Einstellungen

Die App-Einstellungen liegen unter Verwaltung → Einstellungen (nur für Admins sichtbar). Die Seite hat sieben Tabs (der letzte nur für Admins).

Tab "Mandant-Typ"

Legt fest, ob dieser Mandant als Wassergenossenschaft oder als Versorger (Gemeinde, Stadt, GmbH, Dorfgemeinschaft) geführt wird:

• Wassergenossenschaft — mit Mitglieds-Status & Funktionen, Anteilen und Quadratmetern je Liegenschaft. Hauptmenü heißt „Genossenschaft"; nur in diesem Modus ist die Schriftführung (Sitzungen, Beschlüsse, Protokolle) verfügbar.
• Versorger — ohne Mitglieds- und Anteils-Verwaltung, für Gemeinden, Städte, private GmbHs oder Dorfgemeinschaften. Hauptmenü heißt „Stammdaten".

Die Wahl blendet die genossenschafts-spezifischen Felder in der ganzen App ein bzw. aus — kein reiner Kosmetik-Schalter, sondern steuert Formularfelder, Import-Wizards und Menüführung.

Tab "Kontaktdaten"

Stammdaten der Genossenschaft bzw. des Versorgers — erscheinen automatisch auf jeder Rechnung und im Briefkopf:

• Name, Adresse (mehrzeilig), E-Mail, Telefon.
• Absenderadresse — einzeilige Kurzform (max. ca. 8 pt), die über der Kundenadresse gedruckt wird, z. B. für den DIN-Fensterbrief.
• Logo — Bild-Upload (PNG/JPEG/WebP) mit eingebautem Zuschnitt-Editor; erscheint auf der Rechnung und optional links im Menü. Querformat empfohlen.
• Logo-Text / Logo-Untertitel — Wortmarke als Alternative zum Bild-Logo (wird nur angezeigt, wenn kein Logo-Bild gesetzt ist).
• Bankdaten: IBAN, BIC und Kontoinhaber für Zahlungseingänge — der Kontoinhaber muss exakt dem bei der Bank hinterlegten Namen entsprechen, sonst zeigen Banking-Apps eine Empfänger-Warnung.
• Kontaktinfo auf Rechnung — Mini-Rich-Text-Editor für den Ansprechpartner-Block, der auf Rechnungen im Adressblock rechts gedruckt wird (z. B. „Obmann: Max Muster, Tel. +43 …"). Text lässt sich fett, kursiv und unterstrichen sowie in der Schriftgröße (6–24 pt, pro markiertem Textabschnitt) formatieren. Der Button „Felder übernehmen" befüllt den Editor automatisch aus Name/Adresse/E-Mail/Telefon. Bei zu vielen Zeilen (mehr als ca. 4 bei 10 pt) warnt die Seite vor Abschneiden im festen Rechnungskopf.

Leere Felder fallen auf die Werte aus der .env-Datei zurück (relevant nur für Self-hosted-Installationen).

Tab "E-Mail"

Hier legst du fest, wie ausgehende E-Mails (Rechnungen, Mahnungen, Passwort-Reset) verschickt werden.

SaaS-Variante — je nach Plan und Vertragsstatus zeigt die Seite einen von drei Modi:

• Plattform-Relay (Absender office@quellstube.at) — im Pro-Plan enthalten, per Toggle aktivierbar. Empfohlen: der Relay ist auf Massenversand ausgelegt, was beim Rechnungs- und Mahnlauf wichtig wird.
• Custom Sending Domain via Postmark — eigener verifizierter Absender, den das quellstube-Team zentral einrichtet; eigene SMTP-Daten sind dann nicht nötig. Nicht selbst im UI einstellbar, wird von der Plattform vorgegeben.
• Eigener SMTP-Server — Pflicht, wenn kein Pro-Plan aktiv ist oder der Relay bewusst nicht genutzt werden soll.

Trial-Einschränkung: Während der kostenlosen Testphase ist der Plattform-Relay noch nicht verfügbar, selbst im Pro-Plan — Trial-Tenants müssen für den Testzeitraum einen eigenen SMTP-Server hinterlegen (Anti-Abuse). Nach Abschluss eines kostenpflichtigen Abos schaltet sich der Relay frei.

Eigener SMTP-Server (Self-hosted oder bewusst gewählt):

• Server-Adresse, Port
• TLS (STARTTLS) — in der Regel ja
• Benutzername, Passwort
• Standard-Absender-Adresse

Das Passwort wird verschlüsselt in der Datenbank gespeichert (Fernet/AES, abgeleitet von einem eigenen App-Secret, getrennt vom Session-Secret).

Hinweis: Gmail, Outlook & Co. brauchen meist ein „App-spezifisches Passwort" oder OAuth — nicht das normale Login-Passwort. Im Zweifel den Anbieter-Support fragen.

Per „Test-Mail senden" schickst du eine Test-Mail an die unter Kontaktdaten hinterlegte Adresse. Vorher speichern, dann testen — der Test nutzt die zuletzt gespeicherten Werte. Bei aktiver Custom-Sending-Domain fehlt der Test-Mail-Button (die Konfiguration liegt dann außerhalb des Tenants).

Tab "Rechnungsformat"

Wie Rechnungen erzeugt werden:

• Dokumentformat — Nur PDF (empfohlen), Nur Word (.docx) oder PDF und Word. Word ist kein zulässiges Archivierungsformat im Sinn der §132 BAO — für die Belegaufbewahrung bitte PDF nehmen.
• Zählerwechsel auf Rechnungen drucken — wenn aktiv, bekommt jeder Zähler eine eigene Zeile auf der Rechnung (relevant nur bei Objekten mit Zählertausch im Abrechnungszeitraum). Default aus → eine einzige Zeile mit Gesamtverbrauch.
• Rechnungsdesign — Auswahl aus mehreren Layout-Varianten, gilt für Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Bereits erzeugte (gesperrte) Dokumente behalten ihr ursprüngliches Design.

