Buchhaltung

quellstube bringt eine vollständige Buchhaltung mit — passend für die Anforderungen einer Wassergenossenschaft, optional inklusive Umsatzsteuer.

Buchungsjahre

Stammdaten → Buchungsjahre

Pro Kalenderjahr legst du ein Buchungsjahr an (Jahr, Start- und Enddatum). Solange das Jahr offen ist, können Buchungen in seinem Zeitraum erstellt und geändert werden.

Buchungsjahr vs. Abrechnungsperiode — nicht verwechseln: Das Buchungsjahr betrifft die Buchhaltung und folgt fast immer dem Kalenderjahr. Die Abrechnungsperiode (unter Stammdaten) ist der Zeitraum für die Verbrauchsabrechnung und kann z. B. von Oktober bis September laufen.

USt-Pflicht

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Buchungsjahrs gibt es ein Häkchen „Umsatzsteuerpflichtig". Aktivieren, wenn die Genossenschaft USt-pflichtig ist — dann werden Rechnungen mit USt ausgewiesen (Wasser-Standard: 10 %) und unter Auswertungen erscheint die USt-Voranmeldung.

Kleine Genossenschaften unter der Kleinunternehmer-Grenze brauchen das nicht — Default ist aus. Im Zweifel mit der Steuerberatung absprechen.

Das Flag gilt pro Jahr, du kannst also ab einem bestimmten Jahr USt-pflichtig werden, ohne ältere Jahre zu ändern.

Jahresabschluss

Beim Abschluss eines Buchungsjahrs passiert:

1. Alle Offen-Buchungen im Jahr werden auf Verbucht gesetzt — und sind damit unveränderlich.
2. Der Saldo aller Bankkonten zum Stichtag wird als Jahresend-Snapshot festgehalten.
3. Das Jahr ist gesperrt — neue Buchungen mit Datum in diesem Jahr sind nicht mehr möglich.

Wichtig: Vor dem Abschluss prüfst du in Auswertungen → Jahresbericht, ob die Zahlen plausibel sind. Ein abgeschlossenes Jahr lässt sich wieder öffnen, aber nur solange kein neueres Jahr abgeschlossen ist.

Kontenplan

Buchhaltung → Kontenplan

Konten sind in zwei Typen unterteilt:

• Einnahme-Konten (z. B. „Wassergebühren", „Anschlussgebühren")
• Ausgabe-Konten (z. B. „Wartung", „Versicherung", „Strom")

Jedes Konto hat optional einen 3-stelligen Code für die spätere Sortierung im Jahresbericht.

Bank & Kassa

Buchhaltung → Bank & Kassa

Trage hier die realen Geldkonten der Genossenschaft ein. Beim Anlegen wählst du die Kontoart:

• Bankkonto — Giro-, Spar- oder Kreditkonto mit IBAN.
• Kassa — der Bargeldbestand, für Genossenschaften, die (auch) bar abrechnen. Eine Kassa hat keine IBAN; das Feld wird ausgeblendet.

Weitere Felder, für beide Arten gleich:

• Eröffnungssaldo (bei der Kassa: der Bargeldbestand zum Startzeitpunkt)
• Optional ein Font-Awesome-Icon (für die visuelle Unterscheidung)
• Standard-Flag — markiert das Konto, auf das automatisch erzeugte Buchungen gehen (z. B. wenn du eine Rechnung als „bezahlt" markierst).

Bar abrechnen

Die Kassa verhält sich wie jedes andere Konto: Barzahlungen erfasst du als normale Buchung mit der Kassa als Geldkonto, und die Kontenübersicht führt dir pro Jahr Einnahmen, Ausgaben und den Kassastand mit — damit hast du ein laufendes Kassabuch, ohne etwas Zusätzliches pflegen zu müssen.

Bargeld, das du später auf ein Bankkonto einzahlst, erfasst du als Umbuchung Kassa → Bankkonto. So bleibt es korrekt eine Geldverschiebung und wird nicht ein zweites Mal als Einnahme gezählt.

Zwei Dinge, die die Kassa vom Bankkonto unterscheiden:

• Beim Bankauszug-Import steht sie nicht zur Auswahl — für Bargeld gibt es keinen Auszug.
• Wird der Kassastand negativ, zeigt die Übersicht eine Warnung. Real kann eine Kassa nie weniger als 0 € enthalten; ein Minus heißt fast immer, dass eine Einnahme fehlt oder eine Buchung falsch datiert ist.

Buchungen

Buchhaltung → Buchungen

Eine Buchung verknüpft:

• Datum, Betrag (positiv = Einnahme, negativ = Ausgabe)
• Konto (Einnahme oder Ausgabe aus dem Kontenplan)
• Bankkonto (woher / wohin das Geld fließt)
• Optional: Rechnung, Offener Posten, Projekt, Kontakt, Steuersatz

Status:

• Offen — frisch eingetragen, noch änderbar
• Verbucht — beim Jahresabschluss gesperrt, nur noch via Storno korrigierbar
• Storniert — durch eine Gegenbuchung neutralisiert

Umbuchungen

Buchhaltung → Umbuchungen

Geld zwischen zwei eigenen Bankkonten verschieben (z. B. Sparbuch → Girokonto). Umbuchungen tauchen nicht im Jahresbericht auf — sie sind kein Geschäftsvorfall, nur eine Kontoumlagerung.

Offene Posten

Rechnungen / OP → Offene Posten

Forderungen oder Verbindlichkeiten, die noch nicht bezahlt sind. Eine Rechnung wird automatisch zum Offenen Posten — du kannst aber auch manuelle Posten anlegen (z. B. Außenstände, die nicht aus einer Rechnung stammen).

