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SEPA-Lastschrift (Bankeinzug)

Viele Mitglieder zahlen am liebsten per Bankeinzug: Sie unterschreiben einmal ein SEPA-Lastschriftmandat, und die Genossenschaft bucht die Wassergebühren ab — kein Zahlschein, keine vergessene Überweisung, weniger Mahnungen.

quellstube unterstützt das von Anfang bis Ende:

Am Kontakt hinterlegst du IBAN, Mandatsreferenz und das Datum der Unterschrift und stellst die Zahlungsart auf Bankeinzug.
Die Rechnung zeigt statt „Wir ersuchen Sie … einzuzahlen“ einen Hinweis wie „Bitte nicht einzahlen. Der Rechnungsbetrag … wird am 15.11.2026 … von Ihrem Konto AT61 •••• 3201 abgebucht.“ — samt Gläubiger-ID und Mandatsreferenz. Damit gilt die Rechnung gleich als Vorabankündigung (Pre-Notification) des Einzugs.
Unter Rechnungen / OP → Lastschrift-Einzug erzeugst du die Datei für die Bank (SEPA-Format pain.008) und liest sie im Online-Banking ein.
Der Zahlungseingang wird beim Bankauszug-Import automatisch zugeordnet, eine Rücklastschrift macht die Rechnung wieder offen.

Die Funktion steht in allen Tarifen zur Verfügung.

Einrichten

Einstellungen → Kontaktdaten → SEPA-Lastschrift

Gläubiger-ID — die Kennung deiner Genossenschaft als Lastschrift-Einreicher. In Österreich vergibt sie die Oesterreichische Nationalbank (Antrag über deine Hausbank), in Deutschland die Deutsche Bundesbank (Online-Antrag). Ohne Gläubiger-ID ist kein Einzug möglich.
Präfix der Mandatsreferenz (optional) — neue Mandate bekommen automatisch Präfix + Kundennummer, z. B. WG-10023. Ein später geändertes Präfix benennt bestehende Mandate nicht um.
Hinweis auf der Rechnung und Hinweistext (optional) — leer lassen für den Standardtext. Eigene Texte können Platzhalter verwenden, z. B. {{ betrag }}, {{ abbuchungstermin }} („am 15.11.2026“) oder {{ iban }} (gekürzt). Die vollständige Liste steht unter dem Feld.

Außerdem brauchst du unter Bankdaten die IBAN und den Kontoinhaber der Genossenschaft — auf dieses Konto wird eingezogen.

Kontakt auf Bankeinzug stellen

Kontakte → Kontakt bearbeiten → Zahlung & Bankverbindung

Feld	Hinweis
Zahlungsart	Überweisung (Standard) oder Bankeinzug (SEPA-Lastschrift)
IBAN	Pflicht bei Bankeinzug; die Prüfziffer wird geprüft. Nur Konten im SEPA-Raum.
BIC	optional — innerhalb des SEPA-Raums reicht die IBAN
Kontoinhaber	nur, wenn das Konto nicht auf den Kontakt selbst lautet
Mandatsreferenz	leer = automatisch. Hast du bereits Papier-Mandate mit eigener Referenz, trag genau diese ein.
Mandat unterschrieben am	Pflicht bei Bankeinzug — steht in jeder Einzugsdatei

In der Kontaktliste filterst du mit Zahlungsart nach Bankeinzug, Bankeinzug, Angaben fehlen (IBAN oder Mandat noch nicht erfasst) oder Ohne vollständiges Mandat (Überweiser und unvollständige Mandate). Viele Kontakte auf einmal stellst du über den Import um.

Mandate einholen

Für jeden Einzug brauchst du ein Mandat des Mitglieds. quellstube druckt dafür ein vorausgefülltes Formular: Name und Anschrift des Mitglieds, deine Genossenschaft mit Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und der vorgeschriebene Ermächtigungstext. Das Mitglied trägt nur noch Kontoinhaber, IBAN, Ort, Datum und Unterschrift ein. Das Formular passt ins Fensterkuvert.