SaaS-Variante — zwei zusätzliche Schalter:

• Zahlungs-QR-Code (GiroCode) — blendet links im Zahlungsblock einen EPC-QR-Code ein, den Kunden mit der Banking-App scannen (Betrag, IBAN, Verwendungszweck werden automatisch befüllt). Voraussetzung: das quellstube-Rechnungsdesign sowie hinterlegte IBAN und Name. Erscheint nur auf gedruckten, nicht auf per E-Mail versendeten Rechnungen.
• „Schriftverkehr per E-Mail?"-Block (nur Pro-Plan) — blendet auf gedruckten Rechnungen einen QR-Code samt Link ein, über den sich Kunden selbst für den E-Mail-Versand registrieren können. Erscheint nur bei Kunden, die den E-Mail-Versand noch nicht aktiviert haben, und nie auf bereits per E-Mail versendeten Rechnungen. Im Basis-Plan wird der Schalter durch einen Upgrade-Hinweis ersetzt.

Tab "Zähler"

• Zählertausch nach … Jahren — Standard 5 Jahre. Steuert, ab wann ein Zähler in den Auswertungen als tauschfällig erscheint. Das Fälligkeitsjahr ergibt sich aus dem Eichjahr (ersatzweise Einbaujahr) plus diesem Wert.

Die Zählertausch-Touren-Planung (Kalibrierungs-Intervall, Benachrichtigungstext, Tausch-Gebühr) ist ein eigenes Feature unter Zähler → Touren mit eigenen Einstellungen — nicht Teil dieser Einstellungsseite.

Tab "Datenbankverbindung"

Read-only-Info über die aktuelle Datenbank: Engine, Treiber, Host, Port, Datenbankname, Benutzer und die (maskierte) Verbindungs-URL. In der SaaS-Variante zusätzlich die Tenant-Subdomain und das Schema. Diagnostik-Hilfe, nichts zum Einstellen — der Speichern-Button ist auf diesem Tab ausgeblendet.

Tab "Danger Zone"

Nur für Admins sichtbar, mit Passwort-Bestätigung doppelt abgesichert.

• Mandanten zurücksetzen — löscht unwiderruflich alle Geschäftsdaten des Mandanten: Kunden, Liegenschaften, Eigentümer, Zähler, Ablesungen, Zählertausche, Rechnungen, Rechnungsläufe, Mahnungen, Buchungen, Konten, Tarife, Projekte, Technik-/Netzdaten, Schriftführung sowie alle erzeugten PDFs und Foto-Anhänge. Erhalten bleiben: sämtliche Einstellungen sowie Benutzer & Rollen (man bleibt angemeldet). Danach werden Standard-Steuersätze, Standard-Mahnstufen und eine aktive Abrechnungsperiode neu angelegt. Vor dem Zurücksetzen empfiehlt sich ein Export/Backup.

SaaS-Variante — zusätzlich:

• Testdaten laden — befüllt den Mandanten mit einem Beispieldatensatz zum Ausprobieren (100 Kunden, Liegenschaften, Zähler & Ablesungen, Rechnungen, Mahnungen, Buchhaltung, komplettes Leitungsnetz). Löscht vorher wie beim Zurücksetzen alle vorhandenen Daten; Einstellungen sowie Benutzer & Rollen bleiben erhalten.

Benutzer und Rollen

Separat von den Einstellungen, aber thematisch verwandt:

• Verwaltung → Benutzer — App-Benutzer anlegen, Passwort ändern, deaktivieren und bei Bedarf die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zurücksetzen (z. B. bei verlorenem Gerät ohne Recovery-Codes — der Benutzer meldet sich danach nur mit Passwort an und kann 2FA neu einrichten). Jedem Benutzer wird genau eine Rolle zugewiesen.
• Verwaltung → Rollen & Rechte — Rollen und ihre Rechte konfigurieren. Pro Rolle wird einzeln festgelegt, welche der zehn Bereiche sichtbar und bedienbar sind: Stammdaten (Kontakte, Objekte, Buchungsjahre, Perioden, Import), Zähler (Zähler, Ablesungen, Zählertausch), Buchhaltung (Buchungen, Umbuchungen, Bankkonten, Kontenplan, Projekte), Rechnungen/OP (Rechnungen, Tarife, Rechnungsläufe, Offene Posten), Mahnwesen (Mahnungen, Mahnlauf, Mahnvorlagen), Auswertungen (Jahresbericht, USt-Voranmeldung), Leitungsnetz (Wasserleitungsplan, Anlagen, Wartung & Prüfung), Störungsjournal (Störungen, Rohrbrüche, Reparaturen & Jahresbericht), Schriftführung (Vorstandssitzungen, Hauptversammlungen, Beschlüsse, Schriftverkehr — nur im Modus Wassergenossenschaft) und Verwaltung (Benutzer, Rollen, Einstellungen, Daten-Export/Import). Beim Anlegen eines neuen Mandanten werden drei Rollen vorbereitet: Admin (hat implizit immer alle Rechte, auch künftig neu hinzukommende — nicht editierbar), Kassier (Buchhaltung, Rechnungen/OP, Mahnwesen, Auswertungen) und Zählerverwalter (Zähler); eigene Rollen (z. B. „Schriftführer", „Netzwart") kannst du frei ergänzen.