Buchhaltung

quellstube bringt eine vollständige Buchhaltung mit — passend für die Anforderungen einer Wassergenossenschaft, optional inklusive Umsatzsteuer.

Buchungsjahre

Stammdaten → Buchungsjahre

Pro Kalenderjahr legst du ein Buchungsjahr an (Jahr, Start- und Enddatum). Solange das Jahr offen ist, können Buchungen in seinem Zeitraum erstellt und geändert werden.

Buchungsjahr vs. Abrechnungsperiode — nicht verwechseln: Das Buchungsjahr betrifft die Buchhaltung und folgt fast immer dem Kalenderjahr. Die Abrechnungsperiode (unter Stammdaten) ist der Zeitraum für die Verbrauchsabrechnung und kann z. B. von Oktober bis September laufen.

USt-Pflicht

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Buchungsjahrs gibt es ein Häkchen „Umsatzsteuerpflichtig". Aktivieren, wenn die Genossenschaft USt-pflichtig ist — dann werden Rechnungen mit USt ausgewiesen (Wasser-Standard: 10 %) und unter Auswertungen erscheint die USt-Voranmeldung.

Kleine Genossenschaften unter der Kleinunternehmer-Grenze brauchen das nicht — Default ist aus. Im Zweifel mit der Steuerberatung absprechen.

Das Flag gilt pro Jahr, du kannst also ab einem bestimmten Jahr USt-pflichtig werden, ohne ältere Jahre zu ändern.

USt-Voranmeldung

Unter Auswertungen → USt-Voranmeldung stehen Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast für einen Zeitraum, aufgeteilt nach Steuersatz mit Brutto, Netto und Steuer. Ein Klick auf eine Kachel oder Zeile zeigt die Buchungen dahinter.

• Zeitraum — das Gesamtjahr, ein Quartal oder ein einzelner Monat. Welche Gruppe oben steht, richtet sich nach dem Voranmeldungszeitraum unter Einstellungen → Steuern.
• Monatlich oder vierteljährlich? In Österreich vierteljährlich, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 100.000 € betrug, sonst monatlich. In Deutschland vierteljährlich, monatlich wenn die Steuer des Vorjahres mehr als 9.000 € betrug. Im Zweifel mit der Steuerberatung klären.
• CSV Export lädt den gewählten Zeitraum als Tabelle herunter. Der Jahresbericht (Excel) enthält je nach Einstellung ein USt-Blatt pro Quartal oder pro Monat.
• Die Werte folgen dem Buchungsdatum, also dem Zahlungseingang bzw. der Zahlung. Das entspricht der Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung). Versteuert ihr nach vereinbarten Entgelten (Soll-Versteuerung, in Deutschland ohne Antrag der Normalfall), stimmt die Zahlen mit der Steuerberatung ab.

Jahresabschluss

Beim Abschluss eines Buchungsjahrs passiert:

1. Alle Offen-Buchungen im Jahr werden auf Verbucht gesetzt — und sind damit unveränderlich.
2. Der Saldo aller Bankkonten zum Stichtag wird als Jahresend-Snapshot festgehalten.
3. Das Jahr ist gesperrt — neue Buchungen mit Datum in diesem Jahr sind nicht mehr möglich.

Wichtig: Vor dem Abschluss prüfst du in Auswertungen → Jahresbericht, ob die Zahlen plausibel sind. Ein abgeschlossenes Jahr lässt sich wieder öffnen, aber nur solange kein neueres Jahr abgeschlossen ist.

Kontenplan

Buchhaltung → Kontenplan

Konten sind in zwei Typen unterteilt:

• Einnahme-Konten (z. B. „Wassergebühren", „Anschlussgebühren")
• Ausgabe-Konten (z. B. „Wartung", „Versicherung", „Strom")

Jedes Konto hat optional einen 3-stelligen Code für die spätere Sortierung im Jahresbericht.

