E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung)

Jedes Rechnungs-PDF aus quellstube ist zugleich eine E-Rechnung nach EN 16931 (Format ZUGFeRD / Factur-X, Profil „EN 16931"). Das PDF sieht aus wie bisher — zusätzlich stecken die Rechnungsdaten als XML-Datei darin, die Buchhaltungsprogramme automatisch einlesen. Für Privatkunden ändert sich nichts: sie sehen und drucken das PDF wie gewohnt.

Wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Deutschland — Pflicht bei Rechnungen an inländische Unternehmen (B2B):

Leistung erbracht	Rechnung an Unternehmen
bis 31.12.2026	Papier oder PDF weiterhin erlaubt
im Jahr 2027	E-Rechnung Pflicht, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag
ab 1.1.2028	E-Rechnung Pflicht für alle

Maßgeblich ist, wann die Leistung erbracht wurde — bei der Wasserabrechnung also der Abrechnungszeitraum, nicht das Rechnungsdatum. Ausgenommen sind Kleinunternehmer (§ 19 UStG), Rechnungen bis 250 € brutto und Rechnungen an Privatpersonen. Wichtig: Unternehmen müssen die E-Rechnung elektronisch erhalten, z. B. per E-Mail — ein ausgedrucktes PDF ist keine E-Rechnung. Seit 2025 muss außerdem jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch deine Genossenschaft.

Typische Unternehmen unter den Wasserkunden: Vermieter (für vermietete Objekte), Landwirte, Gewerbe und Gastronomie, Gemeinden in ihrem unternehmerischen Bereich.

Österreich — derzeit keine Pflicht zwischen Unternehmen. Die eingebetteten Daten schaden nicht und erleichtern Firmenkunden und Gemeinden die Verbuchung. Rechnungen an Bundesdienststellen laufen über e-Rechnung.gv.at; dafür gibt es die UBL-Rechnung.

Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung — im Zweifel bitte mit der Steuerberatung abstimmen.

Einrichten

Einstellungen → Tab „Rechnung" → Karte „E-Rechnung"

1. Schalter „Strukturierte Rechnungsdaten in Rechnungs-PDFs einbetten" — ist von Haus aus an.
2. Anschrift mit Straße, PLZ und Ort. Beim ersten Öffnen übernimmt quellstube sie aus der Kontaktadresse — bitte prüfen und speichern.
3. Kennung der Genossenschaft: die UID-Nummer / USt-IdNr. (Tab „Kontaktdaten" → Steuerliche Angaben). Ohne diese Nummer eine Register- oder Kennnummer eintragen (z. B. Firmenbuch, Genossenschaftsregister, bei Wassergenossenschaften die Wasserbuch-Postzahl).
4. UID/USt-IdNr. oder Steuernummer — eine von beiden ist für jede E-Rechnung nötig.
5. Empfohlen: IBAN (sonst fehlen die Zahlungsdaten) und die E-Mail-Adresse der Genossenschaft. Für die XRechnung an Behörden sind sie Pflicht, dazu ein Ansprechpartner (Feld in der Karte) und die Telefonnummer der Genossenschaft (Tab „Kontaktdaten") — siehe XRechnung für Behörden.
6. Optional: Begründung für Positionen ohne Umsatzsteuer. Die E-Rechnung verlangt für jede Position ohne USt einen Grund. In nicht umsatzsteuerpflichtigen Jahren nimmt quellstube automatisch den Kleinunternehmer-Hinweis; dieser Text gilt für 0-%-Positionen in steuerpflichtigen Jahren (z. B. echte Mitgliedsbeiträge).

Die Checkliste am Ende der Karte zeigt, was noch fehlt. Solange etwas fehlt, entstehen ganz normale PDFs ohne E-Rechnungsdaten — es geht also nichts kaputt.

Was passiert bei einer Rechnung?

• Entwurf: Das PDF enthält die E-Rechnungsdaten bereits und wird bei jeder Vorschau neu erzeugt.
• Versand (E-Mail, Post-Versand eines Rechnungslaufs) und jede versendete Rechnung: Die E-Rechnungsdaten werden eingefroren. Jede spätere Kopie derselben Rechnung enthält exakt dieselben Daten — auch wenn sich z. B. die Bankverbindung der Genossenschaft inzwischen geändert hat.
• Auf der Rechnungsdetailseite zeigt der Punkt „E-Rechnung" den Status. Mit „XML" lädst du die E-Rechnung als Datei herunter. Fehlt etwas (z. B. ein unbekanntes Land in der Kundenanschrift), steht dort, was zu tun ist.