Negative Posten sind Verbindlichkeiten in die andere Richtung: Sie entstehen aus einer Storno-Rechnung (Gutschrift) zu einer bereits bezahlten Rechnung und bilden den Betrag ab, den du dem Kontakt zurückzahlen musst. Sobald die Rücküberweisung im Bankauszug auftaucht, wird sie diesem Posten zugeordnet und er geht auf 0.

Anlegen und Bearbeiten: Neuer OP öffnet ein Fenster mit Kontakt, Beschreibung, Betrag, Datum, Fälligkeit und Notizen. Über das Stift-Symbol in der Zeile lässt sich ein Posten später genauso wieder ändern.

Das Buchungskonto — zwei Fälle:

• Beim manuell angelegten Posten wählst du das Konto gleich mit; es wird am Posten gespeichert und beim Ausgleichen verwendet. Lässt du es leer, fragt quellstube erst beim Bezahlen danach.
• Ein Posten, der aus einer Rechnung entstanden ist, hat bewusst kein eigenes Konto. Die Kontierung sitzt dort auf den einzelnen Rechnungspositionen (aus dem Tarif oder von Hand gesetzt) — eine Rechnung kann schließlich mehrere Konten betreffen. Bei so einem Posten sind Kontakt, Beschreibung und Betrag auch nicht editierbar: sie kommen vom Beleg und ändern sich mit ihm. Fälligkeit und Notizen kannst du trotzdem anpassen.

Ausgleichen: Steht die Kontierung, buchst du mit einem Klick auf Bezahlen bzw. Rückzahlen — Betrag anpassen geht direkt in der Zeile. Fehlt sie, öffnet derselbe Button ein kleines Fenster und fragt Betrag und Konto ab.

Einzel- oder Sammelbuchung?

Buchen kannst du eine Rechnung an drei Stellen: mit dem Button Bezahlt auf der Rechnung, über die Sammelaktion in der Rechnungsliste, oder beim Ausgleichen des Offenen Postens. Überall entsteht dieselbe Buchung — nur die Form hängt von der Rechnung ab:

• Laufen alle Positionen auf dasselbe Konto, dasselbe Projekt und denselben Steuersatz, entsteht eine ganz normale Einzelbuchung.
• Weicht etwas davon ab, entsteht eine Sammelbuchung: ein Kopf über dem Gesamtbetrag und darunter je Kombination aus Konto, Projekt und Steuersatz eine Buchungszeile. Bei einer Teilzahlung wird der Betrag anteilig auf die Zeilen verteilt.

Woher das Konto kommt, entscheidet sich in dieser Reihenfolge: Konto der Rechnungsposition (aus dem Tarif oder von Hand im Positions-Editor) → Konto des Offenen Postens (nur bei manuell angelegten Posten) → das Konto, das du beim Bezahlen wählst.

Hat mindestens eine Position noch kein Konto, fragt der Bezahlt-Button vorher danach; es gilt dann nur für die unkontierten Positionen, kontierte behalten ihres. Bei der Sammelaktion wird einmal für den ganzen Stapel gefragt — Rechnungen, die danach immer noch kein Konto haben, werden übersprungen und am Ende gemeldet, der Rest wird trotzdem gebucht.

Tipp: Hinterlege die Konten am Tarif. Dann ist jede Rechnung aus dem Rechnungslauf von Anfang an kontiert und „Bezahlt" ist ein einziger Klick.

Projekte / Kostenstellen

Buchungen können optional einer Kostenstelle (Projekt) zugewiesen werden — siehe Projekte. Ein Projekt lässt sich auch pro Rechnungsposition setzen, und im Rechnungslauf einmal für alle Rechnungen des Laufs (z. B. „Wasserzins 2026").

Storno-Chain

Eine versendete Rechnung oder eine verbuchte Buchung kann nicht einfach gelöscht werden — stattdessen wird sie storniert. Das legt einen Gegen-Eintrag mit umgekehrtem Vorzeichen an, der das Original effektiv neutralisiert.

• Storno-Buchungen verweisen über storno_of_id auf das Original.
• Beide Einträge bleiben in der Historie erhalten — wichtig für die Nachvollziehbarkeit gegenüber Wirtschaftsprüfung und Mitgliederversammlung.
• Nach dem Jahresabschluss kannst du eine Buchung nur noch stornieren, nicht direkt ändern.

Bankauszug-Import (SaaS)

Nur in der SaaS-Variante verfügbar.

Buchhaltung → Bankimport

Lade einen Bankauszug (CSV oder CAMT) hoch — der Wizard zeigt dir alle Bewegungen in einer Vorschau, du ordnest sie pro Zeile einem Konto und ggf. einer Rechnung/einem Offenen Posten zu und legst die Buchungen in einem Schritt an. Beschleunigt die monatliche Erfassung enorm.

Die automatische Zuordnung greift in beide Richtungen: Zahlungseingänge landen auf offenen Forderungen, Ausgänge (negative Zeilen) auf den negativen Posten aus einer Storno-Rechnung. Erkannt wird die Rechnungsnummer im Verwendungszweck — bei einer Rücküberweisung sowohl die Gutschrifts- als auch die Nummer der stornierten Originalrechnung — sonst Name + exakter Betrag. Das Vorzeichen wird dabei immer mitgeprüft: eine Rücküberweisung kann nie versehentlich als Zahlungseingang auf einer offenen Forderung landen.