Bank & Kassa

Buchhaltung → Bank & Kassa (in Mandanten mit Land Deutschland: Bank & Kasse)

Trage hier die realen Geldkonten der Genossenschaft ein. Beim Anlegen wählst du die Kontoart:

• Bankkonto — Giro-, Spar- oder Kreditkonto mit IBAN.
• Kassa — der Bargeldbestand, für Genossenschaften, die (auch) bar abrechnen. Eine Kassa hat keine IBAN; das Feld wird ausgeblendet.

Weitere Felder, für beide Arten gleich:

• Eröffnungssaldo (bei der Kassa: der Bargeldbestand zum Startzeitpunkt)
• Optional ein Font-Awesome-Icon (für die visuelle Unterscheidung)
• Standard-Flag — markiert das Konto, auf das automatisch erzeugte Buchungen gehen (z. B. wenn du eine Rechnung als „bezahlt" markierst).

Bar abrechnen

Die Kassa verhält sich wie jedes andere Konto: Barzahlungen erfasst du als normale Buchung mit der Kassa als Geldkonto, und die Kontenübersicht führt dir pro Jahr Einnahmen, Ausgaben und den Kassastand mit — damit hast du ein laufendes Kassabuch, ohne etwas Zusätzliches pflegen zu müssen.

Bargeld, das du später auf ein Bankkonto einzahlst, erfasst du als Umbuchung Kassa → Bankkonto. So bleibt es korrekt eine Geldverschiebung und wird nicht ein zweites Mal als Einnahme gezählt.

Zwei Dinge, die die Kassa vom Bankkonto unterscheiden:

• Beim Bankauszug-Import steht sie nicht zur Auswahl — für Bargeld gibt es keinen Auszug.
• Wird der Kassastand negativ, zeigt die Übersicht eine Warnung. Real kann eine Kassa nie weniger als 0 € enthalten; ein Minus heißt fast immer, dass eine Einnahme fehlt oder eine Buchung falsch datiert ist.

Buchungen

Buchhaltung → Buchungen

Eine Buchung verknüpft:

• Datum, Betrag (positiv = Einnahme, negativ = Ausgabe)
• Konto (Einnahme oder Ausgabe aus dem Kontenplan)
• Bankkonto (woher / wohin das Geld fließt)
• Optional: Rechnung, Offener Posten, Projekt, Kontakt, Steuersatz
• Optional: Belege — Rechnung, Kassenbon oder Foto zur Buchung hochladen oder aus dem Belegeingang wählen; in der Buchungsliste zeigt eine Büroklammer die Belege an (siehe Belege)

Status:

• Offen — frisch eingetragen, noch änderbar und löschbar
• Verbucht — Datum, Betrag, Belegnummer und Steuersatz sind gesperrt, Korrektur nur noch via Storno (Konto, Projekt und Beschreibung bleiben änderbar)
• Storniert — durch eine Gegenbuchung neutralisiert

Offene Buchungen werden über Nacht automatisch verbucht (alles bis zum Vortag). Wer nicht warten will — etwa vor einer Übergabe an die Steuerberatung —, klickt über der Buchungsliste auf Jetzt verbuchen: die Leiste erscheint nur, solange es offene Buchungen gibt, und zeigt ihre Anzahl. Verbucht werden dann alle offenen Buchungen bis heute.

Eingangsrechnungen (E-Rechnungen von Lieferanten)

Buchhaltung → Belege (die Seite nimmt jeden Beleg an — Kassenbons, Scans und Fotos beschreibt das Kapitel Belege; hier geht es um E-Rechnungen)

Immer mehr Lieferanten schicken E-Rechnungen — als ZUGFeRD-/Factur-X-PDF (sieht aus wie ein PDF, enthält aber die Rechnungsdaten) oder als reine XML-Datei (XRechnung, UBL). In Deutschland müssen Unternehmen solche Rechnungen seit 2025 empfangen und lesbar aufbewahren können — auch Kleinunternehmer. Dafür gibt es den Belegeingang.

