karten (amtliche Basiskarte: basemap.at bzw. basemap.de) und den Adressdienst zum Geokodieren (Österreich: BEV-Adressregister, Deutschland: OpenStreetMap),
  • Fachbegriffe in der Oberfläche und auf Dokumenten (z. B. Kassa/Kasse, Obmann/Vorsitzender, Jänner/Januar) und das Standard-Land neuer Adressen.

Beim Wechsel des Landes werden die Standardsätze des neuen Landes ergänzt (und der Wassercent eingeblendet); bewusst gepflegte Abweichungen bleiben erhalten. Nichts wird gelöscht — bestehende Buchungen und Rechnungen behalten ihre Sätze.

Karte: eigener Luftbild-Dienst (optional): In Deutschland gibt es kein bundesweit freies Luftbild. Viele Bundesländer bieten ihre digitalen Orthophotos aber als offenen WMS an. Trägst du unter Karte: eigener Luftbild-Dienst WMS-Adresse, Layer und Quellenangabe ein, erscheint er in allen Karten als Ebene „Luftbild" — bitte die Nutzungsbedingungen des Anbieters beachten.

Mandant-Typ

Legt fest, ob dieser Mandant als Wassergenossenschaft oder als Versorger (Gemeinde, Stadt, GmbH, Dorfgemeinschaft) geführt wird:

  • Wassergenossenschaft — mit Mitglieds-Status & Funktionen, Anteilen und Quadratmetern je Liegenschaft. Hauptmenü heißt „Genossenschaft"; nur in diesem Modus ist die Schriftführung (Sitzungen, Beschlüsse, Protokolle) verfügbar.
  • Versorger — ohne Mitglieds- und Anteils-Verwaltung, für Gemeinden, Städte, private GmbHs oder Dorfgemeinschaften. Hauptmenü heißt „Stammdaten".

Die Wahl blendet die genossenschafts-spezifischen Felder in der ganzen App ein bzw. aus — kein reiner Kosmetik-Schalter, sondern steuert Formularfelder, Import-Wizards und Menüführung.

Nummernkreise

Zeigt die nächste freie Mitglieds-/Kundennummer und die nächste Lieferantennummer. Den Startwert der Lieferantennummern (Standard 70001) kannst du ändern, solange noch keine Lieferantennummer vergeben ist. Regeln zur Vergabe: Kontakte → Nummernkreise.

Tab "Steuern"

Hier pflegst du die Umsatzsteuer-Sätze des Mandanten. Sie stehen in Buchungen, Rechnungen und Tarifen zur Auswahl.

  • Die Liste zeigt jeden Satz mit Bezeichnung und Status (aktiv / deaktiviert); Neuer Steuersatz legt einen weiteren an, das Stift-Symbol bearbeitet einen vorhandenen.
  • Nicht benötigte Sätze lassen sich deaktivieren statt löschen — bestehende Buchungen und Rechnungen behalten ihren Satz unverändert.
  • Standard-USt für Wasser — die Vorbelegung für neue Tarifpositionen und Wasserzeilen auf Rechnungen. Sie greift nur in umsatzsteuerpflichtigen Buchungsjahren. Der Wert wird mit Einstellungen speichern übernommen.
  • Voranmeldungszeitraum — vierteljährlich (Standard) oder monatlich. Bestimmt, welche Zeiträume die USt-Voranmeldung zuerst anbietet und ob der Jahresbericht (Excel) die Umsatzsteuer je Quartal oder je Monat aufschlüsselt. Darunter steht die Regel deines Landes. Wird mit Einstellungen speichern übernommen.
  • Länder-Defaults übernehmen … ergänzt bzw. reaktiviert die Standardsätze des eingestellten Landes und setzt Wasser-USt und Nacheichfrist auf die Landeswerte (und blendet in Deutschland den Wassercent ein). Optional deaktiviert der Dialog zusätzlich die Sätze anderer Länder. Auch hier gilt: nichts wird gelöscht.