Unternehmer-Kunden (nur Deutschland)

Ab dem Stichtag darf einem Unternehmer keine Rechnung mehr per Post oder als bloßes PDF zugestellt werden. quellstube hilft dir, diese Kunden im Blick zu behalten und beim Versand nichts falsch zu machen. Österreichische Mandanten sehen diese Funktionen nicht.

1. Kunden kennzeichnen — Kontakte → Kunde bearbeiten → Abschnitt „E-Rechnung" → Schalter „Unternehmer". Typische Unternehmer unter den Wasserkunden sind Vermieter (auch bei steuerfreier Vermietung), Landwirte, Gewerbe und Gastronomie sowie Gemeinden in ihrem unternehmerischen Bereich. Bei Wohnungseigentümergemeinschaften und ähnlichen Fällen im Zweifel die Steuerberatung fragen.

Beim Einschalten aktiviert quellstube „Schriftverkehr per E-Mail" gleich mit, sobald eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Das ist keine Einwilligung des Kunden — eine E-Rechnung zwischen Unternehmen braucht keine —, sondern eine Einstellung deiner Genossenschaft; sie wird im Protokoll des Kunden vermerkt. Fehlt die Adresse, erscheint nach dem Speichern eine Warnung. Ein Kunde, der den E-Mail-Versand selbst abbestellt hat, wird dabei nicht erneut eingeschaltet.

2. Stichtag wählen — Einstellungen → Tab „Rechnung" → Karte „E-Rechnung" → „E-Rechnungs-Pflicht gegenüber Unternehmern ab":

• 1. Januar 2028 (Standard) — gilt für alle.
• 1. Januar 2027 — nur, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag.

Maßgeblich ist, wann die Leistung erbracht wurde: bei der Wasserabrechnung das Ende des Abrechnungszeitraums, nicht das Rechnungsdatum.

Wann gilt die Pflicht für eine Rechnung? Wenn alles zutrifft: Der Kunde ist als Unternehmer gekennzeichnet, deine Genossenschaft ist im Rechnungsjahr umsatzsteuerpflichtig (Kleinunternehmer sind dauerhaft nicht ausstellungspflichtig), der Betrag liegt über 250 € brutto und das Leistungsende liegt am Stichtag oder danach. Storno-Rechnungen an Unternehmer zählen mit.

Was quellstube dann für dich tut:

• Dashboard-Karte „E-Rechnungspflicht ab …": wie viele Unternehmer-Kunden du hast und wie viele davon keine E-Mail bekommen können. Die Links führen direkt in die gefilterte Kontaktliste.
• Kontaktliste: Filter Nur Unternehmer und Unternehmer ohne E-Mail-Versand, dazu ein Badge „Unternehmer".
• Rechnungslauf → „Versenden": Entwürfe, die nur elektronisch zugestellt werden dürfen und keine E-Mail bekommen können, stehen in einer eigenen Gruppe „Nur elektronisch zustellbar" und werden nicht für den Post-Versand angeboten. Der Post-Versand druckt sie auch dann nicht, wenn sie ausgewählt wären — sonst würden sie auf „Versendet" springen, ohne dass der Kunde etwas Zulässiges bekommt. Das gilt auch für Kunden mit Rechnungsformat XRechnung.
• E-Mail-Versand: Unternehmer bekommen immer das PDF mit E-Rechnungsdaten (bzw. bei XRechnung die XML-Datei), nie nur ein Word-Dokument — unabhängig vom eingestellten Dokumentformat.
• Manuell auf „Versendet" setzen: Bei einer Pflicht-Rechnung, die noch nicht per E-Mail zugestellt wurde, erscheint ein Hinweis.
• Rechnungsdetail: Der Block „Pflicht-E-Rechnung" zeigt den Zustellstatus. Ist die E-Mail nicht angekommen (Hard-Bounce, Spam-Beschwerde, Versandfehler), steht dort „E-Rechnung nicht zugestellt" samt Empfänger — Post ist dann keine Lösung: Adresse im Kundenstamm prüfen, Sperre aufheben und erneut per E-Mail versenden.

Nachweis: Der E-Mail-Verlauf der Rechnung (Rechnungsdetail → E-Mail-Verlauf) ist dein Sendeprotokoll. Kann ein Unternehmer die E-Rechnung nicht empfangen, hat er keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung; du hast deine Pflicht erfüllt, wenn du die E-Rechnung ausgestellt und dich nachweislich um die Übermittlung bemüht hast. Im Zweifel bitte mit der Steuerberatung abstimmen.