So geht's:

1. Hochladen — PDF oder XML wählen (mehrere gleichzeitig möglich, je bis 15 MB). quellstube liest die Rechnungsdaten aus; das Original wird unverändert aufbewahrt (auch wenn du den Beleg später verwirfst), damit es den Anforderungen an die Aufbewahrung genügt. Der Beleg hängt danach an der Buchung (Büroklammer in der Buchungsliste).
2. Ansehen — die Detailseite zeigt die Rechnung lesbar: Lieferant, Empfänger, Datum, Fälligkeit, Bankverbindung, alle Positionen, die Umsatzsteuer-Aufstellung und die Summen. Bei einem ZUGFeRD-PDF öffnest du mit „Original ansehen" das PDF, mit „XML" die eingebetteten Daten; Anhänge einer XRechnung (z. B. die PDF-Ansicht) stehen darunter.
3. Buchen — rechts schlägt quellstube die Buchung vor: den Lieferanten (erkannt über die USt-IdNr., sonst über den Namen; ist er unbekannt, wird er aus der Rechnung angelegt), das Datum (Rechnungsdatum), und du wählst das Konto (sowie optional Projekt und Bankkonto). Gebucht wird je Steuersatz der Bruttobetrag als Ausgabe: ein Steuersatz → Einzelbuchung, mehrere → Sammelbuchung. Gutschriften werden als Einnahme gebucht. Belegnummer der Buchung ist die Rechnungsnummer des Lieferanten.
4. Verwerfen — für Dubletten o. Ä. Die Originaldatei bleibt trotzdem aufbewahrt; über „Wieder öffnen" holst du den Beleg zurück.

Wichtig zu wissen:

• Die Datei wird nie verändert und nie zweimal erfasst: Dieselbe Datei wird abgelehnt; dieselbe Rechnungsnummer desselben Lieferanten in einer anderen Datei nur mit einem Hinweis „möglicherweise doppelt".
• Gebucht wird nur in ein offenes Buchungsjahr und nie mit Datum in der Zukunft (wie bei jeder Buchung).
• Weichen die Steuerbeträge der Datei um mehr als 5 Cent vom Gesamtbetrag ab, bucht quellstube nicht, sondern nennt die Abweichung — dann bitte beim Lieferanten nachfragen. Fremdwährungen werden nicht umgerechnet (Hinweis).
• Ein normales PDF ohne Rechnungsdaten (z. B. ein Scan) ist keine E-Rechnung: quellstube legt es als ganz normalen Beleg ab, du buchst es von Hand — mit „Buchung aus diesem Beleg erstellen" sind Datum, Betrag und Belegnummer schon vorbelegt (siehe Belege). ZUGFeRD 1.x wird nicht unterstützt — bitte das aktuelle Format (ab 2.0) anfordern.
• Die Belege sind in Export/Import enthalten (mit den Originaldateien, wenn die Option PDF-Anhänge und Belegdateien mit-exportieren eingeschaltet ist). Lade den Export zum Jahresabschluss herunter — mehr dazu unter Belege → Datensicherung.
• Rechtsgrundlage und Fristen: E-Rechnung.

Umbuchungen

Buchhaltung → Umbuchungen

Geld zwischen zwei eigenen Bankkonten verschieben (z. B. Sparbuch → Girokonto). Umbuchungen tauchen nicht im Jahresbericht auf — sie sind kein Geschäftsvorfall, nur eine Kontoumlagerung.

Anlegen kannst du eine Umbuchung hier mit Neue Umbuchung oder direkt in der Buchungsliste über den Pfeil neben Neue Buchung. Mit dem Stift änderst du sie (in beiden Listen) — solange ihr Buchungsjahr offen ist und sie nicht an die Steuerberatung übergeben wurde. Beides öffnet sich als Fenster; die Liste bleibt mit ihren Filtern stehen.

Offene Posten

Rechnungen / OP → Offene Posten

Forderungen oder Verbindlichkeiten, die noch nicht bezahlt sind. Eine Rechnung wird automatisch zum Offenen Posten — du kannst aber auch manuelle Posten anlegen (z. B. Außenstände, die nicht aus einer Rechnung stammen).