Tab "Kontaktdaten"

Stammdaten der Genossenschaft bzw. des Versorgers — erscheinen automatisch auf jeder Rechnung und im Briefkopf:

  • Name, Adresse (mehrzeilig), E-Mail, Telefon.
  • Absenderadresse — einzeilige Kurzform (max. ca. 8 pt), die über der Kundenadresse gedruckt wird, z. B. für den DIN-Fensterbrief.
  • Logo — Bild-Upload (PNG/JPEG/WebP) mit eingebautem Zuschnitt-Editor; erscheint auf der Rechnung und optional links im Menü. Querformat empfohlen.
  • Logo-Text / Logo-Untertitel — Wortmarke als Alternative zum Bild-Logo (wird nur angezeigt, wenn kein Logo-Bild gesetzt ist).
  • Bankdaten: IBAN, BIC und Kontoinhaber für Zahlungseingänge — der Kontoinhaber muss exakt dem bei der Bank hinterlegten Namen entsprechen, sonst zeigen Banking-Apps eine Empfänger-Warnung.
  • Steuerliche Angaben: UID-Nummer (Österreich) bzw. USt-IdNr. (Deutschland) und Steuernummer. Sie werden — sofern ausgefüllt — auf jeder Rechnung gedruckt; für umsatzsteuerpflichtige Rechnungen ist eine der beiden Angaben vorgeschrieben (siehe Pflichtangaben).
  • Kontaktinfo auf Rechnung — Mini-Rich-Text-Editor für den Ansprechpartner-Block, der auf Rechnungen im Adressblock rechts gedruckt wird (z. B. „Obmann: Max Muster, Tel. +43 …"). Text lässt sich fett, kursiv und unterstrichen sowie in der Schriftgröße (6–24 pt, pro markiertem Textabschnitt) formatieren. Der Button „Felder übernehmen" befüllt den Editor automatisch aus Name/Adresse/E-Mail/Telefon. Bei zu vielen Zeilen (mehr als ca. 4 bei 10 pt) warnt die Seite vor Abschneiden im festen Rechnungskopf.

Leere Felder fallen auf die Werte aus der .env-Datei zurück (relevant nur für Self-hosted-Installationen).

Tab "E-Mail"

Hier legst du fest, wie ausgehende E-Mails (Rechnungen, Mahnungen, Passwort-Reset) verschickt werden.

SaaS-Variante — je nach Plan und Vertragsstatus zeigt die Seite einen von drei Modi:

  • Plattform-Relay (Absender office@quellstube.at) — im Pro-Plan enthalten, per Toggle aktivierbar. Empfohlen: der Relay ist auf Massenversand ausgelegt, was beim Rechnungs- und Mahnlauf wichtig wird.
  • Custom Sending Domain via Postmark — eigener verifizierter Absender, den das quellstube-Team zentral einrichtet; eigene SMTP-Daten sind dann nicht nötig. Nicht selbst im UI einstellbar, wird von der Plattform vorgegeben.
  • Eigener SMTP-Server — Pflicht, wenn kein Pro-Plan aktiv ist oder der Relay bewusst nicht genutzt werden soll.

Trial-Einschränkung: Während der kostenlosen Testphase ist der Plattform-Relay noch nicht verfügbar, selbst im Pro-Plan — Trial-Tenants müssen für den Testzeitraum einen eigenen SMTP-Server hinterlegen (Anti-Abuse). Nach Abschluss eines kostenpflichtigen Abos schaltet sich der Relay frei.

Eigener SMTP-Server (Self-hosted oder bewusst gewählt):

  • Server-Adresse, Port
  • TLS (STARTTLS) — in der Regel ja
  • Benutzername, Passwort
  • Standard-Absender-Adresse

Das Passwort wird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert (Fernet/AES, abgeleitet von einem eigenen App-Secret, getrennt vom Session-Secret).

Hinweis: Gmail, Outlook & Co. brauchen meist ein „App-spezifisches Passwort" oder OAuth — nicht das normale Login-Passwort. Im Zweifel den Anbieter-Support fragen.

Per „Test-Mail senden" schickst du eine Test-Mail an die unter Kontaktdaten hinterlegte Adresse. Vorher speichern, dann testen — der Test nutzt die zuletzt gespeicherten Werte. Bei aktiver Custom-Sending-Domain fehlt der Test-Mail-Button (die Konfiguration liegt dann außerhalb des Tenants).

