Buchhaltung

quellstube bringt eine vollständige Buchhaltung mit — passend für die Anforderungen einer Wassergenossenschaft, optional inklusive Umsatzsteuer.

Buchungsjahre

Stammdaten → Buchungsjahre

Pro Kalenderjahr legst du ein Buchungsjahr an (Jahr, Start- und Enddatum). Solange das Jahr offen ist, können Buchungen in seinem Zeitraum erstellt und geändert werden.

Buchungsjahr vs. Abrechnungsperiode — nicht verwechseln: Das Buchungsjahr betrifft die Buchhaltung und folgt fast immer dem Kalenderjahr. Die Abrechnungsperiode (unter Stammdaten) ist der Zeitraum für die Verbrauchsabrechnung und kann z. B. von Oktober bis September laufen.

USt-Pflicht

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Buchungsjahrs gibt es ein Häkchen „Umsatzsteuerpflichtig". Aktivieren, wenn die Genossenschaft USt-pflichtig ist — dann werden Rechnungen mit USt ausgewiesen (Wasser-Standard: 10 %) und unter Auswertungen erscheint die USt-Voranmeldung.

Kleine Genossenschaften unter der Kleinunternehmer-Grenze brauchen das nicht — Default ist aus. Im Zweifel mit der Steuerberatung absprechen.

Das Flag gilt pro Jahr, du kannst also ab einem bestimmten Jahr USt-pflichtig werden, ohne ältere Jahre zu ändern.

Jahresabschluss

Beim Abschluss eines Buchungsjahrs passiert:

1. Alle Offen-Buchungen im Jahr werden auf Verbucht gesetzt — und sind damit unveränderlich.
2. Der Saldo aller Bankkonten zum Stichtag wird als Jahresend-Snapshot festgehalten.
3. Das Jahr ist gesperrt — neue Buchungen mit Datum in diesem Jahr sind nicht mehr möglich.

Wichtig: Vor dem Abschluss prüfst du in Auswertungen → Jahresbericht, ob die Zahlen plausibel sind. Ein abgeschlossenes Jahr lässt sich wieder öffnen, aber nur solange kein neueres Jahr abgeschlossen ist.

Kontenplan

Buchhaltung → Kontenplan

Konten sind in zwei Typen unterteilt:

• Einnahme-Konten (z. B. „Wassergebühren", „Anschlussgebühren")
• Ausgabe-Konten (z. B. „Wartung", „Versicherung", „Strom")

Jedes Konto hat optional einen 3-stelligen Code für die spätere Sortierung im Jahresbericht.

Bankkonten

Buchhaltung → Bankkonten

Trage hier die realen Bankkonten der Genossenschaft ein:

• IBAN
• Eröffnungssaldo
• Optional ein Font-Awesome-Icon (für die visuelle Unterscheidung)
• Standard-Flag — markiert das Konto, auf das automatisch erzeugte Buchungen gehen (z. B. wenn du eine Rechnung als „bezahlt" markierst).

Buchungen

Buchhaltung → Buchungen

Eine Buchung verknüpft:

• Datum, Betrag (positiv = Einnahme, negativ = Ausgabe)
• Konto (Einnahme oder Ausgabe aus dem Kontenplan)
• Bankkonto (woher / wohin das Geld fließt)
• Optional: Rechnung, Offener Posten, Projekt, Kontakt, Steuersatz

Status:

• Offen — frisch eingetragen, noch änderbar
• Verbucht — beim Jahresabschluss gesperrt, nur noch via Storno korrigierbar
• Storniert — durch eine Gegenbuchung neutralisiert

Umbuchungen

Buchhaltung → Umbuchungen

Geld zwischen zwei eigenen Bankkonten verschieben (z. B. Sparbuch → Girokonto). Umbuchungen tauchen nicht im Jahresbericht auf — sie sind kein Geschäftsvorfall, nur eine Kontoumlagerung.

Offene Posten

Rechnungen / OP → Offene Posten

Forderungen oder Verbindlichkeiten, die noch nicht bezahlt sind. Eine Rechnung wird automatisch zum Offenen Posten — du kannst aber auch manuelle Posten anlegen (z. B. Außenstände, die nicht aus einer Rechnung stammen).

Projekte / Kostenstellen

Buchungen können optional einer Kostenstelle (Projekt) zugewiesen werden — siehe Projekte.

Storno-Chain

Eine versendete Rechnung oder eine verbuchte Buchung kann nicht einfach gelöscht werden — stattdessen wird sie storniert. Das legt einen Gegen-Eintrag mit umgekehrtem Vorzeichen an, der das Original effektiv neutralisiert.

• Storno-Buchungen verweisen über storno_of_id auf das Original.
• Beide Einträge bleiben in der Historie erhalten — wichtig für die Nachvollziehbarkeit gegenüber Wirtschaftsprüfung und Mitgliederversammlung.
• Nach dem Jahresabschluss kannst du eine Buchung nur noch stornieren, nicht direkt ändern.

Bankauszug-Import (SaaS)

Nur in der SaaS-Variante verfügbar.

Buchhaltung → Bankimport

Lade einen Bankauszug (CSV oder CAMT) hoch — der Wizard zeigt dir alle Bewegungen in einer Vorschau, du ordnest sie pro Zeile einem Konto und ggf. einer Rechnung/einem Offenen Posten zu und legst die Buchungen in einem Schritt an. Beschleunigt die monatliche Erfassung enorm.