Negative Posten sind Verbindlichkeiten in die andere Richtung: Sie entstehen aus einer Storno-Rechnung (Gutschrift) zu einer bereits bezahlten Rechnung und bilden den Betrag ab, den du dem Kontakt zurückzahlen musst. Sobald die Rücküberweisung im Bankauszug auftaucht, wird sie diesem Posten zugeordnet und er geht auf 0.

Anlegen und Bearbeiten: Neuer OP öffnet ein Fenster mit Kontakt, Beschreibung, Betrag, Datum, Fälligkeit und Notizen. Über das Stift-Symbol in der Zeile lässt sich ein Posten später genauso wieder ändern.

Das Buchungskonto — zwei Fälle:

• Beim manuell angelegten Posten wählst du das Konto gleich mit; es wird am Posten gespeichert und beim Ausgleichen verwendet. Lässt du es leer, fragt quellstube erst beim Bezahlen danach.
• Ein Posten, der aus einer Rechnung entstanden ist, hat bewusst kein eigenes Konto. Die Kontierung sitzt dort auf den einzelnen Rechnungspositionen (aus dem Tarif oder von Hand gesetzt) — eine Rechnung kann schließlich mehrere Konten betreffen. Bei so einem Posten sind Kontakt, Beschreibung und Betrag auch nicht editierbar: sie kommen vom Beleg und ändern sich mit ihm. Fälligkeit und Notizen kannst du trotzdem anpassen.

Ausgleichen: Steht die Kontierung, buchst du mit einem Klick auf Bezahlen bzw. Rückzahlen — Betrag anpassen geht direkt in der Zeile. Fehlt sie, öffnet derselbe Button ein kleines Fenster und fragt Betrag und Konto ab.

Einzel- oder Sammelbuchung?

Buchen kannst du eine Rechnung an drei Stellen: mit dem Button Bezahlt auf der Rechnung, über die Sammelaktion in der Rechnungsliste, oder beim Ausgleichen des Offenen Postens. Überall entsteht dieselbe Buchung — nur die Form hängt von der Rechnung ab:

• Laufen alle Positionen auf dasselbe Konto, dasselbe Projekt und denselben Steuersatz, entsteht eine ganz normale Einzelbuchung.
• Weicht etwas davon ab, entsteht eine Sammelbuchung: ein Kopf über dem Gesamtbetrag und darunter je Kombination aus Konto, Projekt und Steuersatz eine Buchungszeile. Bei einer Teilzahlung wird der Betrag anteilig auf die Zeilen verteilt.

Eine Sammelbuchung kannst du auch von Hand anlegen: in der Buchungsliste Pfeil neben Neue Buchung → Neue Sammelbuchung (mindestens zwei Zeilen). In der Liste steht sie als eine Zeile mit „▸ N Positionen" zum Aufklappen. Solange sie offen ist, änderst du sie mit dem Stift im selben Fenster; ist sie verbucht, zeigt das Auge sie nur noch an.

Woher das Konto kommt, entscheidet sich in dieser Reihenfolge: Konto der Rechnungsposition (aus dem Tarif oder von Hand im Positions-Editor) → Konto des Offenen Postens (nur bei manuell angelegten Posten) → das Konto, das du beim Bezahlen wählst.

Hat mindestens eine Position noch kein Konto, fragt der Bezahlt-Button vorher danach; es gilt dann nur für die unkontierten Positionen, kontierte behalten ihres. Bei der Sammelaktion wird einmal für den ganzen Stapel gefragt — Rechnungen, die danach immer noch kein Konto haben, werden übersprungen und am Ende gemeldet, der Rest wird trotzdem gebucht.

Tipp: Hinterlege die Konten am Tarif. Dann ist jede Rechnung aus dem Rechnungslauf von Anfang an kontiert und „Bezahlt" ist ein einziger Klick.

Projekte / Kostenstellen

Buchungen können optional einer Kostenstelle (Projekt) zugewiesen werden — siehe Projekte. Ein Projekt lässt sich auch pro Rechnungsposition setzen, und im Rechnungslauf einmal für alle Rechnungen des Laufs (z. B. „Wasserzins 2026").