XRechnung für Behörden (Leitweg-ID)

Gemeinden, Schulen, Feuerwehren und andere Behörden nehmen Rechnungen oft nur als XRechnung an — eine reine XML-Datei, die über ein Rechnungseingangsportal eingeht. Das Portal erkennt die zuständige Stelle an der Leitweg-ID, die dir die Behörde mitteilt (z. B. 04011000-1234512345-06). Ohne gültige Leitweg-ID lehnt das Portal die Rechnung ab.

Einrichten pro Kunde — Kontakte → Kunde bearbeiten → Abschnitt „E-Rechnung":

1. Rechnungsformat auf „XRechnung (Behörden)" stellen.
2. Leitweg-ID eintragen. quellstube prüft die Prüfziffer und meldet Tippfehler sofort. Bei einem Firmenkunden, der eine XRechnung wünscht, kann hier stattdessen seine Bestell- oder Kostenstellenreferenz stehen; ohne Eintrag gilt die Kundennummer.
3. Die Anschrift des Kunden braucht PLZ und Ort. Die E-Mail-Adresse ist nur nötig, wenn der Kunde keine Leitweg-ID hat — sonst dient die Leitweg-ID als elektronische Adresse.
4. Optional die USt-IdNr. des Kunden (steht dann auch im ZUGFeRD-PDF anderer Firmenkunden).

Was dann anders ist:

• Beim E-Mail-Versand geht die XML-Datei (<Rechnungsnummer>.xml) raus statt des PDFs. Die lesbare PDF-Ansicht steckt als Anhang in der XML-Datei, es bleibt also ein Beleg.
• Auf der Rechnungsdetailseite zeigt der Punkt „E-Rechnung" das Format „XRechnung 3.0" — mit „XML" lädst du die Datei für den Upload ins Portal der Behörde herunter.
• Die XML-Datei wird beim Versand eingefroren, wie beim ZUGFeRD-PDF. Stellst du den Kunden später um, bleibt die bereits versendete Rechnung eine XRechnung.
• Das normale PDF (Druck, Download) bleibt ein gewöhnliches PDF.
• Die XRechnung stellt höhere Anforderungen als ZUGFeRD: Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Genossenschaft, eine gültige IBAN sowie PLZ und Ort des Kunden. Fehlt etwas, verschickt quellstube nichts und nennt auf der Rechnungsdetailseite bzw. in der Fehlermeldung, was zu ergänzen ist — eine unvollständige Rechnung würde das Portal ohnehin ablehnen.
• Storno-Rechnungen an Behörden gehen ebenfalls als XRechnung raus.

Ob und wie eine Behörde XRechnungen verlangt, hängt vom Bundesland und der Stelle ab. Frag im Zweifel nach der Leitweg-ID und dem Einreichungsweg (Portal-Upload oder E-Mail).

UBL-Rechnung für Bundesdienststellen (Österreich)

Rechnungen an Bundesdienststellen in Österreich gehen über das Portal e-Rechnung.gv.at (Upload, Webformular oder Peppol). Das Portal nimmt UBL 2.1 gleichwertig zu ebInterface an — quellstube erzeugt dafür eine UBL-Rechnung nach Peppol BIS Billing 3.0. Länder und Gemeinden haben keine allgemeine Pflicht; für die meisten Genossenschaften ist das selten relevant.

Einrichten pro Kunde — Kontakte → Kunde bearbeiten → Abschnitt „E-Rechnung":

1. Rechnungsformat auf „UBL / Peppol (Bund Österreich)" stellen.
2. Auftragsreferenz eintragen — das Portal verlangt sie (Feld BT-13).
3. Unsere Lieferantennr. beim Kunden eintragen — die Nummer, unter der die Dienststelle deine Genossenschaft führt (BT-29). Nicht zu verwechseln mit der Lieferantennummer deiner eigenen Lieferanten.
4. Peppol-ID der Dienststelle eintragen, so wie sie die Dienststelle mitteilt (Schema:Kennung, z. B. 9915:b). Ohne Eintrag verwendet quellstube die USt-IdNr. der Dienststelle.

Deine Genossenschaft wird in der UBL-Rechnung über ihre UID (bzw. deutsche USt-IdNr.) adressiert — sie muss in den Einstellungen hinterlegt sein. Genossenschaften ohne UID (z. B. Kleinunternehmer) können die UBL-Rechnung daher nicht erzeugen.

