DATEV-Export

Viele Steuerberatungen arbeiten mit DATEV. Mit dem DATEV-Export gibst du ihnen deine Buchhaltung als Datei, die sie direkt einlesen können — inklusive der Belegbilder, damit sie zu jeder Buchung gleich den passenden Beleg sehen. Kein Abtippen, keine Excel-Listen.

Nur in der gehosteten Version (quellstube.at) verfügbar — in allen Tarifen.

Einschalten

Einstellungen → Steuern → Übergabe an die Steuerberatung

Der Export ist zunächst aus. Wähle DATEV und speichere die Einstellungen. Danach erscheinen:

• im Menü Buchhaltung der Punkt DATEV-Export,
• im Kontenplan, bei Bank & Kasse und bei den Steuersätzen zusätzliche Felder für die Zuordnung (Sachkonto, Steuerschlüssel).

Wer den Export nicht braucht, sieht von alledem nichts. Ausschalten löscht nichts — Zuordnung und bisherige Übergaben bleiben gespeichert und sind beim Wiedereinschalten wieder da.

Einrichten

Buchhaltung → DATEV-Export → Einrichtung

Stammdaten

Diese Angaben bekommst du von deiner Steuerberatung:

• Beraternummer und Mandantennummer — ohne sie lässt sich keine Datei erzeugen.
• Sachkontenlänge — meist 4.
• Kontenrahmen — in Deutschland meist SKR 03 oder SKR 04, in Österreich SKR 07.
• Verrechnungskonto — nur nötig, wenn es Buchungen ohne Bank/Kasse gibt.
• Festschreiben — meist schreibt die Steuerberatung selbst fest; dann aus lassen.

Kontenzuordnung

quellstube bucht mit eigenen Konten (Kontenplan) und Geldkonten (Bank & Kasse). DATEV braucht dafür die Sachkontonummern aus dem Kontenrahmen deiner Steuerberatung. Die Einrichtungsseite zeigt alle Konten in einer Tabelle — trag dort je Konto die Nummer ein. Einzelne Konten kannst du auch später direkt im Kontenplan bzw. bei Bank & Kasse ergänzen.

Beispiel	SKR 03	SKR 04
Bank	1200	1800
Kasse	1000	1600
Geldtransit (Kasse → Bank)	1360	1460
Erlöse 7 % USt	8300	4300
Erlöse 19 % USt	8400	4400

Die Tabelle zeigt Beispiele — welche Konten bei dir richtig sind, legt deine Steuerberatung fest.

Automatikkonten: Viele Erlöskonten (z. B. 8300/8400 im SKR 03) rechnen die Umsatzsteuer in DATEV selbst heraus. Setz bei solchen Konten den Haken Automatikkonto — dann geht kein Steuerschlüssel mit.

Steuerschlüssel

Für jeden Steuersatz braucht DATEV einen Steuerschlüssel (BU-Schlüssel) — einen für Einnahmen (Umsatzsteuer) und einen für Ausgaben (Vorsteuer). Für Deutschland sind die üblichen Schlüssel vorbelegt (7 %: 2 / 8, 19 %: 3 / 9), sie gelten, solange das Feld leer ist. Für Österreich gibt es keine Vorbelegung — bitte die Schlüssel bei deiner Steuerberatung erfragen und eintragen.

In nicht umsatzsteuerpflichtigen Buchungsjahren (Kleinunternehmer) geht nie ein Steuerschlüssel mit.

Übergabe erstellen

Buchhaltung → DATEV-Export

1. Zeitraum wählen — z. B. den Vormonat, ein Quartal oder das ganze Jahr. Vorbelegt ist der Zeitraum seit der letzten Übergabe. Eine Übergabe umfasst höchstens ein Buchungsjahr.
2. Prüfen — quellstube zeigt, was übergeben wird (Buchungen, Umbuchungen, Summen je Konto, Belege) und was noch fehlt. Fehler (z. B. ein Konto ohne Sachkonto) verlinken direkt zur Einrichtung.
3. Übergabe erstellen — das Paket wird heruntergeladen. Mit Belegbildern entsteht es im Hintergrund und steht kurz darauf unter Aufträge bereit.

Das Paket (ZIP) enthält:

• EXTF_Buchungsstapel_….csv — die Buchungen im DATEV-Format,
• EXTF_Kontenbeschriftungen.csv — die Namen der verwendeten Konten,
• Belegbilder_1.zip (bei vielen Belegen mehrere) — die Belege mit Inhaltsverzeichnis,
• LIESMICH.txt — Kurzanleitung für die Steuerberatung und das Prüfprotokoll.

Was übergeben wird: alle verbuchten Buchungen im Zeitraum, die noch nicht übergeben wurden, dazu Stornos und — wenn gewählt — die Umbuchungen zwischen Bank und Kasse. Buchungen von heute sind noch offen und gehen erst mit, wenn sie verbucht sind — automatisch über Nacht oder sofort per Jetzt verbuchen (der Knopf steht direkt an der Meldung in der Prüfung und über der Buchungsliste). Liegen ältere, noch nicht übergebene Buchungen vor dem Zeitraum (z. B. ein nachträglicher Storno), weist die Prüfung darauf hin.

Belegbilder: Übertragen werden PDF-, JPEG- und PNG-Belege. Hat eine Buchung mehrere Belege, wird der älteste verknüpft, die anderen reisen im Paket mit. E-Rechnungen als reines XML und WebP-Fotos nimmt DATEV nicht als Belegbild — sie stehen im Prüfprotokoll und bleiben im Belegarchiv.

Was die Steuerberatung damit macht

• Buchungsstapel: In DATEV Rechnungswesen über Bestand → Importieren → Stapelverarbeitung einlesen (die Kontenbeschriftungen bei Bedarf ebenso).
• Belegbilder: Mit DATEV Belegtransfer in ein Verzeichnis vom Typ „DATEV XML-Schnittstelle online“ legen (die ZIP nicht entpacken) und hochladen. Die Belege werden über den Beleglink automatisch mit den Buchungen verknüpft.

Nach der Übergabe

Übergebene Buchungen sind in quellstube gesperrt: Konto, Bank/Kasse und Projekt lassen sich nicht mehr ändern, übergebene Umbuchungen nicht mehr löschen — sonst liefen quellstube und DATEV auseinander. Zum Korrigieren die Buchung stornieren und neu buchen; der Storno geht mit der nächsten Übergabe als Generalumkehr mit. Beschreibung und Kontakt bleiben änderbar.

Erneut herunterladen: Jede Übergabe lässt sich unter Bisherige Übergaben noch einmal herunterladen — mit denselben Buchungen.

Zurückziehen: Hat die Steuerberatung den Import abgelehnt (z. B. falsches Sachkonto), ziehst du die Übergabe mit einer Begründung zurück. Die Buchungen sind dann wieder frei und gehen mit der nächsten Übergabe erneut mit. Nur zurückziehen, wenn der Stapel in DATEV nicht eingelesen wurde — sonst entstehen dort doppelte Buchungen.

Grenzen

• quellstube führt eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: übergeben wird Geldkonto gegen Sachkonto, brutto, die Steuer über den Steuerschlüssel. Personenkonten (Debitoren/Kreditoren, offene Posten) und Eröffnungswerte werden nicht übergeben — die Kontakt- bzw. Lieferantennummer steht aber als Zusatzinfo an jeder Buchung.
• Projekte mit Kürzel gehen als Kostenstelle (KOST1) mit.
• Der Export ersetzt keine Steuerberatung — Kontenzuordnung und Steuerschlüssel bitte gemeinsam festlegen.