Storno-Chain

Eine versendete Rechnung oder eine verbuchte Buchung kann nicht einfach gelöscht werden — stattdessen wird sie storniert. Das legt eine Gegenbuchung mit dem heutigen Datum und umgekehrtem Vorzeichen an (Generalumkehr). Konto, Bank/Kasse, Projekt, Kontakt und Steuersatz übernimmt sie vom Original.

• Stornieren startest du in der Buchungsliste mit dem Storno-Knopf der Zeile: Es öffnet sich ein Fenster mit der Buchung, den Folgen (z. B. dass eine verknüpfte Rechnung mit storniert wird) und dem Feld für den Storno-Grund.
• Das Original bleibt unverändert an seinem Datum stehen (ausgegraut, Betrag durchgestrichen, mit „storniert am …"). Die Gegenbuchung steht als eigene Zeile mit dem Kennzeichen Storno am Storno-Datum in der Buchungsliste, mit Verweis auf die Buchung, zu der sie gehört. Bei einer Sammelbuchung stehen alle Gegenbuchungen gemeinsam in einer eigenen Storno-Zeile.
• Auswertungen zählen beide Buchungen, jede in ihrem Zeitraum: Jahresbericht, Einnahmen/Ausgaben, Kontostände und die USt-Voranmeldung. Ein Storno ändert dadurch nie einen schon abgelaufenen Monat oder ein gemeldetes Quartal. Die Korrektur steht im Zeitraum des Stornos. Über beide Zeiträume zusammen ergibt das Paar null.
• Eine stornierte Einnahme mindert die Einnahmen (und die Umsatzsteuer). Sie wird nicht zur Ausgabe. Umgekehrt mindert eine stornierte Ausgabe die Ausgaben und die Vorsteuer.
• Auch eine Buchung aus einem abgeschlossenen Buchungsjahr lässt sich stornieren: Das Original bleibt im abgeschlossenen Jahr, die Gegenbuchung landet im laufenden Jahr. Nicht möglich ist ein Storno nur, wenn das heutige Buchungsjahr bereits abgeschlossen ist.
• Storno-Buchungen verweisen über storno_of_id auf das Original. Beide Einträge bleiben in der Historie erhalten — wichtig für die Nachvollziehbarkeit gegenüber Wirtschaftsprüfung und Mitgliederversammlung.

Bankauszug-Import (SaaS)

Nur in der SaaS-Variante verfügbar.

Buchhaltung → Bankimport

Lade einen Bankauszug (CSV oder CAMT) hoch — der Wizard zeigt dir alle Bewegungen in einer Vorschau, du ordnest sie pro Zeile einem Konto und ggf. einer Rechnung/einem Offenen Posten zu und legst die Buchungen in einem Schritt an. Beschleunigt die monatliche Erfassung enorm.

Die automatische Zuordnung greift in beide Richtungen: Zahlungseingänge landen auf offenen Forderungen, Ausgänge (negative Zeilen) auf den negativen Posten aus einer Storno-Rechnung. Erkannt wird die Rechnungsnummer im Verwendungszweck — bei einer Rücküberweisung sowohl die Gutschrifts- als auch die Nummer der stornierten Originalrechnung — sonst Name + exakter Betrag. Das Vorzeichen wird dabei immer mitgeprüft: eine Rücküberweisung kann nie versehentlich als Zahlungseingang auf einer offenen Forderung landen.

DATEV-Export an die Steuerberatung (SaaS)

Nur in der SaaS-Variante verfügbar, in allen Tarifen.

Arbeitet deine Steuerberatung mit DATEV, übergibst du die Buchhaltung per Knopfdruck als Buchungsstapel im DATEV-Format — auf Wunsch mit den Belegbildern, die in DATEV automatisch mit den Buchungen verknüpft werden. Einschalten unter Einstellungen → Steuern, danach einmal die Kontenzuordnung einrichten. Alles Weitere: DATEV-Export.