Rundschreiben & Notfall-Kommunikation

Mit Rundschreiben erreichst du deine Mitglieder mit wichtigen Mitteilungen – von der geplanten Wartungsabschaltung bis zum Notfall. Der Versand funktioniert wie beim Rechnungs-Massenversand: per E-Mail (seriell, mit Fortschrittsanzeige) oder per Post (ein Sammel-PDF zum Ausdrucken). Vorlagen für die häufigsten Fälle sind bereits eingebaut.

Das Modul findest du in der linken Navigation unter Rundschreiben. Es steht sowohl Genossenschaften als auch kommunalen Versorgern zur Verfügung.

Wofür Rundschreiben?

Typische Anlässe:

• Abkochempfehlung bei einer Trinkwasser-Verunreinigung (z. B. nach einem Laborbefund mit Grenzwertüberschreitung) – inklusive späterer Entwarnung.
• Geplante Abschaltung / Reparatur – wenn wegen Wartungs- oder Erweiterungsarbeiten zeitweise kein Wasser verfügbar ist.
• Rohrbruch / akute Störung – kurzfristige Information über einen ungeplanten Ausfall.
• Freies Rundschreiben – jede sonstige Mitteilung.

Rundschreiben anlegen

Rundschreiben → Neues Rundschreiben

Wähle im Dialog eine Vorlage – Betreff und Text werden automatisch vorbefüllt. Passe den Text danach an:

• In eckigen Klammern stehende Lücken wie [Straße / Ortsteil] oder [Datum] ersetzt du durch die konkreten Angaben.
• Die Platzhalter {anrede} und {name} werden beim Versand je Empfänger automatisch eingesetzt (z. B. „Sehr geehrte Frau Muster").

Nach dem Speichern geht es direkt zur Empfängerauswahl.

Empfänger auswählen

Rundschreiben → (öffnen) → Empfänger auswählen

Standardmäßig sind alle aktiven Mitglieder vorausgewählt. Über die Kontaktliste kannst du einzelne Empfänger an- oder abwählen und je Empfänger die Versandart (E-Mail oder Post) festlegen. Kontakte ohne E-Mail-Einwilligung bzw. ohne Adresse sind entsprechend gekennzeichnet.

Betroffenen Netzbereich auf der Karte wählen

Bei einer örtlich begrenzten Störung (Rohrbruch, Teilabschaltung) willst du nur die betroffenen Haushalte informieren. Über Auf Karte (Netzbereich) öffnest du eine Landkarte deiner Liegenschaften:

• Ziehe mit dem Rechteck- oder Polygon-Werkzeug (oben links) einen Bereich auf – alle Liegenschaften darin werden ausgewählt.
• Einzelne Punkte kannst du zusätzlich per Klick an- oder abwählen.
• Übernehmen fügt die aktuellen Eigentümer der gewählten Liegenschaften zur Empfängerliste hinzu.

Voraussetzung ist, dass deine Liegenschaften geokodiert sind (BEV-Abgleich) bzw. Hausanschlüsse im Leitungsnetz verortet und den Liegenschaften zugeordnet sind.

Versenden

Rundschreiben → (öffnen) → Versenden

• Per E-Mail senden verschickt das Rundschreiben seriell an alle E-Mail-Empfänger, mit Statusanzeige je Empfänger. Über den Testmodus schickst du dir zuerst ein Muster an die eigene Adresse.
• Post-Brief drucken erzeugt ein Sammel-PDF (ein Brief je Post-Empfänger, mit Briefkopf und Anschriftenfeld) zum Ausdrucken und Kuvertieren.

Über Brief-Vorschau siehst du den Brief mit einem Muster-Empfänger.

Abkochempfehlung aus dem Wasserproben-Alarm

Zeigt ein Laborbefund im Leitungsnetz eine Grenzwertüberschreitung (roter „überschritten"-Status), erscheint auf der Wasserqualitäts-Seite und im Befund die Schaltfläche Abkochempfehlung erstellen. Sie legt ein Rundschreiben an, in dem der Anlass (betroffene Parameter, Messwerte, Probenahmestelle und Datum) bereits eingetragen ist. Solange eine Abkochempfehlung aktiv ist, erscheint auf dem Dashboard ein Warnbanner mit einem Link zur Entwarnung.

Ist das Wasser wieder einwandfrei, öffnest du die versendete Abkochempfehlung und klickst Entwarnung erstellen – der Empfängerkreis wird automatisch übernommen.

Bei einem Rohrbruch legst du analog direkt aus dem Störungsjournal über Rundschreiben erstellen eine Ausfall-Info an.

Notfall-Versand ohne Einwilligung

Bei den Notfall-Arten (Abkochempfehlung, Entwarnung, Rohrbruch/Ausfall) gehen die E-Mails an alle Kontakte mit E-Mail-Adresse – auch an jene ohne ausdrückliche Einwilligung zum „Schriftverkehr per E-Mail". Rechtsgrundlage ist der Schutz lebenswichtiger Interessen bzw. der Versorgungsauftrag (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO); bei einer Gesundheitsgefahr überwiegt die rasche Information die reine Einwilligungslogik.

Zwei Dinge bleiben dabei immer gewahrt:

• Gesperrte Adressen (harte Bounces, Spam-Beschwerden) werden nie angeschrieben.
• Jeder Versand wird im Zustell-Verlauf protokolliert (Nachweis).

Normale (Nicht-Notfall-)Rundschreiben halten sich dagegen an die gewohnte Einwilligungspflicht – hier werden ohne aktivierte E-Mail-Freigabe keine Mails verschickt; solche Empfänger versorgst du per Post.