E-Rechnung und Archiv: So haben wir es in quellstube gelöst

Mit der Erweiterung für Deutschland kam die E-Rechnung auf unseren Tisch, denn dort wird sie zwischen Unternehmen Schritt für Schritt Pflicht. Unser Anspruch war von Anfang an klar: Für die Genossenschaft soll das möglichst wenig Arbeit bedeuten, und die Mitglieder sollen gar nichts davon merken.

ZUGFeRD in jeder Rechnung

Jede Rechnung aus quellstube ist jetzt zusätzlich eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD. Das PDF sieht aus wie bisher, mit Zahlungs-QR-Code. Darin steckt aber eine Datei mit den Rechnungsdaten, die das Buchhaltungsprogramm eines Gasthauses, eines Vermieters oder einer Gemeinde automatisch einliest. Für Haushalte ändert sich nichts.

Verlangt eine Behörde in Deutschland eine XRechnung, stellt ihr das beim Kunden um und tragt die Leitweg-ID ein. Für Bundesdienststellen in Österreich gibt es das passende Format für e-Rechnung.gv.at. Alles Weitere erledigt quellstube im normalen Rechnungslauf.

Belege direkt an der Buchung

Lieferantenrechnungen, Kassenbons und Kontoauszüge hängen jetzt direkt an der Buchung. Ein Foto mit dem Handy genügt. Schickt ein Lieferant eine E-Rechnung, liest quellstube sie aus und schlägt die Buchung vor. Bei PDFs mit Text durchsucht die Suche auch den Inhalt der Belege.

Archiv mit Aufbewahrungsfristen

Rechnungen, Mahnungen und Protokolle legt quellstube genau so ab, wie sie verschickt wurden. Jede Datei bleibt unverändert, trägt eine Prüfsumme und zeigt an, wie lange sie aufzubewahren ist: sieben Jahre in Österreich, acht in Deutschland, Protokolle dauerhaft. Für die Steuerberatung gibt es je Jahr ein ZIP mit allen Belegen.

Eine zertifizierte Archivsoftware ist quellstube nicht. Ob Papierbelege nach dem Einscannen vernichtet werden dürfen, klärt ihr deshalb am besten mit eurer Steuerberatung.

Ohne Aufpreis

E-Rechnung, Belegablage und Archiv sind in jedem Tarif enthalten, auch in der Open-Source-Version. Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen findet ihr im Hilfe-Center unter E-Rechnung und Belege. Bei Fragen schreibt mir gern an kontakt@quellstube.at.

Maritta