Es gibt drei Wege zum Formular:

Einzeln: auf der Kontaktseite bei Zahlung & Bankverbindung → Mandatsformular.
Für viele Kontakte: in der Kontaktliste über das Menü ⋯ → Lastschrift-Mandate drucken. Es gilt der aktuelle Filter der Liste; gedruckt werden nur Kunden ohne vollständiges Mandat. Große Mengen entstehen in Teilen.
Als Beilage zur Rechnung: Einstellungen → SEPA-Lastschrift → Mandatsformular dem Rechnungsdruck beilegen. Dann folgt beim Sammeldruck (Rechnungsliste, Post-Versand eines Rechnungslaufs) hinter der ersten Rechnung jedes Kunden ohne vollständiges Mandat ein Formular — so landet es im richtigen Kuvert. Mitglieder, die schon per Bankeinzug zahlen, bekommen keines.

Kommt das Formular unterschrieben zurück, stellst du den Kontakt wie oben beschrieben auf Bankeinzug und trägst IBAN und Datum der Unterschrift ein. Bewahre das Papier auf — es ist dein Nachweis gegenüber der Bank.

Umfang des Mandats: Der Ermächtigungstext nennt, wofür du abbuchen darfst. Standard ist „für fällige Forderungen aus Wasserbezug und Mitgliedschaft, einschließlich sonstiger Leistungen (z. B. Poolbefüllung, Arbeiten am Hausanschluss)“. Ändern kannst du ihn unter Einstellungen → SEPA-Lastschrift → Umfang des Mandats. Nenne alles, was du einziehen willst: Ein Mandat „nur für Wassergebühren“ deckt z. B. keine Poolbefüllung — das Mitglied könnte so eine Abbuchung zurückholen. Den Einleitungstext über dem Formular kannst du dort ebenfalls anpassen.

Online erteilen (Pro)

Im Pro-Tarif steht auf dem Formular zusätzlich ein QR-Code mit Link. Das Mitglied scannt ihn, gibt Kontoinhaber und IBAN ein und bestätigt den Mandatstext — fertig, ohne Rücksendung. Der Code ist persönlich und kommt nur per Post an die Anschrift des Mitglieds; es ist derselbe Code wie bei der Anmeldung zum Schriftverkehr per E-Mail.

Der Kontakt steht danach sofort auf Bankeinzug, mit IBAN, Mandatsreferenz und Datum. Du bekommst eine Meldung in der Glocke.
Ab der nächsten Rechnung wird abgebucht. Bereits versendete Rechnungen bleiben Überweisung; das Mitglied wird darauf hingewiesen.
Als Nachweis speichert quellstube Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser und den genauen Wortlaut, dem das Mitglied zugestimmt hat. Auf der Kontaktseite steht dann Mandat online erteilt am … mit einem Link zum Nachweis (PDF). Gibt das Mitglied eine E-Mail-Adresse an (oder ist eine hinterlegt), bekommt es die Mandatsdaten als Bestätigung.

Vorher mit der Bank klären: Banken in Österreich und Deutschland akzeptieren online erteilte Mandate, wenn die Inkassovereinbarung deiner Genossenschaft mit der Bank das erlaubt — frag kurz nach. Das Risiko trägt der Zahlungsempfänger: Bestreitet ein Mitglied, das Mandat erteilt zu haben, kann es eine Abbuchung bis zu 13 Monate lang zurückholen, solange du das Mandat nicht nachweisen kannst. Dafür gibt es den Nachweis. Das ist keine Rechtsberatung.

Was auf der Rechnung steht

Bei Kontakten mit Bankeinzug ersetzt der Lastschrift-Hinweis die Zahlungsaufforderung — auf dem PDF, im Word-Dokument und in der E-Mail. Der GiroCode (QR-Code zum Überweisen) entfällt, damit niemand zusätzlich überweist.

Das Abbuchungsdatum ist das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Bei Kontakten mit Bankeinzug ist es deshalb Pflicht.

