Ab 2027 bzw. 2028 müssen Rechnungen an Unternehmen in Deutschland elektronisch sein — und auch die kleinste Wassergenossenschaft hat Vermieter, Landwirte, Gewerbe oder die Gemeinde unter ihren Abnehmern. quellstube macht jede Rechnung zur E-Rechnung nach EN 16931: als ZUGFeRD-PDF für alle, als XRechnung mit Leitweg-ID für Behörden. Eingehende E-Rechnungen liest quellstube aus, und alle Belege werden mit ihren Aufbewahrungsfristen unverändert archiviert.
Die E-Rechnung kommt in Stufen. Betroffen sind Rechnungen an inländische Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privathaushalte bleiben, wie sie sind — für die meisten eurer Abnehmer ändert sich also nichts.
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können — auch die kleine Genossenschaft und der Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
Rechnungen an Unternehmen dürfen noch auf Papier oder — mit Zustimmung des Empfängers — als PDF verschickt werden.
Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Alle anderen dürfen noch ein Jahr warten.
Jede Rechnung an ein Unternehmen muss eine E-Rechnung sein. Ein PDF per E-Mail oder ein Brief reicht dann nicht mehr.
Maßgeblich ist, wann die Leistung erbracht wurde — bei der Wasserabrechnung also der Abrechnungszeitraum, nicht das Rechnungsdatum. Ausgenommen sind Kleinunternehmer (§ 19 UStG) beim Ausstellen, Rechnungen bis 250 € brutto und Rechnungen an Privatpersonen. Typische Unternehmer unter den Wasserkunden: Vermieter (auch bei steuerfreier Vermietung), Landwirte, Gewerbe und Gastronomie und die Gemeinde in ihrem unternehmerischen Bereich.
Zählerstände, Tarif, Rechnungslauf — die E-Rechnung entsteht im ganz normalen Ablauf. quellstube erzeugt für jeden Kunden das passende Format und passt auf, dass keine Pflicht-Rechnung versehentlich mit der Post rausgeht.
Jedes PDF trägt die Rechnungsdaten zusätzlich als XML in sich (ZUGFeRD / Factur-X, Profil EN 16931). Privatkunden sehen die gewohnte Rechnung mit Zahlungs-QR-Code, die Buchhaltung eines Unternehmens liest sie automatisch ein.
Gemeinde, Schule, Feuerwehr oder Landkreis nehmen Rechnungen oft nur als XRechnung über ihr Rechnungsportal an. Beim Kunden das Format „XRechnung“ wählen und die Leitweg-ID eintragen — fertig.
Kunden lassen sich als Unternehmer kennzeichnen, den Stichtag (2027 oder 2028) stellt ihr einmal ein. Ab dann hilft quellstube beim Versand.
In Österreich gibt es zwischen Unternehmen keine Pflicht — die eingebetteten Daten erleichtern Firmenkunden und Gemeinden trotzdem die Verbuchung. Für Bundesdienststellen erzeugt quellstube eine UBL-Rechnung nach Peppol BIS Billing 3.0 für e-Rechnung.gv.at.
| Format | Was der Kunde bekommt | Für wen | In quellstube |
|---|---|---|---|
| ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931) | ein lesbares PDF mit eingebetteter XML-Datei | Privatkunden, Unternehmen, Vermieter, Landwirte | Standard für jede Rechnung |
| XRechnung 3.0 | eine reine XML-Datei (PDF als Anhang darin) | Behörden mit Rechnungsportal und Leitweg-ID | je Kunde wählbar |
| UBL / Peppol BIS Billing 3.0 | eine XML-Datei für e-Rechnung.gv.at | Bundesdienststellen in Österreich | je Kunde wählbar |
| PDF ohne Daten / Papier | nur ein Dokument zum Lesen | ab 2028 nur noch Privatkunden | Druck & Post-Versand wie bisher |
Alle drei E-Rechnungsformate folgen der europäischen Norm EN 16931 und gelten in Deutschland als E-Rechnung. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
Der Stromversorger fürs Pumpenhaus, das Labor für die Trinkwasseruntersuchung, die Tiefbaufirma: Eure Lieferanten schicken bald XML-Dateien, die kein Mensch lesen kann. In quellstube ladet ihr sie einfach in den Belegeingang.
Wer E-Rechnungen bekommt und verschickt, kann sie nicht mehr einfach ausdrucken und abheften. quellstube legt Belege direkt an die Buchung, archiviert eure Ausgangsrechnungen genau so, wie sie versendet wurden, und behält die Aufbewahrungsfristen im Blick.
| Aufbewahrung | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Belege und Rechnungen (auch E-Rechnungen) | 8 Jahre | 7 Jahre |
| Mahnungen und Schriftverkehr | 6 Jahre | 7 Jahre |
| Protokolle und Beschlüsse | dauerhaft | dauerhaft |
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres. Längere Fristen gelten u. a. bei offenen Verfahren oder nach den Vorgaben einer Förderung.
quellstube kommt aus Kärnten und ist für Wasserversorger in Österreich und Deutschland gebaut. Bei der Registrierung wählt ihr euer Land — den Rest stellt quellstube passend ein.
Beide sind E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die Rechnungsdaten zusätzlich als XML-Datei stecken — Menschen lesen das PDF, Programme das XML. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Layout; viele Behörden verlangen genau dieses Format, adressiert über die Leitweg-ID. quellstube erzeugt beides.
Ja, sobald ihr Rechnungen an Unternehmen stellt — und das sind oft mehr Kunden, als man denkt: Vermieter, Landwirte, Gewerbebetriebe, Gaststätten und die Gemeinde. Empfangen müsst ihr E-Rechnungen schon seit 2025. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber ebenfalls empfangen können.
Nein. Privathaushalte bekommen ihre Rechnung wie bisher — per Post oder E-Mail, mit Zahlungs-QR-Code. Die eingebetteten Daten stören dabei nicht.
Nach der Übergangszeit nicht mehr. Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung. Das ZUGFeRD-PDF aus quellstube dagegen schon — es sieht aus wie ein PDF, enthält aber die strukturierten Daten.
Die Leitweg-ID, die euch die Behörde mitteilt, und den Weg der Einreichung (Upload ins Rechnungsportal oder E-Mail). Dazu verlangt die XRechnung eine Ansprechperson, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und IBAN eurer Organisation. quellstube prüft das vor dem Versand. Details stehen in der Anleitung zur XRechnung.
In Deutschland 8 Jahre, in Österreich 7 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Aufbewahrt wird das Original, also die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF, unverändert und lesbar. Ein Ausdruck genügt nicht. quellstube legt jede Datei unverändert mit Prüfsumme ab und zeigt die Frist an.
Nein. E-Rechnung, Belegablage und Archiv sind in jedem Tarif enthalten — und in der Open-Source-Version ebenso. Es gibt keine Zusatzmodule und keine Gebühren pro Rechnung. Zu den Preisen →
Probiert die E-Rechnung mit euren eigenen Daten aus: 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Die Einrichtung dauert wenige Minuten.
Aus dem Blog: E-Rechnung und Archiv: So haben wir es in quellstube gelöst →
Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung.