Häufige Fragen

Eine Sammlung von Fragen, die in der Praxis immer wieder auftauchen. Wenn deine Frage nicht dabei ist, schreib uns über das Support-Formular in der App (rechts oben → Hilfe → Support-Anfrage).

"Warum kann ich diese Buchung nicht löschen?"

Buchungen, die im Status Verbucht sind, lassen sich nicht mehr löschen oder direkt ändern — nur stornieren. Das ist Absicht: Verbuchte Buchungen sind Bestandteil eines Jahresabschlusses und müssen für Wirtschaftsprüfer und Mitgliederversammlung nachvollziehbar bleiben. Beim Stornieren bleibt das Original erhalten und ein Gegen-Eintrag wird erzeugt — siehe Storno-Chain.

"Wie korrigiere ich eine versendete Rechnung?"

Eine versendete Rechnung wird storniert (nicht gelöscht). Danach erstellst du eine neue Rechnung mit den korrigierten Werten. Das Mitglied bekommt zwei Belege: die Storno-Rechnung mit negativem Betrag und die neue, korrekte Rechnung — so ist die Korrektur sauber dokumentiert.

"Wo ist die Mehrwertsteuer?"

Die USt-Funktionen tauchen erst auf, wenn mindestens ein USt-pflichtiges Buchungsjahr existiert (Häkchen Umsatzsteuerpflichtig beim Anlegen des Buchungsjahrs). Kleine Genossenschaften unter der Kleinunternehmer-Grenze brauchen das in der Regel nicht — die App ist entsprechend defaulted aus. Siehe Buchungsjahre & USt-Pflicht.

"Welcher Zähler-Stand zählt für die Abrechnung?"

Der Verbrauch ergibt sich aus der Differenz der Stände am Anfang und Ende der Abrechnungsperiode (nicht zwingend das Kalenderjahr — siehe unten):

• Anfangs-Stand = Stand der letzten Ablesung der Vorperiode (oder Anfangswert beim Zählerwechsel)
• End-Stand = Stand der Ablesung in der aktuellen Abrechnungsperiode

Wichtig ist also nur, dass pro Zähler und Periode genau eine Ablesung existiert. Fehlt eine Ablesung, kann sie geschätzt werden (letzter Stand + Ø-Verbrauch); wird später der echte Stand nachgetragen und die Periode war bereits abgerechnet, erzeugt die App automatisch einen Korrekturposten (Nachforderung oder Gutschrift), der beim nächsten Rechnungslauf berücksichtigt wird — siehe Schätz-Korrekturen.

"Kann ich eine Mahnung manuell auslösen?"

Nein — Mahnungen entstehen ausschließlich aus dem Mahnlauf über die Mahnvorlagen. Wenn du einem einzelnen Mitglied einen Zahlungsschubs geben willst, ohne den vollen Mahnlauf zu fahren, schreibst du am besten eine formlose Erinnerungs-Mail; offizielle Mahnstufen mit Mahngebühr und Zinsen kommen nur aus dem Mahnlauf.

"Stripe sagt 'already_subscribed' — was tun?"

Das passiert, wenn dein Tenant schon ein aktives Abo hat und du versuchst, ein zweites anzulegen. Die App leitet dich automatisch ins Customer Portal weiter — dort kannst du das bestehende Abo ändern (Plan, Cycle, Zahlmittel), ohne ein zweites zu erzeugen.

"Wie unterscheiden sich Buchungsjahr und Abrechnungsperiode?"

Das Buchungsjahr ist das Geschäftsjahr für die Buchhaltung (fast immer das Kalenderjahr) — relevant für Buchungen, Jahresabschluss und USt-Pflicht. Die Abrechnungsperiode ist der Zeitraum, für den der Wasserverbrauch abgerechnet wird (z. B. Oktober bis September) — relevant für Ablesungen, Verbrauchsberechnung und Rechnungsläufe. Beide werden getrennt unter Stammdaten verwaltet und müssen sich nicht decken.

"Was bedeutet Wassergenossenschaft vs. Versorger?"

Unter Verwaltung → Einstellungen → Mandant-Typ legst du fest, ob dein Mandant als Wassergenossenschaft oder als Versorger (Gemeinde, Stadt, GmbH, Dorfgemeinschaft) geführt wird. Im Genossenschafts-Modus gibt es zusätzlich Mitglieds-Status & -Funktionen, Anteile/m² je Liegenschaft sowie die Schriftführung (Vorstandssitzungen, Beschlüsse, Protokolle); im Versorger-Modus sind diese Felder ausgeblendet, weil es dort keine Mitgliedschaft im genossenschaftlichen Sinn gibt. Die Umstellung wirkt sich sofort auf Formulare, Import-Wizards und die Menü-Beschriftung aus — sie lässt sich jederzeit wieder zurückstellen, ohne dass dabei Daten verloren gehen.

"Wer darf welche Bereiche der App sehen?"

Das steuerst du über Verwaltung → Rollen & Rechte. Pro Rolle wird einzeln festgelegt, welche der zehn Bereiche sichtbar sind: Stammdaten, Zähler, Buchhaltung, Rechnungen/OP, Mahnwesen, Auswertungen, Leitungsnetz, Störungsjournal, Schriftführung (nur im Modus Wassergenossenschaft) und Verwaltung. Jeder Benutzer hat genau eine Rolle. Beim Anlegen eines neuen Mandanten werden drei Rollen vorbereitet: Admin (hat immer alle Rechte, auch später neu hinzukommende — nicht editierbar), Kassier (Buchhaltung, Rechnungen/OP, Mahnwesen, Auswertungen) und Zählerverwalter (Zähler). Eigene Rollen wie Schriftführer oder Netzwart kannst du frei ergänzen.

"Kann ich einen Benutzer löschen?"

Nein, Benutzer werden nur deaktiviert (Verwaltung → Benutzer → bearbeiten), nicht gelöscht — so bleiben ihre historischen Buchungen, Rechnungen und Protokolle weiterhin einem Namen zuordenbar. Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr einloggen, taucht aber in der Historie unverändert auf.

"Ein Mitglied hat sein Passwort für die Selbstablesung vergessen."

Das Selbstablese-Portal (/zaehlerstand) hat einen eigenen Login unabhängig vom App-Login — Mitglieder melden sich dort mit einem einmaligen Zugangscode an, den du pro Kontakt und Periode unter Zähler → Selbsterfassung Zählerstand erzeugst und verschickst. Geht der Code verloren, erzeugst du dort einfach einen neuen; der alte verfällt automatisch.

"Wo finde ich Backups meiner Daten?"

In der SaaS-Variante läuft nachts automatisch ein Backup deines Mandanten-Schemas; Tenant-Admins finden die letzten Sicherungen zum Download unter Verwaltung → Backups. Zusätzlich kannst du dir unter Verwaltung → Daten-Export jederzeit ein vollständiges Export-ZIP deines Mandanten ziehen (z. B. vor einem Mandanten-Reset in den Einstellungen) und bei Bedarf wieder importieren.

"Ich brauche zwei Genossenschaften in einem Account."

Das geht im Standard-Plan nicht — pro Subdomain ist genau eine Genossenschaft vorgesehen. Für Verbände oder Holding-Strukturen mit mehreren WGs schreib uns kurz, wir richten das individuell ein (gemeinsamer Login, separate Daten pro WG).