Beim Versenden merkt sich die Rechnung Zahlungsart, Mandat und Konto. Ändert sich danach die Bankverbindung, bleibt der Nachdruck trotzdem beim angekündigten Konto. Auch die E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, UBL) enthält dann die Lastschrift (Zahlungsart 59 mit Mandatsreferenz, Gläubiger-ID und belastetem Konto).

Vorabankündigung: Der Kunde muss den Einzug mindestens 14 Tage vorher kennen, außer im Mandat ist eine kürzere Frist vereinbart. Mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen im Rechnungslauf ist das automatisch erfüllt.

Einzug durchführen

Rechnungen / OP → Lastschrift-Einzug → Neuer Einzug

Wähle einen Rechnungslauf oder alle Rechnungen und setze Fällig bis.
Die Liste zeigt alle offenen, versendeten Rechnungen von Kontakten mit Bankeinzug. Rechnungen, die noch mit Zahlungsaufforderung (Überweisung) versendet wurden, sind nicht vorausgewählt — der Kunde weiß noch nichts vom Einzug.
Darunter stehen die Posten, die nicht eingezogen werden können, mit dem Grund (z. B. Datum der Mandatsunterschrift fehlt) und einem Link zum Kontakt.
Einzugslauf anlegen — danach lädst du „Datei für die Bank (pain.008)“ herunter und liest sie im Online-Banking ein (ELBA, George Business, Sparkasse, VR-Banking … meist unter SEPA-Lastschrift → Datei-Upload). Die Kontrollliste (CSV) enthält dieselben Zeilen zum Gegenlesen in Excel.

Eingezogen wird am Fälligkeitstag, frühestens aber zwei Bankarbeitstage nach dem Anlegen (die Bank braucht die Datei vorher). Hat ein Lauf Rechnungen mit verschiedenen Fälligkeiten, enthält die Datei je Tag einen eigenen Sammler.

Eine Rechnung, die in einem Lauf steht, wird kein zweites Mal eingezogen und nicht gemahnt, bis der Einzug erledigt oder zurückgegeben ist. In den Offenen Posten trägt sie das Kennzeichen im Einzug.

Hat die Bank die Datei nicht ausgeführt (nicht hochgeladen oder abgelehnt), wähle im Lauf Lauf verwerfen — die Rechnungen sind dann wieder frei.

Nach dem Einzug: Zahlung und Rücklastschrift

Mit Bankauszug-Import: Die Bank schreibt den Einzug meist als eine Sammelgutschrift gut. Der Bankauszug-Import erkennt sie am Betrag (und an der Kennung des Laufs im Verwendungszweck) und teilt sie automatisch auf die Rechnungen des Laufs auf. Bucht deine Bank jede Lastschrift einzeln, greift die normale Zuordnung über die Rechnungsnummer.

Ohne Bankauszug-Import: Im Lauf auf Als bezahlt verbuchen — jede Rechnung wird am Einzugsdatum als bezahlt gebucht. Liest du den Auszug später doch ein, ordne die Sammelgutschrift dort nicht noch einmal zu.

Rücklastschrift (Konto erloschen, keine Deckung, Widerspruch des Kunden): Der Bankauszug-Import erkennt die Rückbuchung an Rechnungsnummer und Betrag. Ohne Import erfasst du sie im Lauf beim Posten über die Schaltfläche mit dem Pfeil. Die Zahlung wird zurückgebucht, die Rechnung ist wieder offen und kann gemahnt oder in einem neuen Lauf eingezogen werden. Gebühren der Bank für die Rücklastschrift buchst du gesondert.

Gut zu wissen

Mandate verfallen nach 36 Monaten ohne Einzug. quellstube warnt in der Auswahl, wenn ein Mandat so lange nicht genutzt wurde.
Neues Konto: Ändert ein Kunde seine Bankverbindung, kennzeichnet der nächste Einzug das automatisch als Mandatsänderung, wie es die Bank verlangt.
Gutschriften (Storno-Rechnungen) werden nie eingezogen; die Rückzahlung läuft wie bisher.
Die Einzugsläufe sind Teil des Datenexports — nach einer Wiederherstellung wird nichts doppelt eingezogen.