Dokumentation

Willkommen in der quellstube-Dokumentation. Hier findest du alles, was du brauchst, um deine Wassergenossenschaft mit quellstube zu verwalten.

Wenn du gerade neu dabei bist, beginne bei Erste Schritte — die Anleitung führt dich in der richtigen Reihenfolge durch: Kontaktdaten der Genossenschaft, Buchungs-Setup (Buchungsjahr, Abrechnungsperiode, Bankkonten, Kontenplan mit Beispielkonten), Tarif, Stammdaten (Kontakte/Objekte/Zähler), Zählerstände und schließlich der erste Rechnungslauf — und zeigt in einer Grafik, wie alles zusammenhängt. In der App begleitet dich dabei die Checkliste Erste Schritte.

Rechnungen von Lieferanten, Kassenbons, Kontoauszüge und Fotos legst du in der Belegablage ab — direkt bei der Buchung oder im Belegeingang. Alle aufbewahrungspflichtigen Dateien (auch Ausgangsrechnungen, Mahnungen und die Schriftführung) findest du unter Dokumente — mit Aufbewahrungsfristen, Speicherplatz und den Regeln zum Löschen.

Die einzelnen Bereiche der App sind unten verlinkt. Innerhalb jeder Seite findest du Sprung-Anker zu konkreten Workflows wie Rechnungslauf, Jahresabschluss oder Mahnlauf.

Wer das Leitungsnetz dokumentiert, findet im Kapitel Leitungsnetz (Wasserleitungsplan) alles zu Plänen, Karte, Elementen, Druck — und zur automatischen Zuordnung der Hausanschlüsse zu den Liegenschaften per BEV-Abgleich. Störungen (Rohrbrüche, Lecks) hältst du im Störungsjournal fest — mit Karte, Fotos und Jahresbericht.

Deine Mitglieder erreichst du mit Rundschreiben & Notfall-Kommunikation — von der Abkochempfehlung bei einer Wasserverunreinigung (mit Anbindung an den Wasserproben-Alarm) bis zur Abschaltungs-Info bei Rohrbruch oder geplanter Reparatur, versendet per E-Mail oder Post.

Wechselt eine Liegenschaft den Besitzer, führt dich der Eigentümerwechsel Schritt für Schritt durch Stichtags-Ablesung, Schlussrechnung an den Altbesitzer und Übergabe an den neuen Eigentümer — der nächste Rechnungslauf verrechnet dann automatisch nur noch den Restverbrauch.

Steht eine größere Investition an oder läuft ein Kredit, hilft die Plankostenrechnung beim Tarif für die kommenden Jahre: Ziel erfassen (etwa „500.000 € für die Netzerneuerung bis 2030"), und quellstube schlägt drei Tarifpakete vor — inklusive Effekt auf einen Musterhaushalt und fertiger Beschlussvorlage für die Hauptversammlung. Die dafür nötige Verbrauchshistorie entsteht automatisch aus den Ablesungen; Jahre vor der Umstellung auf quellstube trägst du einmalig von Hand nach.