Tab "Dokumentformat"

Wie Rechnungen erzeugt werden:

  • Dokumentformat — Nur PDF (empfohlen), Nur Word (.docx) oder PDF und Word. Word ist kein zulässiges Archivierungsformat im Sinn der Belegaufbewahrung (Österreich § 132 BAO, Deutschland § 147 AO / GoBD) — dafür bitte PDF nehmen.
  • Zählerwechsel auf Rechnungen drucken — wenn aktiv, bekommt jeder Zähler eine eigene Zeile auf der Rechnung (relevant nur bei Objekten mit Zählertausch im Abrechnungszeitraum). Default aus → eine einzige Zeile mit Gesamtverbrauch.
  • Rechnungsdesign — Auswahl aus mehreren Layout-Varianten, gilt für Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Bereits erzeugte (gesperrte) Dokumente behalten ihr ursprüngliches Design.
  • Hinweis bei Umsatzsteuerbefreiung (Kleinunternehmer) — optionaler Text, der in nicht umsatzsteuerpflichtigen Buchungsjahren unter den Positionen gedruckt wird (Vorschlag je Land: Österreich „Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.“, Deutschland „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“). Leer = kein Hinweis.
  • E-Rechnung (ZUGFeRD / Factur-X) — eigene Karte: Schalter für die eingebetteten Rechnungsdaten, strukturierte Anschrift, Register-/Kennnummer, Begründung für Positionen ohne USt, in Deutschland der Stichtag der E-Rechnungs-Pflicht gegenüber Unternehmern und eine Checkliste. Details unter E-Rechnung.

SaaS-Variante — zwei zusätzliche Schalter:

  • Zahlungs-QR-Code (GiroCode) — blendet links im Zahlungsblock einen EPC-QR-Code ein, den Kunden mit der Banking-App scannen (Betrag, IBAN, Verwendungszweck werden automatisch befüllt). Voraussetzung: das quellstube-Rechnungsdesign sowie hinterlegte IBAN und Name. Erscheint nur auf gedruckten, nicht auf per E-Mail versendeten Rechnungen.
  • „Schriftverkehr per E-Mail?"-Block (nur Pro-Plan) — blendet auf gedruckten Rechnungen einen QR-Code samt Link ein, über den sich Kunden selbst für den E-Mail-Versand registrieren können. Erscheint nur bei Kunden, die den E-Mail-Versand noch nicht aktiviert haben, und nie auf bereits per E-Mail versendeten Rechnungen. Im Basis-Plan wird der Schalter durch einen Upgrade-Hinweis ersetzt.

Tab "Zähler"

  • Zählertausch nach … Jahren — Standard je Land: 5 Jahre (Österreich) bzw. 6 Jahre (Deutschland). Steuert, ab wann ein Zähler in den Auswertungen als tauschfällig erscheint. Das Fälligkeitsjahr ergibt sich aus dem Eichjahr (ersatzweise Einbaujahr) plus diesem Wert.

Die Zählertausch-Touren-Planung (Kalibrierungs-Intervall, Benachrichtigungstext, Tausch-Gebühr) ist ein eigenes Feature unter Zähler → Touren mit eigenen Einstellungen — nicht Teil dieser Einstellungsseite.

Tab "Datenbankverbindung"

Read-only-Info über die aktuelle Datenbank: Engine, Treiber, Host, Port, Datenbankname, Benutzer und die (maskierte) Verbindungs-URL. In der SaaS-Variante zusätzlich die Tenant-Subdomain und das Schema. Diagnostik-Hilfe, nichts zum Einstellen — der Speichern-Button ist auf diesem Tab ausgeblendet.

Tab "Danger Zone"

Nur für Admins sichtbar, mit Passwort-Bestätigung doppelt abgesichert.

  • Mandanten zurücksetzen — löscht unwiderruflich alle Geschäftsdaten des Mandanten: Kunden, Liegenschaften, Eigentümer, Zähler, Ablesungen, Zählertausche, Rechnungen, Rechnungsläufe, Mahnungen, Buchungen, Konten, Tarife, Projekte, Technik-/Netzdaten, Schriftführung sowie alle erzeugten PDFs und Foto-Anhänge. Erhalten bleiben: sämtliche Einstellungen, Benutzer & Rollen (man bleibt angemeldet) und der Katalog der Gebührenarten. Danach werden die Standard-Steuersätze des Landes, Standard-Mahnstufen und eine aktive Abrechnungsperiode neu angelegt. Vor dem Zurücksetzen empfiehlt sich ein Export/Backup.