Was dann anders ist: Wie bei der XRechnung ist das XML der Beleg, das PDF steckt als Anhang darin; per E-Mail geht die XML-Datei raus, der Post-Versand entfällt, und die Datei wird beim Versand eingefroren. Für den Upload ins Portal lädst du sie auf der Rechnungsdetailseite mit „XML" herunter. Fehlt etwas, verschickt quellstube nichts und nennt, was zu ergänzen ist.

Hinweis: Die Datei ist gegen das Schema, die EN 16931 und das offizielle Peppol-Regelwerk geprüft. Ein Testupload auf e-Rechnung.gv.at mit deinen echten Daten steht noch aus — empfohlen vor der ersten echten Rechnung.

E-Rechnungen von Lieferanten empfangen

Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — unabhängig von der Größe und auch als Kleinunternehmer. Der Lieferant darf sich für den Versand noch auf Papier oder PDF berufen (Übergangsfrist bis Ende 2026 bzw. 2027), aber spätestens ab 2028 schickt er dir eine E-Rechnung, und du musst sie unverändert und lesbar 8 Jahre aufbewahren. Ein E-Mail-Postfach, in dem die Datei ankommt, genügt zum Empfang.

Dafür gibt es in quellstube die Seite Buchhaltung → Belege (der Belegeingang): Datei hochladen, Rechnung lesbar ansehen, Buchung vorschlagen lassen, das Original bleibt unverändert archiviert. Unterstützt sind ZUGFeRD/Factur-X (PDF), XRechnung und UBL/Peppol (XML). Details und Ablauf: Buchhaltung → Eingangsrechnungen.

Österreich: Hier besteht derzeit keine Empfangspflicht zwischen Unternehmen; die Funktion steht trotzdem zur Verfügung und erspart das Abtippen.

Was steht in der E-Rechnung?

Rechnungsnummer und -datum, Fälligkeit, Leistungszeitraum; die Genossenschaft mit Anschrift, UID/USt-IdNr. bzw. Steuernummer und Bankverbindung; der Kunde mit Name, Anschrift und Kundennummer (die E-Mail-Adresse nur, wenn er Schriftverkehr per E-Mail bekommt); die Liegenschaft als Lieferort; alle Positionen mit Menge, Einheit, Preis und USt-Satz; die USt-Aufstellung und die Summen.

• Storno-Rechnungen werden als Gutschrift mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung übermittelt.
• Mahngebühren gehören zur Mahnung, nicht zur Rechnung — sie stehen nicht in der E-Rechnung.
• Korrekturen und Gutschriften aus Schätzungen erscheinen als Position mit negativer Menge.

Häufige Fragen

Muss ich für Privatkunden etwas ändern? Nein. Das PDF sieht aus wie bisher.

Reicht es, einem Unternehmen die Rechnung per Post zu schicken? In Deutschland nach der Übergangszeit nicht mehr — schick die Rechnung per E-Mail (Kontakt mit E-Mail-Adresse und aktiviertem „Schriftverkehr per E-Mail"). Kennzeichne dafür die Kunden als Unternehmer — Details im Abschnitt Unternehmer-Kunden.

Ein Unternehmer hat keine E-Mail-Adresse. Dann kann ihm die E-Rechnung nicht zugestellt werden: Frag nach einer Adresse. Bis dahin bleibt seine Rechnung im Rechnungslauf unter „Nur elektronisch zustellbar", statt versehentlich gedruckt zu werden.

Wir sind Kleinunternehmer — betrifft uns das? Kleinunternehmer sind in Deutschland nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Die eingebetteten Daten schaden trotzdem nicht; sie brauchen nur eine Kennung (Register-/Kennnummer oder Steuernummer).

Eine Behörde verlangt eine XRechnung mit Leitweg-ID. Stell beim Kunden das Rechnungsformat auf „XRechnung (Behörden)" und trag die Leitweg-ID ein — Details im Abschnitt XRechnung für Behörden.

Die Behörde hat keine E-Mail-Adresse im Kundenstamm — geht das? Ja. Mit einer Leitweg-ID dient sie als elektronische Adresse; die Rechnung lädst du auf der Detailseite als XML herunter und lädst sie im Portal hoch.

Muss ich für die XRechnung ein eigenes PDF erzeugen? Nein. Das PDF steckt als Anhang in der XML-Datei; die Behörde sieht es in ihrem Portal bzw. Rechnungsprogramm.

Wie kann ich eine E-Rechnung prüfen? Lade auf der Rechnungsdetailseite das XML herunter und öffne es in einem E-Rechnungs-Viewer oder -Validator.