SaaS-Variante — zusätzlich:

  • Testdaten laden — befüllt den Mandanten mit einem Beispieldatensatz zum Ausprobieren (100 Kunden, Liegenschaften, Zähler & Ablesungen, Rechnungen, Mahnungen, Buchhaltung, Belege, komplettes Leitungsnetz mit Quellen, Hochbehälter, Hydranten und Hausanschlüssen). Zur Wahl stehen zwei Datensätze:

    • Österreich — Hagenberg im Mühlkreis (OÖ), Karte basemap.at, USt 10 %/20 %, Trinkwasserverordnung (TWV).
    • Deutschland — Habach in Oberbayern, Karte basemap.de, USt 7 %/19 % in umsatzsteuerpflichtigen Jahren, bayerischer Wassercent ab 1.7.2026 (zeitanteilig im Tarif), Trinkwasserverordnung (TrinkwV). Dazu die E-Rechnung: Unternehmer-Kunden mit USt-IdNr. (ZUGFeRD), Gemeinde und Schulverband mit XRechnung und Leitweg-ID samt Ausgangsrechnungen (eine davon ein Entwurf, der nur elektronisch zugestellt werden darf) sowie Eingangs-E-Rechnungen von Lieferanten (XRechnung-XML, ZUGFeRD-PDF), die mit einer Einzel- bzw. Sammelbuchung verknüpft sind — eine liegt noch im Belegeingang.

    Vorausgewählt ist das Land des Mandanten. Wer den Datensatz des anderen Landes wählt, stellt damit auch das Land des Mandanten um (Steuersätze, Kartenhintergrund, Fachbegriffe wie Obmann/Vorsitzender). Optional werden leere Stammdaten der Genossenschaft (Anschrift, USt-IdNr./UID, IBAN, Ansprechpartner) mit Beispielwerten gefüllt, damit die Beispielrechnungen vollständig als ZUGFeRD/XRechnung entstehen — ausgefüllte Felder bleiben unverändert; die Beispielwerte vor dem Echtbetrieb unter Kontaktdaten ersetzen. Löscht vorher wie beim Zurücksetzen alle vorhandenen Daten; Einstellungen sowie Benutzer & Rollen bleiben erhalten. Alle Namen, Firmen und Kennungen im Datensatz sind erfunden; Straßen und Gebäude stammen aus OpenStreetMap.

Benutzer und Rollen

Separat von den Einstellungen, aber thematisch verwandt:

  • Verwaltung → Benutzer — App-Benutzer anlegen, Passwort ändern, deaktivieren und bei Bedarf die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zurücksetzen (z. B. bei verlorenem Gerät ohne Recovery-Codes — der Benutzer meldet sich danach nur mit Passwort an und kann 2FA neu einrichten). Jedem Benutzer wird genau eine Rolle zugewiesen.
  • Verwaltung → Rollen & Rechte — Rollen und ihre Rechte konfigurieren. Pro Rolle wird einzeln festgelegt, welche der zehn Bereiche sichtbar und bedienbar sind: Stammdaten (Kontakte, Objekte, Buchungsjahre, Perioden, Import), Zähler (Zähler, Ablesungen, Zählertausch), Buchhaltung (Buchungen, Umbuchungen, Bankkonten, Kontenplan, Projekte), Rechnungen/OP (Rechnungen, Tarife, Rechnungsläufe, Offene Posten), Mahnwesen (Mahnungen, Mahnlauf, Mahnvorlagen), Auswertungen (Jahresbericht, USt-Voranmeldung), Leitungsnetz (Wasserleitungsplan, Anlagen, Wartung & Prüfung), Störungsjournal (Störungen, Rohrbrüche, Reparaturen & Jahresbericht), Schriftführung (Vorstandssitzungen, Hauptversammlungen, Beschlüsse, Schriftverkehr — nur im Modus Wassergenossenschaft) und Verwaltung (Benutzer, Rollen, Einstellungen, Daten-Export/Import). Beim Anlegen eines neuen Mandanten werden drei Rollen vorbereitet: Admin (hat implizit immer alle Rechte, auch künftig neu hinzukommende — nicht editierbar), Kassier (in Deutschland Kassierer; Buchhaltung, Rechnungen/OP, Mahnwesen, Auswertungen) und Zählerverwalter (Zähler); eigene Rollen (z. B. „Schriftführer", „Netzwart") kannst du frei ergänzen.